Kennen Sie Ihr Archiv, Teil 1

In der heutigen Online-Welt kommunizieren Unternehmen mit ihren Kunden nicht nur über traditionelle papierbasierte Kommunikationsformen, sondern auch über Telefon, E-Mail, Facebook, SnapChat, Twitter und andere digitale Plattformen. Um einen hervorragenden Kundenservice zu bieten und in vielen Branchen gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, ist eine umfassende Aufzeichnung der Kundenkommunikation und -inhalte erforderlich. Auf diesem neuen Paradigma basieren zahlreiche unternehmensweite Archivierungs- und Content-Management-Systeme.

Kunden sind es gewohnt, PDF-Dokumente mit dem allgegenwärtigen Standalone-Reader Adobe Acrobat und Browser-Plugins zu lesen. Dies geschieht so nahtlos, dass viele Leute die Technologiewechsel zwischen Präsentationen nicht bemerken und noch weniger die damit verbundenen potenziellen Komplexitäten verstehen. Hinter den Kulissen arbeiten viele Technologien und Standards zusammen, um Ihren Kunden ein positives Erlebnis zu bieten.

Das Legacy-Problem

Der Großteil der Archivinhalte wurde erstellt, als die gesamte Kommunikation noch papierbasiert war. IBM-Mainframes und unterstützende Geräte waren der Vertriebskanal der Wahl, da sie der einzige automatisierte Vertriebskanal waren und die Lebenszyklen von Dokumenten mehrere zehn Jahre betrugen (denken Sie an Pensionspläne und Hypotheken). Ihre Verwendung und ihr Erbe sind jedoch auch heute noch weit verbreitet. Willkommen in der Welt von AFP.

In Ihren Altarchiven gibt es eine Fülle von Informationen, auf die nur bei Bedarf zugegriffen wird. Natürlich ist Ihr Archiv möglicherweise mit einer Referenznummer indiziert, aber das war es auch schon. Sie möchten das Archiv auf Ihre neue Content-Management-Plattform für die Kundenkommunikation verschieben – aber wie? Die Programmierer, die die Systeme implementiert haben, sind jetzt Manager oder haben andere Stellen verlassen, und die Teams, die die neueren Technologien zur Dokumenterstellung verwenden, generieren einfach AFP und PDF , die „einfach funktionieren“. Die umgebende Infrastruktur und die Druckersteuerung isolieren sie von den Nuancen externer Ressourcen, Bildauflösung und Schriftartenersetzungen. Die Wartung und Unterstützung der Plattform und Software, die Ihr Altarchiv enthält, wird jedoch immer teurer, und ihr Wert über die obligatorische Einhaltung gesetzlicher Vorschriften hinaus sinkt von Tag zu Tag.

In den nächsten Wochen wird Crawford Technologies eine Reihe von Artikeln und Aufzeichnungen veröffentlichen, in denen die Technologie und die Terminologie erläutert werden, die diesen Archiven zugrunde liegen, und wie Sie diese nutzen können, um deren Inhalte in Ihre zentrale Kundenansicht zu integrieren.