Glendale, Kalifornien, die „Juwelenstadt“, ist ein Vorort von Los Angeles, der als Geburtsort der Hamburgerkette Bob’s Big Boy und der Eisdielenkette „31 Flavors“ von Baskin-Robbins bekannt ist und derzeit den Hauptsitz von IHOP beherbergt. Die Polizeibehörde überwacht 23 Quadratmeilen und sorgt für die öffentliche Sicherheit der fast 210.000 Einwohner von Glendale. Sie besteht aus vier Abteilungen: Ermittlungsdienste, Außendienst, Unterstützung und Verwaltungsdienste. Zu den Verwaltungsdiensten gehört das Records Bureau, das für die Verwaltung von Fallakten zuständig ist. Eine Fallakte wird angelegt, wenn ein Verbrechen gemeldet wurde, und wird zusammengestellt, sobald neue Dokumente eintreffen. Jede Fallakte besteht aus Dokumenten in unterschiedlichen Formaten wie Polizeiberichten, Fingerabdruckdateien, Zeugenaussagen, Listen und Fotos von Ermittlern am Tatort, DNA-Aufzeichnungen und möglicherweise Gerichtsakten, Gefängniseinweisungen und Verhaftungsakten. Sie enthält gescannte Dokumente und elektronische Quelldokumente. Im Verlauf des Ermittlungsverfahrens müssen die Fallakten von den verschiedenen mit dem Fall befassten Abteilungen überprüft und untersucht werden. Einige der beteiligten Abteilungen sind Bewährungshilfe, die Staatsanwaltschaft, die Gerichtsschreiber und verschiedene Ermittlungsbeamte. Fallakten müssen auch an die mit jedem Fall befassten Verteidiger gesendet werden. Die meisten Behörden sind Teil der Stadtverwaltung; gelegentlich können jedoch auch externe Behörden wie CHP, Familien-/Kinderdienste oder sogar das FBI beteiligt sein.
Wenn einer Akte neuer Inhalt hinzugefügt wird, ist das Records Bureau verpflichtet, eine gekennzeichnete Kopie der aktualisierten Akte an alle Abteilungen und Behörden zu verteilen, die an der Untersuchung und/oder Fallbearbeitung der mit dem Verbrechen in Verbindung stehenden Personen beteiligt sind. Eine besonders belastende Anforderung besteht darin, dass jede Kopie das eindeutige Wasserzeichen der empfangenden Partei tragen muss. In der Vergangenheit bedeuteten die Häufigkeit der Änderungen und die große Anzahl an Abteilungen und Behörden eine enorme Büroarbeit für die Mitarbeiter des Amtes. Jede Fallakte kann an ein Dutzend oder mehr Abteilungen und Behörden gehen und hundert oder mehr Seiten umfassen, die zuvor alle von Hand abgestempelt wurden. Der Ermittlungsunterstützungsdienst muss rund um die Uhr zur Verfügung stehen, was bedeutete, dass Büropersonal in allen drei Schichten eingesetzt werden musste, was die Kosten der Stadt zusätzlich erhöhte.
Ursprünglich handelte es sich um einen manuellen Prozess, bei dem Falldokumente auf mehreren Ricoh Aficio-Farbdruckern gescannt und gedruckt wurden, gefolgt von manuellem Kopieren, Sortieren und manuellem Stempeln der Fallpakete. Dieser Prozess war sehr zeitaufwändig und erforderte eine hohe Personalbesetzung in allen drei Schichten, um die Anforderungen der Gerichte an die rechtzeitige Übermittlung der Akten an die beteiligten Parteien zu erfüllen. Crawford Technologies Riptide wurde eingesetzt, um die Verteilung und das Output-Management der im IBM ECM-Repository gespeicherten Fallakten zu automatisieren. Riptide wurde nahtlos in die Fallverwaltungsanwendung integriert und bot eine Reihe von Mehrwertfunktionen, darunter die Automatisierung der Kennzeichnung von Fallpaketen mit Wasserzeichen, die Automatisierung des Drucks von Kopien von Fallpaketen und die Zusammenstellung von Fallpaketen aus den im ECM-Repository gespeicherten Fallinhalten. All dies trug dazu bei, kostspielige Benutzerfehler zu vermeiden und zeitaufwändige manuelle Aufgaben zu reduzieren.
Der Prozess beginnt damit, dass eine automatische E-Mail an das Records Bureau gesendet wird, in der mitgeteilt wird, dass einer Fallakte neue Inhalte hinzugefügt worden sind. Der Mitarbeiter des Records Bureau greift auf sein Fallbearbeitungssystem zu und ruft mithilfe von Suchvorlagen, die auf der Grundlage der Fallnummer erstellt wurden, automatisch die Dokumente in der Akte ab. Mit dem Riptide-Plugin für ECM wählt der Records Bureau-Mitarbeiter einfach „Riptide“ als Ausgabe für die abgerufenen Dokumente aus. Nach der Auswahl von ‚Riptide‘ wird ein benutzerdefinierter Bildschirm mit der Dokumentenliste angezeigt. Hier kann der Agent die Dokumente neu anordnen, die Anzahl der Kopien auswählen und für jede Kopie die Zielausgabe und das gewünschte Wasserzeichen aus einem Pulldown-Menü auswählen. Riptide automatisiert den Rest des Output-Management-Prozesses. Der Einsatz des automatisierten Prozesses von CrawfordTech Riptide spart nicht nur Zeit, sondern bietet auch eine Fehlerverfolgung, Protokollierung und eine Aufzeichnung der gesendeten Akteninhalte.
In den Worten des Projektleiters der Stadtverwaltung von Glendale: „Die Riptide-Lösung hat den Unterschied ausgemacht und ‚Tage und Stunden‘ Arbeit in ‚Minuten und Sekunden‘ verwandelt“, da die Aufgaben des Kopierens, Sortierens und manuellen Stempelns wegfielen. Eines der wichtigsten Ergebnisse war, dass die Mitarbeiter für produktivere Aufgaben eingesetzt werden konnten.
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