Workflow in der High Volume Transactional Output (HVTO)-Branche ist ein Begriff, der viele verschiedene Aspekte der Produktion umfassen kann. Von der Zusammenstellung bis hin zur Zustellung und Speicherung jeder Kundenkommunikation ist der Workflow untrennbar mit Ihrer Produktionsumgebung verknüpft.
Dies bedeutet, dass ein Workflow und die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen ihn definiert, für Ihre Druck-, Post- und Archivierungsvorgänge von entscheidender Bedeutung sind. Ebenso wichtig sind Ihre Beziehungen zu den Anbietern Ihrer Workflow-Technologie. Es gibt jedoch Zeiten, in denen es notwendig ist, einen Schritt zurückzutreten und Ihren aktuellen Workflow, die Leistung Ihrer aktuellen Tools und ihre laufenden Kosten zu betrachten und sich zu fragen: „Können wir es besser machen?“
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Crawford Technologies berät Unternehmen in der HVTO-Branche nicht nur in Bezug auf die Druck- und Mailbereiche ihres Workflows, sondern auch in Bezug auf ihre Archivierungsstrategien. Diese Strategien umfassen die Archivierung in einem bestehenden ECM, die Anschaffung eines ECM oder den Bedarf an einem eigenständigen Archivsystem. In unseren Gesprächen haben wir festgestellt, dass es mehrere Überlegungen zum Thema Archivierung gibt, die Unternehmen bei der Bewertung ihrer aktuellen Workflow-Tools, Archivierungsstrategien und Anbieterbeziehungen berücksichtigen sollten. Diese Überlegungen umfassen:
Warum sind diese wichtig? Bei der Bewertung der aktuellen Workflow-Leistung und der Toolsets ist es unglaublich wichtig, sicherzustellen, dass Sie über die Funktionalität verfügen, die Ihr Unternehmen heute benötigt. Sie müssen in der Lage sein, sich mit dem Markt zu verändern und sich an Workflow-Anforderungen anzupassen, während Sie gleichzeitig die laufenden Kosten senken und lange Ausfallzeiten vermeiden.
Die oben genannten Überlegungen sind Themen, die für unsere Kunden von größter Bedeutung sind und dies möglicherweise auch für Ihr Unternehmen sein werden. Sehen wir uns an, warum diese Überlegungen sowohl In-Plant- als auch Druckdienstleister dazu veranlassen, sich die Frage zu stellen: „Muss ich meine Archivierungs- und Workflow-Tools und/oder -Prozesse ändern?“
Schauen Sie sich die Liste oben noch einmal an und fragen Sie sich, wie Sie Ihre aktuellen Workflow-Funktionen und -Leistung bewerten würden. Beginnen Sie mit den Dokumentindizierungsfunktionen, definiert als die Notwendigkeit, das zu erweitern, was aus Dokumenten extrahiert wird, um umfangreichere und detailliertere Anforderungen an die Dokumentindizierung zu erfüllen. Dazu gehört das Extrahieren von Metadaten aus dem Dokument, damit die Archivierung dieser Dokumente umfassender ist. Häufig nutzen die heutigen Workflows nicht alle verfügbaren Daten, da die aktuellen Tools über keine entsprechenden Funktionen verfügen.
Viele unserer Kunden scheinen heute auch mit dem zu archivierenden Format Probleme zu haben, was das Archivierungsformat zu einem heißen Thema gemacht hat. PDF/A ist nur ein Dateityp, der für die langfristige Archivierung von Transaktions- und Kundenkommunikationsdokumenten in Betracht gezogen wird. Die Frage ist dann, ob Sie PDF/A (oder andere Formate) mit den heute bereits vorhandenen Prozessen umwandeln und in Ihre Archivumgebung laden können. Wenn nicht, kann dies ein erhebliches Problem in Ihrer Aufbewahrungs- und Archivierungsstrategie darstellen, das in Zukunft berücksichtigt werden sollte.
Apropos Dateiformate: In der Branche für Transaktionsdokumente drucken viele Unternehmen AFP aufgrund der Stärke seiner Architektur und der Fülle des Druckstroms. Die Archivierung nativer Dateiformate wie AFP ist wichtiger geworden, da die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erfordert, dass genaue Kopien der gedruckten Datei für bestimmte Zeiträume aufbewahrt werden.
In vielen Workflows ist es nicht möglich, die AFP nativ im ECM oder im eigenständigen Archivsystem beizubehalten. Dies führt normalerweise dazu, dass die Datei mithilfe einer Transformation in ein anderes Archivdateiformat konvertiert wird, um sie im Archiv zu speichern. Die Herausforderung besteht darin, dass dann normalerweise alle zusätzlichen Metadaten der nativen Druckdatei verloren gehen. Dadurch wird es schwierig (manchmal unmöglich), die Druckdatei einschließlich dieser wichtigen Metadaten genau so wiederherzustellen, wie sie ursprünglich gesendet wurde.
Wenn wir die Liste durchgehen, kommen wir natürlich zu Speichermodellen und Datenspeicherplatz in einem Archiv. Beide sind für den Betrieb eines effizienten ECM-Systems und einer Archivierungsstrategie von entscheidender Bedeutung. Flexible Speichermodelle werden zunehmend benötigt, um Elemente für einzelne Kundendatensätze zu archivieren, abzurufen und sogar aus dem Archiv zu entfernen.
Stellen Sie sich die Situation vor, in der ein Endkunde seine Geschäftsbeziehung zu einem anderen Lieferanten wechselt und Sie nun gesetzlich dazu verpflichtet sind, sicherzustellen, dass alle persönlichen, vertraulichen und sensiblen Daten aus Ihrem Archiv entfernt und vernichtet werden, um eine Gefährdung dieser Daten zu verhindern. Können Sie heute mithilfe von Indizierungs- und Suchfunktionen in Ihr Archiv gelangen, um die Daten eines einzelnen Kunden zu finden und zu entfernen? Falls nicht, handelt es sich hierbei um eine Compliance-Überlegung, die Sie in Ihrem Unternehmen möglicherweise genauer prüfen müssen.
Um noch einmal auf die Idee der Speicherung und deren Kosten zurückzukommen: Es gibt ein bekanntes Sprichwort: „Festplatten sind billig.“ Während die Kosten für Festplattenspeicher drastisch sinken, summieren sich die Kosten bei der Speicherung großer Mengen von Kundendokumenten immer noch zu erheblichen Gesamtausgaben in diesem Bereich. Heute können Daten optimiert und in kleineren Dateigrößen als früher gespeichert werden, insbesondere wenn Sie über die richtigen Archivierungstools verfügen.
Kleinere Dateigrößen ermöglichen Ihnen, Ihre Daten mit einer Geschwindigkeit zu speichern, die Ihren Gesamtspeicherbedarf und alle erforderlichen Redundanzen reduziert. Dabei ist es wichtig zu berücksichtigen, ob Ihre Daten im kleinstmöglichen Dateipaket gespeichert werden oder ob Sie durch das Speichern von Dateien, die größer als nötig sind, Effizienz und Kosteneinsparungen einbüßen.
Die letzten beiden Überlegungen, die heute im Vordergrund stehen, sind die Unterstützung neuer ECM- und Archivtechnologien und die Skalierbarkeit. Die ECM- und Archivbranche entwickelt sich, genau wie die Druckindustrie, ständig weiter. Wenn neue Funktionssätze für ECM-Systeme und eigenständige Archivsysteme auf den Markt kommen, stellt sich die Frage, ob Ihr Unternehmen diese mit seinen aktuellen Workflows und Tools nutzen kann.
Um der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein und den besten Kundenservice zu bieten, müssen Sie sicherstellen, dass Sie sich schnell an technologische Veränderungen anpassen können. Wenn Sie feststellen, dass Sie aufgrund Ihres Workflows und Ihrer Archivumgebung keine neuen Funktionen nutzen können, ist dies ein weiterer Aspekt bei der Entscheidung, ob Sie bei Ihren aktuellen Tools bleiben oder auf leistungsfähigere Tools umsteigen. Dann ist da noch die Skalierbarkeit: Inhalte schnell dorthin zu bringen, wo sie benötigt werden, ist der Schlüssel, insbesondere wenn es um flexible Speichermodelle und die zuvor erwähnten Compliance-Probleme bei der Aufbewahrung und Vernichtung geht. Sind die Tools, die Sie heute verwenden, skalierbar?
Wenn Sie nicht die Leistung erreichen, die Sie benötigen, um Inhalte in Ihr Archivsystem zu laden und Effizienzvorteile wie Lastausgleich und flexible Speichermodelle zu nutzen, könnte jetzt ein guter Zeitpunkt sein, diese Anforderung in Ihre Überlegungen aufzunehmen. Die Effizienzgewinne und Kosteneinsparungen, die sich aus der Skalierbarkeit ergeben, können erheblich sein.
Natürlich ist das nur die Spitze des Eisbergs. Wenn Sie mehr erfahren möchten, laden wir Sie ein, sich die Wiederholung eines kostenlosen Webinars anzusehen, in dem es darum geht, wie Sie Ihre Transformationen, Ihren Workflow und Ihre Archivumgebung für sich nutzen können. Werden Sie „umsteigen oder kämpfen“, um Ihre ECM- und Archivumgebungen auf die nächste Stufe zu bringen?
Crawford Technologies ist ein preisgekrönter, globaler Anbieter von Softwarelösungen und Dienstleistungen, die Unternehmen dabei helfen, die sichere und zugängliche Bereitstellung, Speicherung und Präsentation ihrer Kundenkommunikation zu optimieren und zu verbessern.
