Warum Flexibilität und Automatisierung die Geschäftsergebnisse bei Transaktionsdokumenten verbessern

Von David Day

Ob Sie nun die Begriffe Enterprise Output Management (EOM), Zustellung transaktionaler Dokumente in großen Mengen, High Volume Transactional Output (HVTO), Transaktionsdokumente verwenden oder sich einfach als Druck- und Versandanbieter für wichtige Kundenkommunikation wie Rechnungen, Kontoauszüge und dergleichen betrachten, es besteht kein Zweifel daran, dass jeder von uns nach Möglichkeiten zur Steigerung der Betriebseffizienz und letztlich nach Möglichkeiten zur Steigerung des Geschäftsergebnisses sucht. In den meisten dieser Gespräche geht es um die aktuelle Druckumgebung und darum, wie das tägliche Workflow-Management die schnellsten und effizientesten Prozesse für die Erstellung, den Druck, den Versand und die Nachverfolgung von Transaktionsdokumenten ermöglicht.

Hier kommt normalerweise eine Automated Document Factory (ADF, wie sie häufig genannt wird) ins Spiel. Ein erfolgreiches ADF-System bietet sowohl Flexibilität als auch Prozessautomatisierung, was wiederum die Zeit für den Abschluss des gesamten Kundenkommunikationsprozesses verkürzt und die Fähigkeiten des Workflows sowohl aus der Perspektive des Aufgaben- als auch des Informationsmanagements verbessert.

Um bessere Geschäftsergebnisse zu erzielen, müssen Sie in der Lage sein, eine große Menge an Transaktionsdokumenten schneller durch die Druck- und Postvorgänge zu bewegen, wobei die Anzahl beschädigter Dokumente geringer sein muss und die Möglichkeit bestehen muss, den gesamten Vorgang einschließlich der Zustellbestätigung auf Dokumentebene zu verfolgen.

Das Hindernis bei all dem können die Optionen sein, die dem Hersteller dieser wichtigen Dokumente zur Verfügung stehen. Oftmals verlangen Technologie- und Softwareanbieter den vollständigen Austausch bestehender Lösungen aufgrund mangelnder Kompatibilität mit bestimmten und wesentlichen Teilen des Druckvorgangs. Die Kosten sind dann mit einem großen „Preisschock“ verbunden und können im hohen sechs- oder siebenstelligen Bereich liegen, wenn neue Geräte angeschafft werden müssen.

Plötzlich scheint die Aussicht, manuelle Prozesse wie den Neuausdruck beschädigter Kontoauszüge zu reduzieren, nicht mehr so gewinnbringend zu sein. Und seien wir mal ehrlich: Wir müssen in jeder Abteilung und bei jeder Tätigkeit die Dinge schneller, mit höherer Qualität und zu geringeren Kosten erledigen. Aber wenn die Einsparungen die Investition nicht aufwiegen, was bringt das dann?

Was sind also die Optionen? Aus unserer Sicht – und wir geben gerne zu, dass wir voreingenommen sind – ist die Antwort ein modularer Ansatz, bei dem der Schwerpunkt auf der Kompatibilität mit den derzeit verwendeten Geräten und der Software liegt. Wir bei Crawford Technologies nutzen unser Fachwissen in den Bereichen Re-Engineering von Dokumenten, Workflow-Automatisierung und lückenlose Nachverfolgung, um Ihre Druckvorgänge dort zu verbessern, wo sie am wertvollsten und am meisten benötigt werden.

Darüber hinaus entspricht unsere Philosophie der Überzeugung, dass Sie nur die Teile benötigen, die Verbesserungen in Ihrem Unternehmen bewirken, und nicht den gesamten Prozess ersetzen müssen, nur weil die nötige Flexibilität für eine Schnittstelle und Integration mit Ihrer aktuellen Ausrüstung fehlt.

Wie machen wir das? Wir beginnen mit Experten im Druck- und Postbereich, die Software und Prozesse entwickelt haben, die die Lücken in Ihren Workflow-Umgebungen schließen. Dann stellen wir ein Team von Professional Services-Ressourcen zur Verfügung, das Ihre Lösung nicht nur implementiert, sondern auch daran arbeitet, sie zu optimieren, um die bestmöglichen Ergebnisse für Ihr Unternehmen zu erzielen – Verbesserungen, an die Sie vielleicht noch nicht einmal gedacht haben. Abschließend bieten wir einen Support, der rund um die Uhr verfügbar ist und nachweislich schnelle Reaktions- und Lösungszeiten bietet.

Das Ergebnis ist eine Verbesserung Ihres Geschäftsergebnisses und die Möglichkeit, Ihre wertvollsten Ressourcen, Ihre Mitarbeiter, für wichtigere Aufgaben in Ihrem Druckbetrieb einzusetzen. Als „Betriebsleiter“ können Sie der innovative Leiter sein, der die besten Prozesse für Ihre Abteilung vorantreibt, und als Teil des Geschäftsprozessmanagements oder der C-Suite können Sie der Visionär sein, der eine Lösung gefunden hat, um Ihr Unternehmen schlanker und profitabler zu machen.

Warum sind Flexibilität und Automatisierung der Schlüssel zu besseren Ergebnissen bei der Ausgabe und Zustellung von Transaktionsdokumenten? Ohne sie verbrauchen Sie mehr Ressourcen, verbringen mehr Zeit und sind weniger profitabel. Das verschafft Ihrer Konkurrenz einen deutlichen Vorteil. Erfahren Sie mehr darüber, wie die Automated Document Factory (ADF)-Lösung von CrawfordTech Ihre Druck- und Mailingabläufe verändern und neue Türen für Ihr Geschäft und Ihren Erfolg öffnen kann. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Seite zu ADF-Lösungen.