In unserem vorherigen Artikel dieser technischen Reihe zu Advanced Function Presentation (AFP), „Ihr Archiv verstehen: Speicheranforderungen, Teil 1“ , haben wir uns mit den Datentypen in einem Kundenkommunikationsarchiv befasst. Dieses Mal beschäftigen wir uns mit den Speicher- und Abrufoptionen, die für die Langzeitarchivierung zur Verfügung stehen.
Dokumente in einem Kundenkommunikationsarchiv sind statisch und werden daher nicht mehr als Standardbestandteil eines Geschäftsprozesses aktualisiert. Auf einige können interne und externe Kunden über Webportale zugreifen und einige werden zu Prüf- oder Compliance-Zwecken abgerufen, aber der überwiegende Teil der Kundenkommunikation wird nie wieder angesehen.
Je nach Erstellungstool oder Branchensystem, das die Dokumente generiert hat, können sie entweder einzeln, in einer eigenen Datei (Burst) oder als Teil einer größeren Datei (Non-Burst) gespeichert werden.
Bei dieser Art von Speichertechnik wird jede Kommunikation als eigenes, in sich geschlossenes Dokument archiviert. Das am häufigsten verwendete Format ist PDF oder PDF/A, wobei jedes im Burst-Modus gespeicherte Dokument als separate Einheit verwaltet wird. Bei dieser Technik ist der Speicheraufwand größer, da Schrift- und Ressourcendaten in jedem Dokument repliziert werden und die erforderliche Menge von Fall zu Fall variiert.
Wenn die Dokumente nicht verschlüsselt sind, gibt es glücklicherweise Techniken, mit denen sich der Speicherbedarf um 80 % oder mehr reduzieren lässt.
Im Nicht-Burst-Modus wird die Datei mit einem einzigen Ressourcensatz gespeichert, enthält aber mehrere Dokumente. Jedes Dokument wird zur Identifizierung innerhalb der Datei nach Seitenzahl indiziert. Eine typische Advanced Function Presentation (AFP)-Datei enthält einen Ressourcensatz, aber Tausende von Dokumenten. Das Erstellen einer Datei mit dieser Struktur ist nicht so schwierig, wie es scheinen mag, insbesondere da viele Dokumenterstellungssysteme diese Methode bereits standardmäßig zum Erstellen von Druckdateien usw. implementieren.
Bei einzelnen Dateien, die bereits Ressourcen enthalten, können Tools wie PRO Concatenator doppelte Ressourcen erkennen und entfernen, wenn die Dateien kombiniert und in das Archiv geladen werden. Diese Tools können zusätzlich zu anderen Lösungen verwendet werden, die ein ganzes Archiv auf Gemeinsamkeiten prüfen und so sicherstellen, dass nur eine einzige Kopie der Ressource vorhanden ist.
Eine Retrieval-Software kombiniert dann die Ressourcen und die einzelnen Dokumentseiten für den Benutzer neu, bevor sie präsentiert werden. Diese Dokumente können eine eigene Kopie der Ressourcen (PDF/A) enthalten und beispielsweise digital signiert werden, ohne die Archivintegrität zu beeinträchtigen.
Wenn Sie die Speicher-, Komprimierungs- und Abruftechniken verstehen, die beim Erstellen oder Laden von Dateien in ein Archiv zur Verfügung stehen, können Sie wichtige Geschäftsentscheidungen treffen. Dazu können das Verschieben von Dokumenten von älteren Plattformen, das Entfernen teurer und schwer zu wartender Systeme aus der IT-Infrastruktur und das Einsparen von Speicherplatz während der Migration gehören. Weitere Optionen sind das Hinzufügen von Transpromo-Nachrichten zu Transaktionsdokumenten oder das Erstellen zugänglicher Dokumente bei gleichzeitiger Verwaltung und Wartung Ihres Speicherbedarfs.
Das nächste Mal erkunden wir die dynamische Dokumentabfrage und wie diese Ihr Kundenkommunikationsarchiv nutzt.
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