In unserem letzten Beitrag haben wir uns mit einigen kritischen Aspekten bei der Migration von alten Kundenkommunikationsarchiven auf ECM-Plattformen der nächsten Generation befasst. Doch neben technologischen Lösungen benötigen Sie auch praktische Lösungen und Best Practices, um ein Kundenkommunikationsarchiv erfolgreich zu migrieren.
Es kann verlockend sein, gleich loszulegen und mit dem Verschieben zu beginnen, bevor man sich einen angemessenen Überblick über Größe, Form und Komplexität der Migration verschafft hat. Es ist jedoch äußerst wichtig, sich die Zeit zu nehmen und die Mühe zu machen, eine gründliche Ermittlung und Analyse durchzuführen. Andernfalls besteht das Risiko, dass vorhandene Ineffizienzen und Redundanzen wieder zum Vorschein kommen, die den gesamten Migrationsprozess umständlicher, zeitaufwändiger und fehleranfälliger machen. Die Ermittlung beginnt mit Fragen wie „Welche Arten von Daten und Dokumenten sind im aktuellen Archiv gespeichert?“ und „Sind das alles Druckdateien?“ und „In welchem Format liegen diese Druckdateien vor: AFP, Xerox Metacode, PDF?“. Mit einer vollständigen Bestandsaufnahme der in Ihrem Archiv enthaltenen Dateien und Formate sind Sie in einer viel besseren Position, um eine Migration richtig zu planen.
Der nächste Schritt besteht darin, zu bestimmen, wie viele Inhalte Sie aus Sicht des nächsten Tages und für die Migration verwalten müssen. „Day Forward“ bedeutet, dass Inhalte im Rahmen eines normalen täglichen Prozesses archiviert werden. Hier müssen einige wichtige und strategische Entscheidungen darüber getroffen werden, was genau in das neue System übernommen wird und was zurückgelassen oder eliminiert wird.
Es ist unwahrscheinlich, dass Sie von Anfang an jede einzelne Datei und jedes einzelne Dokument im Altarchiv migrieren müssen. Möglicherweise werden nur die neueste Korrespondenz und Dokumente mit hohem Wert benötigt. Überlegen Sie, ob einige Informationen nicht sofort migriert werden müssen und über einen bestimmten Zeitraum hinweg entfernt, „auf Anfrage“ oder in Stapeln migriert werden können. Beispiele hierfür sind Dokumente, deren Aufbewahrungsfrist überschritten wurde, oder veraltete Kundenrichtlinien.
Qualitätssicherung sollte bei jeder Migration von Kundenkommunikationsarchiven oberste Priorität haben. Aber wie garantieren Sie, dass das, was Sie ursprünglich hatten, auch das ist, was Sie jetzt in Ihr neues Archiv geladen haben? Das Zählen von Dokumenten während der Extraktions-, Transformations- und Ladeprozesse kann ein gewisses Maß an Sicherheit bieten, allerdings kann diese Technik Inkonsistenzen im Quellinhalt möglicherweise nicht berücksichtigen. Häufig führen weitere objektive Qualitätsmaßnahmen wie zufällige Stichproben oder sogar semantische Vergleiche zu besseren Ergebnissen. Entscheidend für die Qualität ist jedoch die Dokumenttreue – die Garantie, dass das genaue Erscheinungsbild des Originaldokuments im neuen Archiv erhalten bleibt. Es wird nicht lange dauern, bis Benutzer feststellen, dass die Dokumente im neuen Archiv anders aussehen.
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