Eines der größten Probleme für Druckereien ist heute die Verwaltung der steigenden Zahl kleiner Aufträge. Unternehmen, die in Geräte und Software investiert haben, die für die Produktion großer Stückzahlen optimiert sind, müssen feststellen, dass ihre Betriebsabläufe weniger effizient werden, da sie versuchen, die Verarbeitungseigenschaften mehrerer Aufträge zu koordinieren, deren Volumen immer kleiner geworden ist.
Auftragswechsel waren schon immer ein Produktivitätskiller bei der Dokumentenverarbeitung. Je nach Anwendungsvielfalt und den Prozessen, die Unternehmen zur Steuerung, Nachverfolgung und Bereitstellung ihrer Arbeit verwenden, können Auftragslücken leicht bis zu 30 Minuten betragen. Das ist nicht so schlimm, wenn es nur ein- oder zweimal pro Schicht vorkommt, aber was sollen Produktionsleiter tun, wenn sie acht oder zehn Umstellungen pro Tag haben? Wie gehen sie mit sinkender Produktivität um? Wie rechtfertigen sie Investitionen in neue Hardware, Software oder Schulungen, wenn die durchschnittliche Tagesleistung dieses Jahr niedriger ist als im Vorjahr?
Darauf gibt es keine einfache Antwort. Jede Werkstatt hat eine andere Ausstattung, einen einzigartigen Auftragsmix, Terminschwierigkeiten, Volumenspitzen und -tiefs und Dutzende anderer Variablen. Eine Lösung, die für eine Organisation funktioniert, kann für eine andere ungeeignet sein.
Wir können jedoch eine Strategie vorschlagen, die die Verarbeitung all dieser kleinen Aufträge erleichtert, deren Einrichtung fast genauso viel Zeit in Anspruch nimmt wie ihre Ausführung.
Die Umwandlung vieler kleiner Aufträge in eine geringere Anzahl großer Aufträge scheint eine logische Lösung des Problems zu sein. Leider ist dies keine leichte Aufgabe. Kuvertiermaschinen können jeweils nur einen ausgehenden Umschlag verarbeiten. Das Zusammenführen von Dokumenten aus verschiedenen Aufträgen bedeutet, dass alle Dokumente im selben Umschlag verschickt werden müssen.
Bei Geschäften, die eine Vielzahl von Anwendungen ausführen, wie es bei Druck-/Mail-Dienstleistern üblich ist, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass die Dokumente, die sie kombinieren möchten, ursprünglich für einzigartige Umschläge entworfen wurden. Adressblöcke wurden so positioniert, dass sie mit bestimmten Umschlagfensterpositionen übereinstimmten. Sogar die Faltspezifikationen können von Auftrag zu Auftrag unterschiedlich sein.
Viele Dokumente wurden für Briefumschläge mit einem Fenster und vorgedruckten Firmenlogos und Absenderadressen entworfen. Das Mischen von Dokumenten in einem einzigen Auftrag erfordert Änderungen, um Abweichungen in den Absenderinformationen zu berücksichtigen. Auch das Sicherstellen, dass die Empfängeradressen gemäß den Postvorschriften im Fenster erscheinen, ist eine Herausforderung, wenn die Dokumente ursprünglich für benutzerdefinierte Fensterpositionen entworfen wurden.
Die Probleme liegen auf der Hand. Das einfache Drucken großer Stapel unterschiedlicher Dokumente funktioniert selbst in einer Umgebung mit Vollfarb-Tintenstrahldruck auf weißem Papier nicht, ohne die Dokumente, die Umschläge oder beides auszutauschen.
Druck-/Mail-Dienstleister sowie unternehmensinterne Shared Services und Betriebsabläufe haben selten Zugriff auf die Quellprogramme, aus denen die Dokumente erstellt wurden. Sie können das Format der von ihren Kunden empfangenen Dokumente nicht ändern.
Software für das Re-Engineering von Dokumenten ist in der Regel die beste und oft auch die einzige Möglichkeit für Manager, kleine Aufträge erfolgreich zusammenzufassen und die frühere Produktivität ihres Unternehmens wiederherzustellen. Lösungen wie Operations Express von Crawford Technologies arbeiten mit den Druckbilddateien und ermöglichen es autorisierten Mitarbeitern, die Dokumente in ein gemeinsames Layout und eine gemeinsame Falzspezifikation zu ändern. Erst dann können die Mitarbeiter die Dokumente aus mehreren Aufträgen zusammenführen und in einen einzigen Briefumschlag einfügen, was die Zahl der Auftragswechsel reduziert und die Effizienz steigert.
Branchenanalysten berichten, dass die größte Herausforderung bei der Dokumentenverarbeitung darin besteht, große Mengen kleiner Aufträge zu bewältigen. Ohne den Einsatz von Tools zur Änderung der Dokumente für eine effizientere Verarbeitung wird sich dieses Problem nur noch verschärfen. Geschäfte, die früher Software zur Dokumentenneugestaltung für einfache Aufgaben wie das Hinzufügen von Barcodes verwendeten, beginnen nun, ihre Systeme für umfangreichere Dokumentenneugestaltungen zu verwenden. Diese Änderungen ermöglichen es ihnen, trotz sinkender Druck- und Postvolumina weiterhin ihre Kunden zu bedienen und Briefe zu vernünftigen Preisen zu produzieren.
Crawford Technologies ist ein preisgekrönter, globaler Anbieter von Softwarelösungen und Dienstleistungen, die Unternehmen dabei helfen, die sichere und zugängliche Bereitstellung, Speicherung und Präsentation ihrer Kundenkommunikation zu optimieren und zu verbessern.
