Als die Pandemie unseren Alltag veränderte, setzten Unternehmen schnell Initiativen zur digitalen Transformation um, um Richtlinien und Verfahren für die Arbeit von zu Hause aus zu ermöglichen, Betriebsunterbrechungen zu minimieren und die Sicherheit ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten. Aber wurden in der Eile, digitale Initiativen umzusetzen, kritische papierbasierte Prozesse übersehen? Wie wurde das Volumen an Ad-hoc- oder Kleinserienkorrespondenz bewältigt, die noch physisch per Post verschickt werden musste?
In den meisten Fällen stellten die Arbeitgeber ihren Homeoffice-Mitarbeitern die Technologie und Materialien zur Verfügung, die sie zum Erstellen, Drucken und Versenden der Korrespondenz benötigten. Damit war zwar der unmittelbare Bedarf gedeckt, es wurden jedoch auch eine Reihe von Problemen im Zusammenhang mit Ad-hoc-/Kleinserienkorrespondenz aufgedeckt. Die Mitarbeiter hatten mit dem Aufwand und Produktivitätsverlust bei der Bearbeitung dieser Korrespondenz zu kämpfen, die Arbeitgeber sahen sich mit zusätzlichen Kosten für die Bereitstellung und Vergütung ihrer Remote-Mitarbeiter konfrontiert und – wohl das besorgniserregendste Problem – einem erhöhten Risiko von Sicherheits- und Compliance-Verstößen. Dies wird am deutlichsten anhand einer aktuellen Studie deutlich:
Da immer mehr Unternehmen die Rückkehr ins Büro entweder verschieben oder ihre Belegschaft dauerhaft ins Homeoffice verlagern, wird nicht nur das Homeoffice nicht mehr wegzudenken sein, sondern auch das Drucken. Der gleichen Studie zufolge erwarten 73 % der IT-Entscheidungsträger eine Zunahme des Druckens zu Hause. So wichtig es auch war, digitale Initiativen zu starten, ist es jetzt an der Zeit, sich nach einer Hybrid-Mail-Lösung umzusehen, die den Ärger beseitigt, die Kosten senkt und die Compliance für Ihre papierbasierte Korrespondenz gewährleistet.
Eine Hybrid-Mail-Lösung ermöglicht die Erstellung von Ad-hoc-Korrespondenz bzw. von kleinen Stapeln aus von Remote-Desktops aus und deren digitales „Ausdrucken“ auf einem virtuellen „Drucker“, der dann zentralisierte Produktionsdruckeinrichtungen und -prozesse nutzt, um den Druck und die Abwicklung per physischer Post oder elektronischer Zustellung zu automatisieren. So können Remote-/Homeoffice-Mitarbeiter einfach die Korrespondenz erstellen, während ein Produktionsdruck- und Postbetrieb die schwere Arbeit übernimmt, um sie zu drucken, einzufügen und zuzustellen.
Ihre Mitarbeiter werden sofort einen Vorteil sehen, da sie nicht mehr mühsam Briefe erstellen und an die Post liefern müssen. Sie senden die erforderlichen Dokumente einfach von jedem beliebigen Ort aus an den „virtuellen Drucker“ und fertig! Kein Drucken, manuelles Einlegen oder Produktivitätsverlust durch Hin- und Rückfahrten zur Post mehr. Es ist wirklich der „Easy Button“ für Ihre Mitarbeiter.
Es kann nicht nur die richtige Lösung eingerichtet werden, um sicherzustellen, dass die Korrespondenz markenkonform ist, sondern es können auch Regeln festgelegt werden, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Anhänge oder Beilagen hinzugefügt, Freigabedaten angegeben, Dokumente archiviert und alle erforderlichen Genehmigungen eingeholt werden, bevor die Dokumente in die Produktion gegeben werden. Der Status jedes einzelnen Dokuments wird während des gesamten Produktionsprozesses sicher verfolgt, sodass für Prüfzwecke ein Versandnachweis bereitgestellt wird.
Eine Hybrid-Mail-Lösung eliminiert die versteckten Kosten, die normalerweise mit dem individuellen Drucken und Versenden von Ad-hoc-Korrespondenz verbunden sind – Desktop-/MFP-Drucker, Verbrauchsmaterial, Formulare, Porto und Zeit. Die Nutzung einer zentralisierten Produktionsanlage sorgt für eine höhere Verarbeitungseffizienz, maximiert Portorabatte und minimiert die Kosten für Compliance-Audits.
Wenn Sie bereit sind, den „Easy Button“ für Ad-hoc-/Kleinserienkorrespondenz auszuprobieren, hat Crawford Technologies kürzlich unsere eigene Hybrid-Mail-Lösung eingeführt, Smart MailHub. Smart MailHub ermöglicht es Mitarbeitern an entfernten Standorten und WFH-Mitarbeitern, Dokumente sicher zum Druck und Versand in der Produktionsdruckerei einzureichen. Dies ist die ideale Lösung, um Unternehmen dabei zu helfen, Transparenz und Kontrolle über ihre Ad-hoc-Geschäftskorrespondenz in kleinen Mengen zu erhalten. Sehen Sie sich Smart MailHub noch heute und rufen Sie uns für eine Demo an.
Crawford Technologies ist ein preisgekrönter, globaler Anbieter von Softwarelösungen und Dienstleistungen, die Unternehmen dabei helfen, die sichere und zugängliche Bereitstellung, Speicherung und Präsentation ihrer Kundenkommunikation zu optimieren und zu verbessern.
