Jeder Anbieter von Transaktionsdokumenten-Diensten erhält solche Anrufe von seinen Kunden. Die übliche Antwort lautet: „Ich weiß nicht. Ich rufe Sie zurück.“ Dann beginnt das Durcheinander.
Das Betriebspersonal muss eine Reihe manueller Schritte ausführen, um die Dokumente zu finden, die die Kunden aus der Sendung entfernen möchten. Häufig haben Dienstleister keine Möglichkeit, einzelne Seiten aus einem Auftrag zu extrahieren, bis sie ihn drucken. Häufig bearbeitet die Betriebsabteilung Last-Minute-Entnahmen, indem sie Behälter mit fertiger Post durchsucht. Jemand muss Mailingberichte anpassen, den Vorfall als manuellen Eingriff protokollieren und die entnommenen Dokumente an den Kunden zurückgeben.
Die Bearbeitung von Anfragen besorgter Kunden durch das Hinterherjagen von E-Mails im Geschäft ist nicht nur unglaublich störend, sondern führt auch zu einem unterdurchschnittlichen Kundenerlebnis. Kunden lassen sich nicht gerne auf eine Antwort warten. Und natürlich erhöht ein zeitaufwändiger und manueller Prozess die Fehlerwahrscheinlichkeit.
Zum Glück gibt es einen besseren Weg. Mit Review and Release von Crawford Technologies können Sie Ihren Kunden mehr Einblick in ihre Aufträge geben. Sie können die abgezogenen Dokumente selbst markieren und so die Feuerprobe vermeiden, die so viele Druck- und Postdienstleister kennen.
Die Funktion „Prüfen und Freigeben“ sorgt dafür, dass Aufträge erst dann gedruckt werden, wenn der Kunde die Arbeit überprüft, überflüssige Seiten entfernt und den Auftrag zur Produktion freigegeben hat.
Bei einigen hochwertigen Aufträgen ist eine Überprüfung durch den Kunden erforderlich, bevor der Auftrag fortgesetzt werden kann. Persönliche Druckprüfungen sind schwierig zu planen und führen zu übermäßiger Leerlaufzeit, während auf das Eintreffen der Kunden vor Ort gewartet wird. Die Hold-Funktion beseitigt diesen Engpass, indem sie es den Kunden ermöglicht, PDF-Darstellungen des Produktionsdrucks anzuzeigen. Der Kunde gibt den Auftrag frei, nachdem er die elektronische Kopie genehmigt hat.
Eine weitere nützliche Anwendung von Review and Release bezieht sich auf Dokumente, die regelmäßig geprüft werden. Anstatt einen kompletten zweiten Satz von Dokumenten für die Prüfer auszudrucken, können die Beamten ihre Aufgaben online erledigen. Für die Kunden entfallen die Kosten für den Druck, die Zustellung und die sichere Vernichtung der Prüferkopien, und die Prüfer können ihre Arbeit effizienter erledigen.
Die in Review and Release integrierte Funktion zur Rechteverwaltung stellt sicher, dass nur autorisierte Personen auf sensible Dokumente zugreifen können. Das System hält fest, welche Dokumente von wem geöffnet wurden.
Verwenden Sie Review and Release, um Programmieränderungen oder die Entwicklung neuer Anwendungen zu überprüfen. Anstatt Tinte und Papier für eine manuelle Sichtprüfung zu verschwenden, lassen Sie die technischen Mitarbeiter ihre Änderungen über eine Online-Überprüfung bestätigen. Diese Funktion ist besonders nützlich für datengesteuerte Dokumente, bei denen Variablen die Bildauswahl, Formatierung oder Textblöcke steuern.
Review and Release befasst sich mit einem Problem, das Druck- und Postdienstleister daran hindert, einen überragenden Kundenservice zu bieten – ein entscheidendes Unterscheidungsmerkmal im Wettbewerb. Um auf dem Markt erfolgreich zu sein, müssen sich Dienstleister durch überdurchschnittlichen Service und Leistung auszeichnen. Review and Release ist eine Möglichkeit, dieses Ziel zu erreichen.
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Crawford Technologies ist ein preisgekrönter, globaler Anbieter von Softwarelösungen und Dienstleistungen, die Unternehmen dabei helfen, die sichere und zugängliche Bereitstellung, Speicherung und Präsentation ihrer Kundenkommunikation zu optimieren und zu verbessern.
