Archive mit veralteter Inhaltsverwaltung können Sie und Ihr Unternehmen behindern. Das wissen Sie wahrscheinlich schon. Was Sie jedoch vielleicht nicht wissen, ist, wie Sie das Problem beheben können. Glücklicherweise gibt es eine Lösung. Wir nennen sie die STEP-Migrationsmethode.
Archive mit veralteter Inhaltsverwaltung können Sie und Ihr Unternehmen behindern. Das wissen Sie wahrscheinlich. Was Sie aber vielleicht nicht wissen, ist, wie Sie das Problem beheben können. Zum Glück gibt es eine Lösung. Wir nennen sie die STEP-Migrationsmethodik.
Dieser Prozess besteht aus vier Hauptschritten. Jeder dieser Schritte wird dann in drei Abschnitte unterteilt. Lassen Sie uns das erklären:
Zu Beginn müssen Sie den Umfang Ihres gesamten ECM-Migrationsprojekts festlegen. Idealerweise tun Sie dies mit einem vertrauenswürdigen Partner wie CrawfordTech. Ziel ist es, eine solide Grundlage zu schaffen. Dies geschieht in drei Phasen:
A) Bewerten: Betrachten Sie alle Variablen. Dokumentieren Sie die Endbenutzerumgebung. Identifizieren Sie Ihre wichtigsten Stakeholder. Machen Sie eine Bestandsaufnahme aller aktuellen Anwendungen und Arbeitsabläufe. Bestimmen Sie alle Ihre Systeme und Integrationspunkte für Geschäftsanwendungen; sowohl die im Einsatz befindlichen als auch die verfügbaren, aber ungenutzten.
B) Identifizieren: Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Kennzahlen. Suchen Sie nach Schwächen oder Verbesserungsmöglichkeiten. Schlagen Sie einen Zeitplan vor und legen Sie fest, wer zum Projektteam gehören soll. Geben Sie Ihr gewünschtes Ergebnis an, damit Sie genau wissen, worauf Sie hinarbeiten.
C) Plan: Entwerfen Sie Ihre Designlösung auf hoher Ebene. Hier planen Sie Ihr Projekt und formulieren die Arbeitsbeschreibung. Diese Pläne dienen als Pilot oder Proof of Concept, der Sie zu Schritt 2 führt.
In diesem Schritt geht es darum, sicherzustellen, dass der Plan funktioniert. Wie Schritt eins ist auch dieser in drei Unterabschnitte unterteilt.
A) Pilot: Hier haben wir Schritt eins beendet. Jetzt müssen Sie Ihren Proof of Concept testen und Ihre Annahmen validieren.
B) Analysieren: Verfolgen Sie alles, während Sie testen. Messen Sie Ihre Genauigkeit, Überprüfbarkeit und Datenausgabe. Je mehr Informationen Sie hier erhalten, desto besser können Sie Ihren Plan optimieren.
C) Anpassen: Wenden Sie das beim Testen Gelernte an, um Ihre gesetzten Ziele zu erreichen. Hier können Sie bei Bedarf Ihre Arbeitsanweisung ändern. Dazu gehören Projektpläne, Meilensteine usw.
Sie haben die Hälfte der Methodik hinter sich! In diesem dritten Schritt beginnen Sie mit der Transformation Ihres digitalen Archivs. Wie Sie vielleicht schon vermutet haben, werden wir dies in drei Aufgaben unterteilen.
A) Extrahieren: Sie müssen die Informationen bereitstellen. Dies bedeutet, dass Sie Metadaten aus Quelldateien extrahieren und Dokumentdateien aus Ihrem Quellsystem abrufen müssen.
B) Transformieren: Hier normalisieren wir Ihre Daten und transformieren Dokumentdateitypen nach Bedarf. Außerdem stellen wir sicher, dass Ihre Metadaten im richtigen Format für Ihr Zielsystem vorliegen.
C) Audit: Behalten Sie den Überblick. Erstellen Sie ein Verzeichnis aller aus dem Quellsystem abgerufenen Dokumente und der zugehörigen Metadaten. Dieses kann dann mit den in das neue System geladenen Daten verglichen und geprüft werden.
In diesem letzten Schritt fügen Sie alles zusammen, um die Migration Ihres Content-Managements abzuschließen. Und um einheitlich zu bleiben, tun Sie dies in drei Phasen.
A) Index: Wenden Sie die Metadaten, die Sie aus Ihrem Quellsystem extrahiert haben, in Ihrem Zielsystem an.
B) Laden: Verschieben Sie die extrahierten und möglicherweise transformierten Dokumente vom Quellsystem in das Zielsystem.
C) Validieren: Überprüfen bzw. vergleichen Sie Ihre Ladestatistiken mit dem Prüfregister, das Sie in Schritt drei erstellt haben.
Und das war’s! Wir wissen, dass das alles ein wenig technisch klingt. Zum Glück ist es mit dem richtigen Partner einfacher. Wenn Sie diese Methode in Aktion sehen möchten, nehmen Sie bitte an unserem nächsten Webinar teil : „Bewältigen Sie die Herausforderungen bei der Migration älterer Content-Systeme, die Petabyte an Daten enthalten.“
Wir werden uns mit den üblichen Herausforderungen befassen, die die Konsolidierung von Unternehmensinhalten behindern. Außerdem werden wir diese Methode durchgehen und einige Kundenreferenzen aus Fallstudien vorstellen. Lassen Sie sich nicht länger von Ihrem veralteten Inhaltssystem zurückhalten.
Sie können sich hier für unser Webinar am 1. März 2023 um 13:00 Uhr EST anmelden.
Crawford Technologies ist ein preisgekrönter, globaler Anbieter von Softwarelösungen und Dienstleistungen, die Unternehmen dabei helfen, die sichere und zugängliche Bereitstellung, Speicherung und Präsentation ihrer Kundenkommunikation zu optimieren und zu verbessern.
