Ein Whitepaper-Workflow-Risiko – unentdeckte Duplikate

Doppelte Dokumente sind seit langem ein Problem für den Druck und Versand von Transaktionsdokumenten. Die Kosten für die Erstellung und den Versand von Duplikaten sowie die damit verbundenen PR-Probleme, Probleme bei der Kundenwahrnehmung und Abhilfemaßnahmen machen die Produktion identischer Post zu einem kostspieligen Fehler. Da Transaktionsdokumentendrucker auf Whitepaper-Umgebungen umsteigen, ändern sie traditionelle Arbeitsabläufe – und machen es schwieriger, unbeabsichtigte Duplikate zu entdecken.

In der Vergangenheit setzten Dokumentenzentren rudimentäre Methoden ein, um die Produktion doppelter Dokumente zu verhindern oder zu erkennen. Sie verschoben oder benannten Dateien nach der Verarbeitung um, griffen auf ein Auftragsprotokoll zurück oder verglichen Maschinenzählungen, um die Gesamtsummen zu kontrollieren. Diese Methoden waren teilweise erfolgreich bei der Reduzierung des Risikos, einen ganzen Auftrag zweimal auszudrucken. Dennoch traten Fehler auf, da man darauf vertraute, dass unvollkommene Menschen die Verfahren einhalten würden.

Batch-Ausgleich wirkungslos

Da Transaktionsmailer zu einem Whitepaper-Workflow übergehen, funktionieren einige der alten Methoden zur Duplikatserkennung nicht mehr. Dokumentproduzenten werden wahrscheinlich die Möglichkeiten ihrer Farbtintenstrahldrucker voll ausnutzen und Dokumente aus mehreren separaten Aufträgen vor dem Drucken zusammenführen. Diese Strategie trägt zu Produktivitätssteigerungen bei und ermöglicht höhere Rabatte bei der Vorsortierung, macht jedoch auch den Stapelausgleich überflüssig. Durch die Zusammenlegung von Dokumenten wird es außerdem schwieriger, Duplikate zu erkennen.

Druckdienste können Seiten vorübergehend zurückhalten, um sie zusammenzuführen oder zu speichern und sie schließlich mit anderen, später erstellten Dokumenten zu kombinieren. Dies ist ein sinnvolles Manöver, um die Produktivität zu steigern, indem größere Aufträge für Drucker und Einleger erstellt werden. Ohne automatisierte Duplikatserkennungssysteme besteht jedoch ein erhöhtes Risiko, dass Dokumente an einem Tag verschickt und ein oder zwei Tage später versehentlich erneut gedruckt werden.

Sogar Taktiken zur Ressourcenzuweisung können zu doppelten Dokumenten führen. Das Aufteilen von Aufträgen, um Teile gleichzeitig auf mehreren Geräten zu verarbeiten, kann einem Unternehmen helfen, seine Service-Level-Vereinbarungen einzuhalten, wenn ein Gerät ausfällt. Eine versehentliche Überlappung dieser Auftragssegmente ist jedoch immer möglich. Die Wahrscheinlichkeit, doppelte Poststücke mit manuellen Kontrollen zu entdecken, ist gering, wenn die Seiten auf separaten Maschinen verarbeitet werden, die sich möglicherweise an verschiedenen geografischen Standorten befinden.

Automatisierung ist die Antwort

Jede Organisation, die in einem Whitepaper-Workflow große Mengen an Transaktionsdokumenten verarbeitet, kann sich durch die Implementierung eines automatisierten Erkennungssystems vor den Kosten und Unannehmlichkeiten der doppelten Dokumentproduktion schützen.

Software wie Crawford Technologies Pro Duplicate Checker beseitigt das Risiko, dass die Erkennung von Duplikaten aufgrund menschlicher Fehler fehlschlägt. Anstatt sich auf Stapelsummen zu verlassen, vergleicht ein kompetenter automatischer Duplikatprüfer die Merkmale einzelner Dokumente im gesamten Unternehmen. Das System warnt dann das Betriebspersonal, wenn es ein doppeltes Objekt entdeckt, so dass es eingreifen und Korrekturmaßnahmen ergreifen kann.

Pro Duplicate Checker kann die Produktion während der Erstellung, des Druckens oder des Versands des Workflows überwachen, Fehler minimieren und die weitere Produktion von Duplikaten an jedem Punkt des Produktionsprozesses stoppen. Videos und weitere Einzelheiten dazu, wie diese kostengünstige Lösung ein hartnäckiges Problem für Hersteller von Transaktionsdokumenten lösen kann, finden Sie hier auf der Produktinformationsseite.