Wie die COVID-19-Pandemie gravierende Mängel bei der Druckautomatisierung aufgedeckt hat und was dagegen zu tun ist

In den 1990er Jahren wurde die transaktionale Kundenkommunikation mit hohem Wert, etwa Kontoauszüge, Rechnungen und Belege, von hochqualifizierten IT-Teams in Rechenzentren verwaltet, die Millionen-Dollar-Produktionsdrucker mit IBM-Großrechnern und AS/400-Systemen verbanden.

Im Laufe der Jahre wurden diese Produktionsdruckereien kleiner, das IT-Personal konzentrierte sich auf „Bring Your Own Device“-Richtlinien und der Transaktionsdruck wurde in Druckzentren, PSPs und POD-Abteilungen verlagert. Viele Unternehmen dachten nicht daran, wertvolle IT-Ressourcen neu zu verteilen und das Personal von Kopierzentren für den Druck hochwertiger Kundenkommunikation einzusetzen.

Im Frühjahr 2020 brach die COVID-19-Pandemie aus. Plötzlich waren wir mit einer neuen Realität konfrontiert, was unsere Arbeitsweise anging. In den Produktionsdruckereien oder Büros war weniger Personal erlaubt, aber die Drucker mussten soziale Distanz zueinander wahren. Manuelle Prozesse galten aufgrund des reduzierten Personals als riskant, wenn auch bei den gleichen Mengen und SLAs.

Wir haben Horrorgeschichten über Organisationen gehört, die versuchten, ihre Disaster Recovery (DR)-Pläne umzusetzen. Sie verlagerten die Arbeit an DR-Standorte, was dazu führte, dass kritische Mitteilungen oft ohne die richtigen Logos oder vorgedrucktes Material zugestellt wurden – alles, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Viele Organisationen hatten ihre DR-Pläne nie getestet. Sie konnten Aufträge und Druckvorgänge nicht an andere Standorte verlagern. Große Unternehmen hatten Schwierigkeiten, ihre vorgeschriebenen rechtlichen und geschäftlichen Mitteilungen zu drucken und an ihre Kunden zuzustellen.

Vieles davon wäre vermeidbar gewesen, wenn die vor etwa 20 Jahren eingeführten Automatisierungsprinzipien vorhanden gewesen wären. Prozessautomatisierung, Multi-Site-Management, Dokumentenverfolgung und 100-prozentige Integritätssysteme hätten die Herausforderungen bewältigen können, die die Ausgangsbeschränkungen aufgrund von COVID-19 offengelegt haben.

Neue Geschäftsrealitäten
Da Unternehmen heute ihre Betriebsabläufe anpassen müssen, um „Anywhere Operations“ zu unterstützen, müssen sie sich diese kritischen Fragen stellen:
• Können wir als Unternehmen unsere Arbeit standortunabhängig erfolgreich erledigen?
• Können Mitarbeiter und Angestellte ihre Arbeit effizient erledigen, wenn sie aus der Ferne arbeiten?
• Können wir die Kundenkommunikation innerhalb von Minuten an einen anderen Standort oder zu einem anderen Outsourcing-Anbieter verschieben oder umleiten?
• Verfügen wir über eine Stückverfolgung, behördliche Prüfpfade und vollständige Auftragstransparenz?

Außerdem ist es problematisch, wenn Sie in einer Zeit, in der Sie per Amazon-App wissen können, dass Ihr Paketzusteller in fünf Lieferungen ankommt, immer noch Tabellenkalkulationen und persönliche Kommunikation zur Verfolgung und Verwaltung von Abläufen verwenden.

Die wichtigsten Punkte, die Druckereibetreiber berücksichtigen müssen:
Betrieb überall – Dabei geht es nicht nur um die Verwaltung von Dashboards und Berichten. Können Ihre Mitarbeiter juristische Korrespondenz, Ad-hoc-Briefe und physische Mitteilungen von einem Laptop aus erstellen und diese Mitteilungen von einer Produktionsabteilung oder einem Outsourcer ausdrucken und verschicken lassen? Nachverfolgung, Archivierung und sogar Porto sind für Einzelanfertigungen vom Küchentisch aus immer noch erforderlich.

Cloud – Ob öffentlich oder privat, Ihr Betrieb kann nicht länger an physische Hardware und Software gebunden sein, die vor Ort verwaltet werden muss. Unternehmen haben die Sicherheitsbedenken überwunden, und das können Sie auch. Nutzen Sie die Vorteile der Cloud, um durch geringere Kapitalausgaben, Personal, Immobilien und Energieverbrauch Einsparungen zu erzielen. Machen Sie sie zu einem Teil Ihres Geschäftskontinuitätsplans.

Hyperautomatisierung – Gehen Sie über die Automatisierung einer einfachen Aufgabe hinaus und konzentrieren Sie sich auf die Automatisierung ganzer Prozesse. Unterstützen Sie Low-Code- oder No-Code-Schnittstellen, RPA, ML und KI, damit Mitarbeiter und Manager ihre Prozesse zwischen Unternehmenssilos und Anwendungen automatisieren können. Ein solcher Schritt schafft mehr Wert und wirkt sich positiv auf das Kundenerlebnis aus.

Änderungsmanagement – Sind Ihre Mitarbeiter auf derselben Seite und bewegen sich in dieselbe Richtung? Wenn eine Organisation wächst, entwickeln sich Prozesse und Meinungen, die das Wachstum fördern oder behindern können. COVID-19 hat vielen Organisationen ermöglicht, ihre Unternehmensvision und -strategie neu auszurichten. Arbeiten Sie mit Ihren Kollegen und Mitarbeitern zusammen, um Rollen und Verantwortlichkeiten abzustimmen. Sie sind es sich selbst und dem Unternehmen schuldig, im Jahr 2021 und darüber hinaus erfolgreich zu sein.

COVID-19 stellte die Belastbarkeit einer Vielzahl von Dingen auf die Probe – einschließlich der Bereitstellung von Kundenkommunikation. Es machte deutlich, dass DR-Pläne getestet, integrierte digitale und physische Kommunikationsplattformen bereitgestellt und Geschäftskontinuitätspläne aufrechterhalten werden müssen. Das Positive an diesem turbulenten Jahr ist, dass mit der richtigen Planung und den gewonnenen Erkenntnissen hoffentlich jeder erkennen wird, wie wichtig es ist, besser auf die nächste große Herausforderung vorbereitet zu sein.