Da Unternehmen die internen und kundenorientierten Anforderungen an Enterprise Content Management-Systeme immer wieder neu definieren, hat die Bedeutung der Verwaltung und Bereitstellung digitaler Inhalte die Entscheidungsfindung beeinflusst und die Abkehr von herkömmlichen Content Management-Systemen bewirkt.
Es ist allgemein anerkannt, dass es für ein positives Kundenerlebnis unerlässlich ist, den Kunden die Wahl zwischen gedruckten und/oder elektronischen Mitteilungen zu lassen. Moderne ECM-Systeme erleichtern die Speicherung digitaler Archive gedruckter Daten für interne Zwecke, sind jedoch in gewissem Maße vom Format abhängig, in dem der Inhalt gespeichert ist.
Mit dem Aufkommen neuer Kommunikationskanäle steigt jedoch auch die Notwendigkeit, die Kundenwünsche zu erfüllen. Die grundlegende Basis für ein hervorragendes Kundenerlebnis besteht heute darin, mit den Kunden zu kommunizieren, wann, wo und wie sie es wünschen. Kunden möchten vielleicht, dass Sie sie über eine elektronische Version des gedruckten Dokuments kontaktieren, auf das sie über einen Browser oder ein Handheld-Gerät, per E-Mail oder per Text zugreifen können.
Aktuelle Inhaltssysteme sowie Archive und Methoden zur Kundenkommunikation sind möglicherweise nicht optimal für die erforderliche sofortige Reaktion und die sich ändernde Natur der erforderlichen Formate geeignet.
Darüber hinaus sind ältere Kundenarchivsysteme, von denen einige auf mehr als 20 Jahre alten Plattformen aufbauen, teuer in der Wartung, erfordern spezielle Kenntnisse in der Verwaltung und sind unflexibel in ihrer Herangehensweise an den Zugriff von außen und die Bereitstellung.
In vielen Fällen gibt es keine klare Handlungsoption, da die Dokumentenerstellung und -ausgabe oft an ältere Geschäftsbereiche und Drucksysteme gebunden ist, die möglicherweise nicht in der Lage sind, Informationen in anderen als druckerspezifischen Formaten zu produzieren. Diese Druckerdefinitionssprachen (Printer Definition Languages, PDLs) leisten hervorragende Arbeit bei der Darstellung von Informationen für Druck und Post, bieten aber nicht die Flexibilität, um elektronische verteilfertige Formate zu erzeugen.
Erschwerend kommt hinzu, dass die Kunden von heute auf historische Informationen und Dokumente mit derselben Methode zugreifen wollen, mit der sie auch aktuelle Informationen abrufen. Wenn ein Kunde die Kontoauszüge von vor zwei Jahren oder alle historischen Handelsbestätigungen für eine bestimmte Aktie, die er in den letzten fünf oder sechs Jahren gekauft hat, haben möchte, wie soll er diese Informationen in einem Format erhalten, das er auf einem mobilen Gerät oder Tablet nutzen kann, wenn die Informationen in einem ECM-System als alte PDL-Dateien gespeichert sind? Diesem Umstand muss Rechnung getragen werden.
Aus diesem Grund erwägen viele Unternehmen die Migration von älteren ECM-Systemen auf neuere, moderne Content-Services-Plattformen, um mehrere Ziele zu erreichen: mehr Flexibilität bei der Speicherung, Präsentation und Bereitstellung von Inhalten entsprechend den Kundenwünschen sowie eine höhere Effizienz, Einsparungen bei den Betriebskosten und eine Reduzierung des Verwaltungsaufwands.
Obwohl die Migration von Content-Systemen auf neuere Methoden in vielerlei Hinsicht Vorteile verspricht, ist dies ein Projekt, das nicht auf die leichte Schulter genommen werden sollte. Wie bei jedem größeren Projekt sind Analyse, Planung und Vorbereitung unabdingbar. Da alte Inhaltssysteme jedoch Dokumente und Daten in verschiedenen Formaten enthalten können, deren Details sich im Laufe der Zeit wahrscheinlich geändert haben, sind Fachwissen und erfolgreiche Erfahrungen bei der Verwaltung von Extraktions- und Migrationsinitiativen unerlässlich.
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