Versprechen gebrochen, Versprechen gehalten

Jahrelang bestand das Versprechen von Enterprise Content Management (ECM)-Systemen darin, dass Geschäftsinhalte aller Art in einem monolithischen Repository gespeichert werden könnten und jeder autorisierten Partei mit den richtigen Anmeldeinformationen zur Verfügung stünden. Aus verschiedenen Gründen wurde dieses Ideal nie erreicht.

Im letzten Jahrhundert entwickelte und gebaute ECM-Systeme sind nicht für die Speicherung heutiger Inhalte geeignet. Einige Systeme wurden für Inhalte entwickelt, die durch das Scannen von Papierdokumenten entstehen, andere wurden hauptsächlich für die Zusammenarbeit entwickelt, während andere für dokumentenzentrierte Arbeitsabläufe und Fallmanagement konzipiert wurden. Andere, wie die ursprünglichen Integrated Document Archive and Retrieval Systems (IDARS), wurden für Milliarden computergenerierter Berichte, Rechnungen, Belege und Kontoauszüge entwickelt.

Die Dokument- und Objekttypen und die Zwecke, für die die Dokumente und Objekttypen erstellt wurden, sind einfach zu unterschiedlich, um sie in einem einzigen konsolidierten System zu speichern und zu verwalten. Das lang ersehnte Versprechen wurde also nie eingelöst. In den meisten Unternehmen gibt es mehrere voneinander getrennte Silos, die Milliarden von Objekten mit Informationen zu Lieferanten, Geschäftspartnern, Kunden, Kaufverhalten usw. enthalten. Die Konsolidierung all dieser Informationen an einem Ort für den gemeinsamen Zugriff ist das gebrochene Versprechen des ECM der Vergangenheit.

Das war das ECM der Vergangenheit! Gartner hat sogar den Tod von ECM verkündet. Tatsächlich ist die Meldung über seinen Tod eine Übertreibung. Es ist nicht tot – es hat sich verändert. Die neue Methode, die korrekter als Content Services bezeichnet wird, besteht nicht darin, die etwas undankbare Aufgabe zu übernehmen, alle unterschiedlichen Inhalte an einem Ort zusammenzuführen.

Eine bessere Option könnte darin bestehen, die Dokumente und Objekte dort zu belassen, wo sie sich derzeit befinden, und den Zugriff auf die Informationen über eine gemeinsame Benutzeroberfläche und/oder einen direkten Zugriff auf Geschäftsanwendungen mithilfe der neueren Mikrodienstintegrationen zu föderieren. Neue Technologien, Webdienste und die zunehmende Einführung von Clouddiensten machen dies möglich.

Bei jeder Diskussion über Inhalte muss auch die Cloud im Blickpunkt stehen. Unternehmen müssen die Migration von Geschäftsanwendungen und die damit verbundenen Prozesse beschleunigen und setzen deshalb verstärkt auf die Cloud. Wenn eine große Menge an Inhalten in mehreren lokalen Anwendungen gespeichert ist, kann die Bereitstellung einer neuen ECM-Anwendung schwieriger sein. Eine verbesserte Integration und die Möglichkeit, sowohl Cloud- als auch lokale Optionen anzubieten, erleichtern jedoch die Migration aus einem vorhandenen Content-Repository und in vielen Fällen auch die Integration in diese.

ECM ist vielleicht noch nicht tot, aber Content Management und Content Delivery müssen anders gedacht werden. Die explosionsartige Verbreitung mobiler Geräte hat die digitale Transformation vorangetrieben, aber auch Druck auf Unternehmen ausgeübt, über das traditionelle Content Management hinauszugehen. Da immer mehr Geräte online gehen – Displays in Geschäften, Büros und Autos – müssen Unternehmen über das traditionelle, browserbasierte Kundenerlebnis hinausdenken. Da immer mehr Kunden Mobiltelefone und Tablets statt Laptops verwenden, ist eine mobil-responsive Site ein Muss, sowohl für die Anzeige von Rechnungen und Kontoauszügen als auch für die Website selbst.

Darüber hinaus müssen Unternehmen nicht nur ihre Fähigkeit verbessern, Inhalte auf jedem Gerät bereitzustellen, sondern sie müssen auch Inhalte über mobile Anwendungen zugänglich und responsiv machen. Eine positive Gesamterfahrung der Kunden zu schaffen, ist eine entscheidende kundenorientierte Strategie. In der neuen digitalen Welt geht es darum, das digitale Erlebnis für den Kunden zu optimieren und endlich das Versprechen der richtigen Inhalte zur richtigen Zeit im richtigen Format einzuhalten.

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