Überlegungen zur Dokumentensicherheit – Redaktion

Wenn Sie eine Zeitung lesen oder die Abendnachrichten sehen, werden Sie irgendwann ein redigiertes Dokument sehen. Sie wissen, was das ist – dieses schöne Dokument mit all den schwarzen Kästchen, die die Daten verdecken. Auf den ersten Blick scheint dies das Ziel zu erreichen, persönliche und vertrauliche Informationen zu verbergen und zu schützen.

Bei näherem Hinsehen (sowohl wörtlich als auch metaphorisch) ist es jedoch nicht so einfach. Die Redaktion war ursprünglich für den Druck gedacht und wird natürlich auch heute noch häufig für Druckausgaben verwendet. Es ist ziemlich einfach: Bestimmte Textteile werden verdeckt, sodass sie nicht gelesen werden können.

In unserer digitalen Welt reichen Blackboxen jedoch nicht aus, da diese Informationen in den meisten Fällen noch im Dokument vorhanden sind. Es stehen verschiedene Tools zur Verfügung, mit denen jemand das Dokument öffnen und diese Daten finden kann. Diese Tools erfordern normalerweise das Durchsuchen der Metadaten und sind in einigen Fällen ziemlich esoterisch und erfordern Geschick, aber wir können davon ausgehen, dass die Bösewichte, die persönliche und vertrauliche Informationen stehlen möchten, durchaus dazu in der Lage sind.

Wie können Sie also sicherstellen, dass Sie beim Redigieren von Dokumenten die aktuellen Best Practices befolgen? Und ist das genug – oder sollten Sie mehr tun? Welche Rolle spielt das Redigieren bei der Einhaltung globaler Vorschriften?

Um persönliche und vertrauliche Informationen heute richtig zu schwärzen, ist ein Tool erforderlich, das das Dokument analysiert und die sensiblen Daten entfernt, während eine Blackbox oder sogar eine Whitebox erstellt wird, um anzuzeigen, dass etwas geschwärzt wurde. Wenn die Daten nicht vorhanden sind, können sie mit keinem Tool und keinem Geschick aufgedeckt werden.

Das scheint ziemlich unkompliziert, aber was ist, wenn Sie Dateien erstellen, die ganz oder teilweise außerhalb Ihrer Kontrolle liegen? Was ist mit datengesteuerten Kommunikations- oder Testdateien? Eine wirksamere Methode als das Entfernen von Informationen ist die Verwendung eines Softwaretools, das die Daten verschlüsselt. Dieser Ansatz bietet einige Vorteile.

Der Hauptvorteil besteht darin, dass der Inhalt mit dem richtigen Abstand und der richtigen Zeichengröße an Ort und Stelle bleibt. Viele Dienstanbieter finden dies nützlich, um beim Testen vor der endgültigen Ausgabe eine genauere Einschätzung des Tintenverbrauchs zu erhalten – entweder in einer Live-Produktionsumgebung oder bei der Prüfung neuer Geräte. Außerdem wird das Erscheinungsbild des Dokuments viel genauer angenähert, was hilfreich ist, wenn man die Zustimmung oder Genehmigung von Kunden einholen möchte.

Redaction Express von CrawfordTech ist ein flexibles und leistungsstarkes Tool, das den Prozess der Schwärzung sensibler Informationen automatisiert. Es kann problemlos zu jeder unserer Druckstromtransformationen und anderen Lösungen hinzugefügt werden.

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