Dies ist der vierte Beitrag in unserer Blogserie über die Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union, die am 25. Mai 2018 in vollem Umfang in Kraft getreten ist. Beim letzten Mal haben wir uns kurz mit der Granularität des Datensatzmanagements befasst, die erforderlich ist, um Vorschriften wie die DSGVO zu erfüllen.
Dieses Mal betrachten wir Techniken zur Erzielung einer feinkörnigen Datensatzverwaltung mit Kundenkommunikation. Insbesondere betrachten wir, wie dies sowohl mit grobkörnigen als auch mit feinkörnigen Datensatzverwaltungssystemen erreicht werden kann.
Im letzten Beitrag haben wir die Techniken besprochen, die Organisationen zum Speichern ihrer ausgehenden Kundenkommunikation verwenden. Kontoauszüge, Briefe und Richtliniendokumente werden in der Regel von Batch-Systemen entweder auf dem Mainframe oder von Unternehmensanwendungen oder von sogenannten Dokumentenerstellungstools generiert. Allen diesen Systemen ist gemeinsam, dass sie Daten verbrauchen und Dokumente herausfiltern, die für den Druck auf High-End-Druckern geeignet sind. Druckauflagen umfassen oft Hunderttausende von Dokumenten.
Eine Möglichkeit für Unternehmen, diese Druckdateien zu optimieren, besteht darin, Ressourcen wie Schriftarten, Bilder und Overlays nur einmal für den gesamten Stapel zu speichern. Das Speichern von Ressourcen für jedes einzelne Dokument kann die Stapelgröße um den Faktor 20 erhöhen, was die Stream-Verarbeitung verlangsamt, insbesondere bei High-End-Produktionsdruckern. Genau diese Druckstapel werden in Archiven gespeichert, mit einem Index, der auf die Grenzen zwischen Dokumenten innerhalb der Druckdatei verweist, die separat in einer Datenbank gespeichert werden. Beispielsweise kann die Abrechnung eines Kunden A in einer Datei von Seite 10.546 bis Seite 10.560 vorhanden sein. Die Herausforderung besteht darin, eine Datei aus einem Stapel zu löschen, da nicht nur der Index zum Datensatz gelöscht werden muss, sondern auch die eigentlichen Seiten des Dokuments selbst entsorgt werden müssen.
Bei der umgekehrten Methode werden Stapel in einzelne Dokumente aufgeteilt und diese Dokumente separat im Kundenkommunikationsarchiv gespeichert, was zu einer höheren Speicherdichte führt.
Die beiden Techniken sind allgemein als „No-Burst“ für die Stapelspeicherung und als „Full Burst“ für die Speicherung einzelner Dokumente bekannt.
Die offensichtliche Frage ist also, ob ein nicht-burst-Archiv konform sein kann. Die Antwort hängt von den von Ihnen verwendeten Tools ab. Die meisten nicht-burst-Archive können keine einzelnen Dokumente löschen und sind daher nicht DSGVO-konform. Diejenigen, die dies können, können sowohl Inhalte als auch Indizes aus dem Archiv löschen.
Vollständige Burst-Archive entsprechen immer der DSGVO, da alle Datensätze jederzeit verwaltet und gelöscht (oder umgekehrt aufbewahrt) werden können.
Den meisten Organisationen ist nicht bewusst, dass ihre vorhandenen Kundenkommunikationsarchive nicht den DSGVO-Vorschriften entsprechen. No-Burst- und Full-Burst-Archive können konform sein, viele sind es jedoch aufgrund der veralteten Technologien, auf denen sie basieren, nicht.
In unserem nächsten Blog werden wir uns genauer ansehen, warum die in Archiven gespeicherten Formate für die DSGVO wichtig sind. Wir werden untersuchen, wie Druckformate wie AFP, Metacode und PDF in Systemen und Archiven gespeichert und verwaltet werden und Techniken erkunden, um sie effizient nutzen zu können.
Weitere Informationen über die Lösungen von CrawfordTech für die Archivierung von Kundenkommunikation finden Sie unter Riptide Conversion Services für CMOD, PRO Archiver für Documentum, PRO Archiver für InfoArchive, CCM Gateway für Alfresco, CCM Gateway für Box und CCM Gateway für SharePoint, die alle hier verfügbar sind.
Weitere Informationen zur Datensicherheit können Sie in der Aufzeichnung unseres letzten Webinars abrufen.
Dies ist Teil einer Reihe von Blogbeiträgen zur DSGVO. Lesen Sie sie alle!
Crawford Technologies ist ein preisgekrönter, globaler Anbieter von Softwarelösungen und Dienstleistungen, die Unternehmen dabei helfen, die sichere und zugängliche Bereitstellung, Speicherung und Präsentation ihrer Kundenkommunikation zu optimieren und zu verbessern.
