Während Unternehmen ihre internen und kundenorientierten Anforderungen an Enterprise-Content-Systeme immer wieder neu definieren, bestimmt die Bedeutung der Verwaltung und Bereitstellung digitaler Inhalte die Entscheidungsfindung und hat zu einer Abkehr von herkömmlichen Content-Management-Systemen geführt.
Es ist allgemein anerkannt, dass es für ein positives Kundenerlebnis unerlässlich ist, den Kunden die Wahl zwischen gedruckten und/oder elektronischen Mitteilungen zu lassen. Moderne ECM-Systeme erleichtern die Speicherung digitaler Archive gedruckter Daten für interne Zwecke, sind jedoch in gewissem Maße vom Format abhängig, in dem der Inhalt gespeichert ist.
Mit der Entwicklung neuer Kommunikationskanäle steigt jedoch auch die Notwendigkeit, die Kundenpräferenzen zu erfüllen. Heutzutage ist die grundlegende Grundlage für ein hervorragendes Kundenerlebnis, mit den Kunden zu kommunizieren, wann, wo und wie sie es möchten. Kunden möchten möglicherweise, dass Sie sie über eine Webpräsentation des gedruckten Dokuments kontaktieren, auf das sie über einen Browser oder ein Handheld-Gerät zugreifen können, per E-Mail oder Textnachricht.
Aktuelle Inhaltssysteme sowie Archive und Methoden zur Kundenkommunikation sind möglicherweise nicht optimal für die erforderliche sofortige Reaktion und die sich ändernde Natur der erforderlichen Formate geeignet.
Darüber hinaus sind ältere Kundenarchivsysteme teuer in der Wartung, erfordern spezielle Kenntnisse in der Verwaltung und sind unflexibel in Bezug auf den Zugriff von außen und die Bereitstellung.
In vielen Fällen gibt es keine klare Handlungsoption, da die Dokumenterstellung und -ausgabe häufig an veraltete Geschäfts- und Drucksatzsysteme gebunden ist, die möglicherweise nicht in der Lage sind, Informationen in anderen als druckerspezifischen Formaten zu erstellen. Diese Druckerdefinitionssprachen (PDLs) liefern die Informationen hervorragend für den Druck und die Post, bieten jedoch nicht die Flexibilität, Formate zu erstellen, die für die elektronische Verteilung bereit sind.
Um das Problem noch komplizierter zu machen, möchten die Kunden von heute auf historische Informationen und Dokumente mit derselben Methode zugreifen, die sie auch für aktuelle Informationen verwenden. Wenn ein Kunde die Kontoauszüge von vor zwei Jahren oder alle historischen Handelsbestätigungen für eine bestimmte Aktie, die über einen Zeitraum von fünf oder sechs Jahren gekauft wurde, haben möchte, wie soll die Anfrage nach diesen Informationen in einem Format für die Nutzung auf einem mobilen Gerät oder Tablet erfüllt werden, wenn die Informationen in einem ECM-System als veraltete PDL-Dateien gespeichert sind? Dies muss berücksichtigt werden.
Aus diesem Grund ziehen viele Unternehmen eine Migration von alten ECM-Systemen auf neuere, moderne Content-Services-Plattformen in Erwägung. Damit wollen sie mehrere Ziele erreichen: mehr Flexibilität bei der Speicherung, Präsentation und Bereitstellung entsprechend den Kundenpräferenzen, mehr Effizienz, Einsparungen bei den Betriebskosten und eine Reduzierung des Verwaltungsaufwands.
Obwohl die Migration von Content-Systemen auf neuere Methoden in vielerlei Hinsicht Erfolg verspricht, ist dies ein Projekt, das nicht auf die leichte Schulter genommen werden sollte. Wie bei jedem größeren Projekt sind Analyse, Planung und Vorbereitung unbedingt erforderlich. Da jedoch ältere Content-Systeme Dokumente und Daten in mehreren Formaten enthalten können, deren Details sich im Laufe der Zeit wahrscheinlich geändert haben, sind Fachwissen und erfolgreiche Erfahrung bei der Verwaltung von Extraktions- und Migrationsinitiativen zwingend erforderlich.
ECM-Migration – eine gewaltige Aufgabe, die aber auf jeden Fall eine Überlegung wert ist.
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