Einmal im Jahr anfallende Druckaufträge können eine echte Plage sein. Wenn Sie im Dokumentenbetrieb tätig sind, ist es nicht ungewöhnlich, dass Sie (am Produktionstag) feststellen, dass sich seit letztem Jahr etwas geändert hat und Ihnen niemand davon erzählt hat. Möglicherweise stellen Sie fest, dass die Datenstruktur nicht Ihren Erwartungen entspricht oder dass die Dokumente für die Endverarbeitungsgeräte, die Sie seit der letzten Auftragsausführung aktualisiert haben, nicht richtig formatiert sind. Jährliche Druckaufträge können sowohl für betriebsinterne Druckzentren als auch für externe Druckdienstleister zu einem Problem werden, und Probleme scheinen immer zum ungünstigsten Zeitpunkt aufzutauchen.
Die gute Nachricht ist, dass Sie viele dieser üblichen Herausforderungen zum Jahresende mit Software wie Operations Express von Crawford Technologies meistern können. Operations Express ermöglicht es Druckdienstleistern, Daten aus Druckdateien zu extrahieren, Dokumentenlayouts neu anzuordnen oder Barcodes zu konvertieren, ohne auf den ursprünglichen Quellcode zuzugreifen, mit dem die Dokumente erstellt wurden. Dienstleister finden viele Verwendungsmöglichkeiten für eine solche Software, aber sie brauchen sie vielleicht nicht jeden Tag. Bisher mussten Unternehmen, die die Funktionen für das Re-Engineering von Dokumenten mit Tools wie Operations Express benötigten, eine Lizenz für eine Vor-Ort-Software erwerben – auch wenn sie diese nur gelegentlich benötigten.
Crawford Technologies bietet jetzt Unternehmen, die auf Cloud-basierte, kostenpflichtige Lösungen zugreifen möchten, Zugang zu derselben großartigen Software, die auch von Kunden vor Ort verwendet wird. Unternehmen können jetzt problematische Auftragsdateien über die Cloud-Dienste von Crawford korrigieren und optimieren lassen. Druckdienstleister oder betriebseigene Druckzentren können nur für die Arbeit bezahlen, die sie benötigen, und nicht für lizenzierte Software, die die meiste Zeit ungenutzt bleibt.
Jährliche Druckaufträge verursachen Chaos im Dokumentencenter, weil sie oft vergessen werden. Wenn der Kunde oder die Druck-/Mail-Dienstleister die Art und Weise ändern, wie sie Aufträge ausführen, konzentrieren sie sich darauf, die Änderungen durch die sich jeden Monat wiederholende Arbeit umzusetzen. Mit diesen Aufträgen testen sie die Auswirkungen auf Dokumente, wenn sie auf neue Dokumenterstellungssysteme migrieren, auf Rebranding-Initiativen reagieren, auf geänderte Vorschriften reagieren oder Dutzende anderer Bedingungen begegnen, die im Laufe des Jahres auftreten können. Die einmal im Jahr ausgeführten Aufträge werden als letztes getestet und können ganz übersprungen werden.
Ein weiterer Faktor, der jährliche Druckaufträge zu einer Herausforderung macht, ist die Mitarbeiterfluktuation. Die erfahrenen Mitarbeiter, die die Aufträge beim letzten Mal ausgeführt haben, sind möglicherweise in den Ruhestand gegangen oder haben das Unternehmen verlassen. Die neue Crew weiß nicht, was sie erwartet, insbesondere wenn die Dokumentation nicht vollständig und aktuell ist (was häufig vorkommt).
Jährliche Druckaufträge, die am Ende des Kalenderjahres eingehen, fallen für Druck-/Postdienstleister in besonders arbeitsreiche Zeiten. Am Jahresende arbeiten die Leute unter Druck länger, um die Aufträge rechtzeitig fertigzustellen. Details können übersehen werden und Fehler können passieren.
Die Ursachen für Probleme bei Jahresjobs können in vielen Bereichen liegen. Hier einige Beispiele:
Änderungen an der Datendateistruktur
Die dynamische Natur des Geschäftslebens führt zu Änderungen in den Datendateistrukturen. Abteilungen richten sich neu aus, führen zusammen, teilen sich auf oder übernehmen neue Informationssysteme, was zu differenzierten Änderungen in den Dateistrukturen führt. Manchmal zwingen externe Stellen wie Regierungsbehörden Unternehmen dazu, Datendateien von Jahr zu Jahr zu ändern. Am Ende des Jahres erinnern sich die Kunden möglicherweise nicht mehr an die Änderungen, die sie vor Monaten vorgenommen haben, und benachrichtigen das Dokumentencenter nicht im Voraus. Veraltete Dateien können zu Verarbeitungsfehlern, ungenauen Dokumenten und verpfuschter Kommunikation führen.
Als Druck- und Postverarbeiter bemerken Sie die Änderungen möglicherweise erst, wenn der jährliche Auftrag nicht ausgeführt wird oder, schlimmer noch, zwar ausgeführt wird, aber ungenaue Ergebnisse liefert. Einige geänderte Datenelemente lassen sich leicht erkennen. Andere nicht. Wenn der Standort der Postanschrift anders ist als erwartet, wird die Software zur Korrektur der Postanschrift eine Reihe von Fehlern ausgeben, das Problem hervorheben und Korrekturmaßnahmen einleiten. Ein fehlendes Datum oder eine fehlende Kontonummer hingegen löst möglicherweise keine Alarmglocken aus. Sofern dies nicht durch automatisierte oder manuelle Qualitätskontrollprozesse erkannt wird, könnten Sie große Mengen an Dokumenten drucken und versenden, die schließlich unter Notfallbedingungen erneut ausgeführt werden müssen.
Kompatibilität mit neuer Software oder Ausrüstung
Manchmal sind Schwierigkeiten bei jährlichen Druckaufträgen selbstverschuldet. Haben Sie Ihre Kuvertiermaschinen oder andere Endbearbeitungsgeräte in letzter Zeit aufgerüstet? Druckplattformen gewechselt? Farbe hinzugefügt? Auf ein neues Produktionssteuerungssystem umgestellt? Durch Hardware- oder Software-Upgrades haben sich möglicherweise das Design oder die Position der Postmaschinen-Kontrollzeichen geändert, die auf den Dokumenten vorhanden sein müssen. Die MRDF-Kontrolldateiformate für Kuvertiermaschinen haben sich seit letztem Jahr möglicherweise geändert. Möglicherweise haben Sie Logos oder andere Elemente der von Ihnen gedruckten Seiten eingefärbt.
Sie haben wahrscheinlich alle wiederkehrenden Aufträge aktualisiert, aber es wäre nicht ungewöhnlich, wenn Sie vergessen hätten, die Merkmale einer einmal im Jahr anfallenden Aufgabe zu ändern. Neue Endbearbeitungsgeräte mit erweiterten Funktionen können Kompatibilitätsprobleme mit bereits vorhandenen Dokumenten mit sich bringen. Die Dokumente können auf den neuen Geräten möglicherweise nicht wie bisher ausgeführt werden, was zu Ausfallzeiten und Verzögerungen führt.
Falsch ausgerichtete Seitenelemente
Viele Druckdienstleister akzeptieren gesetzte Seiten als Eingabe. Das bedeutet, dass die Dokumentgestaltungssoftware des Kunden die Position und das Format von Seitenelementen wie Text, Diagrammen oder Grafiken festgelegt hat. Probleme treten auf, wenn der Kunde die Dokumente neu gestaltet oder auf eine neue Version seiner Dokumentgestaltungssoftware migriert. Wenn sich ein Element, wie beispielsweise die Postanschrift, verschiebt, ist es möglicherweise nicht mehr gemäß den Postvorschriften positioniert, wenn es durch ein Umschlagfenster betrachtet wird. Umgekehrt kann die Privatsphäre gefährdet sein, wenn vertrauliche Informationen, die zuvor nicht sichtbar waren, versehentlich so positioniert werden, dass sie durch das Fenster sichtbar sind.
In anderen Fällen kann eine geänderte Schriftart die Ausrichtung mit einer Formularüberlagerung beeinträchtigen oder zu Seitenüberlaufproblemen führen. Ein Kunde gestaltet ein Dokument möglicherweise für die Anzeige im PDF-Format neu, ohne die Auswirkungen auf gedruckte Dokumente zu berücksichtigen. Wenn sich das Dokumentlayout ändert, kann der Druckdienstleister aufgrund zeitkritischer Anforderungen an die Dokumenterstellung und -verteilung gezwungen sein, in letzter Minute Änderungen vorzunehmen. Diese überstürzten Änderungen erhöhen die Fehlerwahrscheinlichkeit und gefährden die Einhaltung der Versandfristen.
Erhöhte Seitenzahlen
Unerwartet hohe Seitenzahlen können Druck- und Postdienstleistern viele Probleme bereiten. Zwar steigt die Arbeitsbelastung, aber die für die Arbeit zur Verfügung stehende Zeit verlängert sich nicht unbedingt, insbesondere bei jährlichen Aufträgen, die durch gesetzliche Fristen bedingt sind.
Wenn Sie 100.000 einseitige Dokumente erwartet hätten und dann feststellten, dass diese alle zwei Seiten lang sind, hätte sich die zum Drucken, Falten und Einfügen der Dokumente erforderliche Zeit verdoppelt. Möglicherweise müssen Sie weitere Dokumentkontrollen aufrufen, um sicherzustellen, dass Sie die Seitensätze in den richtigen Umschlag einfügen und fehlende Seiten richtig behandeln. Möglicherweise müssen Sie Ihre Nachdruckverfahren aktualisieren.
Zusätzliche Seiten können dazu führen, dass Sie mehr Papier bestellen, zusätzliche Schichten arbeiten oder den Auftrag auf mehrere Druck- und Einlegegeräte aufteilen müssen. Sie müssen darauf achten, dass keine Auftragssegmente ausgelassen oder dupliziert werden.
Cloud-basierte Software von Crawford Technologies kann Ihnen den Druck von Jahresenddruckaufträgen abnehmen. Wenn Sie nicht die Zeit oder die Ressourcen haben, um die Herausforderungen der jährlichen Druckaufträge selbst zu bewältigen, kann das Team von Crawford Ihnen helfen. Dieser Ansatz hat mehrere Vorteile.
Kosteneffizienz
Durch die Entscheidung für Cloud-basierte Software sparen Unternehmen die teuren Vorabinvestitionen, die für Vor-Ort-Alternativen erforderlich sind. Da Cloud-Lösungen auf einem Pay-as-you-go-Modell basieren, zahlen Sie nur für die genutzten Dienste, was sie ideal für gelegentliche Druckaufträge macht. Darüber hinaus fallen die anfallenden Ausgaben eher in den Betriebs- als in den Kapitalbereich, was bei Budgetkürzungen eine gewisse finanzielle Entlastung bietet.
Skalierbarkeit
Der Anstieg der Seitenzahlen ist eine der größten Herausforderungen bei Druckaufträgen zum Jahresende. Glücklicherweise lässt sich Cloud-basierte Software Ihren Anforderungen anpassen. Egal, ob Sie Dutzende oder Tausende von Seiten verarbeiten, diese Software kann sich schnell anpassen und sorgt für eine reibungslose und effiziente Verarbeitung Ihrer Druckaufträge, unabhängig von ihrer Größe.
Schmerzfreie Konvertierung
Mit den Cloud-basierten Lösungen von Crawford müssen Sie sich keine Gedanken mehr über die Kompatibilität mit neuen Geräten oder veränderte Datenstrukturen machen. Die Software kann Druckdateien so verändern, dass sie den Anforderungen Ihres Arbeitsablaufs und Ihrer Geräte entsprechen. Das Ersetzen von Barcodes für Endverarbeitungsgeräte ist eine häufige Aufgabe, die mit Operations Express leicht zu bewältigen ist.
Nischenaufgaben wie jährliche Druckaufträge erfordern häufig spezielle Software. Viele Unternehmen entscheiden sich jedoch möglicherweise gegen die Lizenzierung einer nur sporadisch genutzten On-Premise-Software, und das Fehlen geeigneter Software könnte die reibungslose Abwicklung jährlicher Druckaufträge behindern. Ist Ihre Softwarelizenzierung auf Ihre Anforderungen an die Druckaufträge zum Jahresende abgestimmt? Ist sie für Sie zu teuer?
Die üblichen Hürden bei der Ausführung von Druckaufträgen zum Jahresende sind weitreichend und unvorhersehbar. Wie ist Ihr Unternehmen darauf vorbereitet, diese Herausforderungen zu meistern? Lohnt es sich nicht, eine Lösung in Betracht zu ziehen, die diese Probleme mühelos bewältigen kann? Die cloudbasierten Softwarelösungen von Crawford Technologies könnten die Antwort auf diese überraschenden Probleme bei der Jahresendproduktion sein.
Crawford Technologies ist ein preisgekrönter, globaler Anbieter von Softwarelösungen und Dienstleistungen, die Unternehmen dabei helfen, die sichere und zugängliche Bereitstellung, Speicherung und Präsentation ihrer Kundenkommunikation zu optimieren und zu verbessern.
