In unserem letzten Beitrag haben wir uns mit den idealen Eigenschaften einer Archivierungsplattform für die Kundenkommunikation der nächsten Generation befasst. In diesem Beitrag betrachten wir einige der kritischen Aspekte bei der Migration älterer Kundenkommunikationsarchive auf ECM-Plattformen der nächsten Generation.
Legacy-Archive für Kundenkommunikation werden selten mit Blick auf ihre spätere Ablösung konzipiert. Tatsächlich leiden Legacy-Archive unter ihrem eher geschlossenen Ansatz zur Archivierung von Inhalten. Insbesondere die Verwendung proprietärer Dateiformate, das Fehlen von APIs und der Mangel an Entladetools spiegeln das Alter dieser Produkte wider. Das Endergebnis ist, dass das Erfassen von Daten aus diesen Legacy-Archiven, die für die Migration bereit sind, nicht immer einfach ist. Wenn möglich, ist es wichtig, dokumentierte Techniken zum Entladen von Inhalten aus der Quelle zu verwenden. Wo solche Techniken nicht verfügbar sind, sind möglicherweise spezielle Tools erforderlich, um auf diese Systeme zuzugreifen und die Inhalte und Indizes zu extrahieren.
Viele Organisationen wählen PDF-Varianten wie PDF/A für die Langzeitarchivierung, da dies ein international anerkannter Standard ist, der gegenüber herkömmlichen Druckformaten erhebliche langfristige Vorteile bietet. Die Gewährleistung einer hochpräzisen Konvertierung von älteren Druckformaten wie AFP, Metacode, PostScript, PCL und Zeilendaten nach PDF/A ist ein wesentlicher Bestandteil einer hochwertigen Archivmigration. Für diejenigen, die sich jedoch für die Speicherung älterer Druckformate entscheiden (wie sie es möglicherweise in älteren Archiven getan haben), bietet CrawfordTech die Möglichkeit, diese auch in modernen ECM-Systemen zu speichern. Das ist richtig, Sie können AFP weiterhin mit Ihrem ECM-System der nächsten Generation archivieren.
ECM-Systeme der nächsten Generation lassen sich in hohem Maße an eine Vielzahl von Anwendungsfällen für das Content Management anpassen. Das gängigste Speichermodell für Inhalte in den meisten ECM-Systemen ist beispielsweise eine Eins-zu-Eins-Korrespondenz zwischen Inhaltsobjekten und Dokumenten, die sich für eine Vielzahl von Anwendungsfällen eignet und eine feinkörnige Aktenverwaltung ermöglicht. Crawford Technologies hat ein Speichermodell mit einer Eins-zu-Vielen-Korrespondenz zwischen Inhaltsobjekten und Dokumenten entwickelt, das die Archivierung großer Mengen von Dokumentenstapeln unterstützt – eine Technik, die in vielen alten Kundenkommunikationsarchiven verwendet wird – und nun auch in modernen ECM-Systemen eingesetzt werden kann.
Wir nennen diese Ansätze „No-Burst“- bzw. „Full-Burst“-Archivierung. Das bedeutet, dass unsere Kunden die Speichereffizienz mit der Granularität der Datensatzverwaltung kombinieren können. Crawford Technologies nutzt diesen Ansatz in vollem Umfang, was bedeutet, dass die migrierten Inhalte ihrem Gegenstück im Quellsystem sehr ähnlich sind, was den Speicherplatz ebenfalls um das 20-fache reduzieren kann.
e-Presentment-Dienste sind wesentliche Komponenten der Prozesse, die es Verbrauchern ermöglichen, über Webportale und Mobilgeräte auf Dokumente zuzugreifen. e-Presentment kann eine Dokumenttransformation umfassen, um als AFP oder PDF gespeicherte Dokumente in HTML5 umzuwandeln, damit sie auf Mobilgeräten oder einem Webbrowser angezeigt werden können. Zugängliches Tagging ist der Prozess der Formatierung eines Dokuments für Bildschirmleseprogramme, die blinde und sehbehinderte Personen unterstützen. Dies kann während des e-Presentment in Echtzeit erfolgen. Andere Vorgänge, die während des e-Presentment durchgeführt werden, können die Redaktion von Dokumenten umfassen, die PCI-DSS und anderen gesetzlichen Anforderungen und Standards entsprechen müssen, sowie das Hinzufügen digitaler Signaturen, um Verbrauchern die Authentizität von Dokumenten zu garantieren.
Hinter den Kulissen verlassen sich viele Archive mit hohem Kommunikationsaufkommen auf die E-Präsentationsdienste von Crawford Technologies, um all diese Funktionen bereitzustellen. Dazu gehört auch das „Bursting“, bei dem E-Presentment-Dienste einzelne Dokumente in großen Stapeln finden.
Mehr über die Lösungen von Crawford Technologies für die Archivierung von Kundenkommunikation und E-Presentment finden Sie hier. Nächste Woche betrachten wir in Teil 3 die Best Practices für eine erfolgreiche Archivmigration.
Crawford Technologies ist ein preisgekrönter, globaler Anbieter von Softwarelösungen und Dienstleistungen, die Unternehmen dabei helfen, die sichere und zugängliche Bereitstellung, Speicherung und Präsentation ihrer Kundenkommunikation zu optimieren und zu verbessern.
