Es ist Zeit, die Komplexität der Dokumenten-Qualitätssicherung zu reduzieren

Die Dokumenten-Qualitätssicherung ist ohne Frage für alle Anbieter von Kundenkommunikation von entscheidender Bedeutung. Die Folgen unzureichender Dokumenten-QA-Prozesse reichen von Produktivitätsverlusten, Verzögerungen im weiteren Verlauf, nicht eingehaltenen SLAs und kostspieligen Nacharbeiten bis hin zu einer schlechten Kundenerfahrung (CX). Die Durchführung der Qualitätssicherung in einer Umgebung mit hohen Transaktionsdokumentenvolumen ist jedoch von Natur aus komplex. Sie müssen sich nicht nur aufgrund der dynamischen Formatierung und Personalisierung mit Millionen einzigartiger Dokumente befassen, sondern die wachsende Anzahl neuer Tools und Plattformen, die getestet werden müssen, trägt zur zeitaufwändigen Monotonie der QA bei. Jede kleine Änderung kann ein Problem verursachen, dessen Suche und Lösung wertvolle Zeit kostet. Im Grunde könnte es sehr wohl zu der Suche nach der Nadel im Heuhaufen werden.

Die unvermeidliche störende Dokument-QA-Anfrage

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Sie erhalten einen Anruf von Ihrem Top-Kunden wegen eines riesigen, teuren Druckauftrags, der morgen rausgehen soll. Es wurden wichtige Dokumentänderungen vorgenommen, die vor dem Druck überprüft werden müssen. Nicht nur wurden neue Geschäftsbedingungen (AGB) zu staatsspezifischen Abrechnungen hinzugefügt, sondern es gibt auch spezifische Kundenabrechnungen, die aus dem Druck genommen werden müssen. All dies muss innerhalb der nächsten 2 Stunden bestätigt werden, um das SLA einzuhalten. Und Ihr Kunde möchte alle endgültigen Änderungen genehmigen. Sie sagen: „Natürlich. Ich rufe Sie in 2 Stunden zurück.“

Die ungeplante Änderung Ihres Kunden ist für Sie zum Notfall geworden und es besteht keine Chance, zusätzliche Zeit zu bekommen.

Nachdem Sie den Hörer aufgelegt haben, erinnern Sie sich sofort daran, dass Sie über einige QA-Lösungen von Crawford Technologies gelesen haben, mit denen Sie all diese Anfragen Ihres Kunden schnell und einfach hätten bearbeiten können. Sie notieren sich, dass Sie Ihren CrawfordTech-Vertreter später anrufen werden, denn jetzt müssen Sie erst einmal die Nadel im Heuhaufen finden.

Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Dokumenten-Qualitätssicherung

Diese Art von Anfragen sind ziemlich häufig und müssen mit den richtigen Tools (oder Lösungen) nicht zu einer Feuerübung werden. Die leistungsstarken und skalierbaren Qualitätssicherungs-Tools von Crawford Technologies helfen Ihnen bei der Automatisierung Ihrer QA-Workflows für Dokumente.

• Mit unserem PRO Quick Compare Tool ist es ein Leichtes, die neuen AGBs für die angegebenen Zustandserklärungen zu validieren. PRO Quick Compare ist ein effizientes, kostengünstiges Dienstprogramm für die Qualitätssicherung von Dokumenten, das zwei Datenstromdateien liest, sie im ausgewählten Modus – Objekt, Pixel oder Text – vergleicht und eine nebeneinander liegende Darstellung aller Seiten mit farblicher Hervorhebung ausgibt, damit Sie die erkannten Unterschiede leicht erkennen können. Es ist ideal für den Vergleich aller Seiten eines Dokuments, auch wenn Seiten eingefügt oder gelöscht wurden, wie es bei diesen neuen AGB der Fall ist.
• Die Anforderung des Kunden, bestimmte Kundenauszüge zu entnehmen, lässt sich mit unserer Funktion „Prüfen und Freigeben“ einfach verwalten. Die Benutzer können die angegebenen Auszüge einfach prüfen und die Seiten entnehmen, bevor sie den Auftrag zur Produktion freigeben. Damit entfällt der manuelle Schritt, sich durch Stapel von gedruckten Dokumenten und Umschlägen zu wühlen, um die richtigen Dokumente zu finden.
• Und schließlich ermöglicht unsere PRO Conductor Proof and Approve Lösung Ihrem Kunden, den Auftrag oder einzelne Datensätze innerhalb eines Auftrags anzusehen, zu genehmigen, zurückzuhalten oder abzulehnen. Ihr Kunde erhält über ein webbasiertes Dashboard oder eine E-Mail mit einer persönlichen URL Echtzeitzugriff auf die Datei. Die Verantwortung und Kontrolle für die Prüfung und Freigabe liegt damit beim Eigentümer des Dokuments. Da immer weniger Zeit und Ressourcen für die Verwaltung der Qualitätssicherung von Dokumenten zur Verfügung stehen, ist es wichtig, dass Unternehmen über die richtigen Tools verfügen, um auf effiziente Weise präzise Kundenkommunikation und eine positive Kundenzufriedenheit zu gewährleisten. Die QA Suite von Crawford Technologies bietet diese Werkzeuge zusammen mit dem Fachwissen, um diese geschäftlichen Herausforderungen zu lösen und qualitativ hochwertige, leistungsstarke und kostengünstige Ergebnisse zu gewährleisten.

Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Herausforderungen bei der Qualitätssicherung von Dokumenten mit den GUI-basierten, automatisierten QA-Tools von Crawford Technologies zu lösen. Greifen Sie noch heute zum Telefon und rufen Sie Ihren Crawford Tech Rep an, um mehr über die QA-Lösungen von Crawford Technologies zu erfahren.