Unternehmen erstellen manchmal aus der Not heraus ineffiziente Workflows zur Dokumentenproduktion. Aus einem Sammelsurium manueller und automatisierter Schritte entsteht ein neuer Job oder eine neue Anwendung, die sich irgendwie zum Dauerverfahren entwickelt. Es ist nicht ungewöhnlich, dass dieselben Jobs, die unter den ursprünglichen Ad-hoc-Workflows ausgeführt werden, auch mehrere Jahre später noch verarbeitet werden.
Die Verfahren mögen funktionieren, aber sie sind nicht so effizient, wie sie es in einem rationalisierten Dokumenten-Workflow sein könnten. Oft hängt der Erfolg von den Kenntnissen wichtiger Mitarbeiter ab, die die Schritte auswendig gelernt haben oder „hinter den Kulissen“ Manipulationen innerhalb des Dokumentenmanagementsystems vornehmen. Das ist nicht gut und wird allgemein als schlechtes oder ineffizientes Workflow-Management angesehen. Dies ist oft die Ursache für kostspielige Druckfehler und noch kostspieligere Datenverletzungen.
Auf diese Weise können Produktionsaufträge gestartet werden, wenn plötzlich und ohne Vorwarnung Arbeit eintrifft, und das Dokumentproduktionspersonal muss sich hektisch überlegen, wie es die Aufträge ausführen und Termine einhalten kann. Kunden scheinen diese ersten Durchläufe immer zu verzögern, sodass kaum Zeit bleibt, Prozesse zu testen oder den Dokument-Workflow gründlich zu planen.
Probleme tauchen Jahre später auf, wenn sich etwas in der Produktionsumgebung ändert. Neue Geräte, neue Softwareversionen oder neue Mitarbeiter können einen oder mehrere Arbeitsschritte stören. Plötzlich fällt ein grelles Licht auf einen Prozess, der von Anfang an fehlerhaft war, und offenbart Ineffizienzen im Dokumenten-Workflow. Was alle für perfekt funktionierend hielten, stellt sich als anfälliger heraus als gedacht, und unterstreicht die Notwendigkeit eines besseren Dokumentenmanagements.
Wenn so etwas passiert, ist die schlechteste Reaktion, die Dinge zu flicken und nur so viele Änderungen vorzunehmen, dass der Auftrag wieder läuft, was auf lange Sicht weder Zeit noch Geld spart. Obwohl dies kurzfristig notwendig sein kann, um Termine wieder einzuhalten, bringt es die Dokumentenvorgänge wieder in die gleiche Situation und beeinträchtigt ihren Dokumenten-Workflow. Die Migration zum Tintenstrahldruck mit Produktions-PDF-Datenströmen scheint dies noch verschärft zu haben.
Diese Probleme treten wöchentlich bei vielen Produktionsdruckereien oder Druckdienstleistern (PSPs) auf. Die Migration von AFP-Daten und Xerox-Daten zu Produktions-PDF-Workflows führt dazu, dass viele Kunden jetzt glauben, dass PDFs druckbar sind, wenn sie auf dem Bildschirm gut aussehen. Nicht alle PDFs sind gleich. Ein einfaches Upgrade oder eine Änderung des PDF-Treibers auf dem System, das die PDF erstellt, kann erhebliche Probleme bei ineffizienten Workflows verursachen, die nicht in der Lage sind, die Druckdateien vorab zu prüfen oder zu normalisieren, um zu überprüfen, ob alle Schriftarten und Bildressourcen enthalten sind, und um sicherzustellen, dass das endgültige PDF-Format tatsächlich druckbar ist.
Ein besserer Ansatz besteht darin, Produktionsaufträge in der Werkstatt zu bewerten, bevor sie unerwartet fehlschlagen. Untersuchen Sie alle Arbeitsschritte und automatisieren Sie die Prozesse, wo immer möglich. Dies spart Zeit und Geld. Ironischerweise migrieren Unternehmen, die in Software zur Produktionsautomatisierung investieren, möglicherweise nie alle ihre Aufträge auf die digitale Dokumentenplattform oder die moderne Automated Document Factory (ADF). Sie installieren Automatisierungsfunktionen, implementieren das elektronische digitale Dokumentensystem jedoch nie vollständig. Dieser Zustand kommt nur allzu häufig vor.
Automatisierungssoftware kann mit Stunden für professionelle Dienstleistungen geliefert worden sein, die abgelaufen sind, bevor der Anbieter alle Aufträge konvertiert hat. Manchmal passen Softwareanbieter im Rahmen des Dokumenten-Workflow-Kaufvertrags nur eine einzige Anwendung an. Die restlichen Aufträge müssen vom internen Personal konvertiert werden. Vielleicht hat das Unternehmen ein ungeeignetes Tool gewählt, um die Vielzahl der Produktionsaufträge im Geschäft abzuwickeln. Was auch immer der Grund sein mag, viele Geschäfte betreiben Workflow-Automatisierungssoftware in ihren Einrichtungen, verarbeiten jedoch weiterhin eine Reihe von Aufträgen „auf die alte Art“ – auf manuelle Art. Dies führt zu problematischen Workflow-Silos, die den Produktionsprozess behindern können.
Crawford Technologies bietet Tools an, mit denen Dokumentenbetriebe die Kontrolle über ihre Produktionsabläufe übernehmen können. Wir empfehlen jedoch, alle bestehenden Aufträge zu überprüfen, bevor Sie Lösungen wie PRO Conductor um Zeit und Geld zu sparen. Wir empfehlen auch, die vorhandene interne Dokumentation zu überprüfen und zu beobachten, wie die Produktionsmitarbeiter die Arbeit verarbeiten. Die Mitarbeiter nehmen häufig Anpassungen am Workflow und am Produktionsprozess vor, versäumen es aber möglicherweise, die Dokumentation zu aktualisieren.
Die Auswahl der richtigen Software für Ihre Umgebung und die anschließende Implementierung einer automatisierten Produktions-Workflow-Lösung wird weniger stressig und effektiver sein, wenn Sie jeden Produktionsauftrag bewerten, rationalisieren und dokumentieren. Viele Unternehmen drängen auf einen „normalisierten Produktionsstandard“, bei dem viele Anwendungen in einem einzigen Workflow verarbeitet werden können und das Onboarding zusätzlicher Anwendungen in wenigen Minuten mit KI-basierten Tools wie SmartSetup. Machen Sie den nächsten Schritt, um diese versteckten Workflows zu finden, und bewahren Sie sich vor unerwarteten Fehlern, die sich auf Ihre Fähigkeit auswirken, Kundenzusagen einzuhalten.
Das professionelle Serviceteam von CrawfordTech hat vielen Organisationen dabei geholfen, versteckte und unnötige Arbeitsabläufe zu eliminieren, Abläufe erheblich zu vereinfachen und Fehlerquellen zu reduzieren, was zu wesentlich reibungsloseren Produktionsabläufen führte. Durch diesen Ansatz ist die Organisation viel weniger abhängig vom institutionellen Wissen der Druckoperatoren.
Wenn Sie für eine Lösung zur Automatisierung des Produktionsablaufs bereit sind, können Sie das richtige Produkt besser auswählen und die Vorteile eines erfolgreichen Produktionsablaufs nutzen, der alle Anwendungen in Ihrem Shop umfasst.
Crawford Technologies ist ein preisgekrönter, globaler Anbieter von Softwarelösungen und Dienstleistungen, die Unternehmen dabei helfen, die sichere und zugängliche Bereitstellung, Speicherung und Präsentation ihrer Kundenkommunikation zu optimieren und zu verbessern.
