Durchsuchen von Dokumenten nach verborgenen Daten

Wenn Ihr Unternehmen ein externer Druck- und Postdienstleister ist, stehen Sie am Ende der Dokumentenproduktionskette. Sie haben keinen Zugriff auf die Datenbanken, die Ihre Kunden zum Erstellen der von Ihnen erstellten Rechnungen, Kontoauszüge, Mitteilungen, Ansprüche und anderer Transaktionsdokumente verwenden. Unternehmen erstellen Dokumente normalerweise intern. Ihr Unternehmen, der Druck-/Postdienstleister, erhält nur das Produkt des Erstellungsschritts – eine druckfertige Datei wie beispielsweise eine PDF-Datei.

Es mag Ihnen vorkommen, als hätten Sie kaum die Möglichkeit, den Dokumenten, die Ihre Kunden Ihnen anvertrauen, einen Mehrwert zu verleihen – als könnten Sie nur das drucken, was der Kunde Ihnen schickt. Aber das ist nicht immer der Fall. Mit Zugriff auf die richtigen Tools können Sie Daten aus diesen druckfertigen Dateien extrahieren und diese verwenden, um die Dokumente verständlicher zu machen. Sie können einzelne Dokumentempfänger mit relevanten Anzeigen oder Nachrichten ansprechen, Dokumente mit anderen relevanten Ressourcen verknüpfen und andere Strategien implementieren, die für Sie und Ihre Kunden von Vorteil sind.

Dokumenten-Reengineering zur Wertsteigerung

Wenn Sie keinen Mehrwert schaffen, sind Sie gezwungen, Ihre Dienstleistungen auf der Basis niedrigerer Kosten zu verkaufen. Mit Standardpreisen sind Sie der Willkür Ihrer Konkurrenten ausgeliefert – die Ihren Preis möglicherweise unterbieten, um den Auftrag zu bekommen.

Sehen wir uns einige Beispiele für Verbesserungen von Dokumenten an, die Sie mit einer Software für das Re-Engineering von Dokumenten, wie sie von Crawford Technologies angeboten wird, vornehmen können:

1. Datengesteuerte Anzeigen und Nachrichten: Wenn die von Ihnen erstellten Dokumente Detailzeilen enthalten, die ein Produkt oder eine Dienstleistung beschreiben, können Sie relevante Nachrichten basierend auf dem Kauf des Kunden hinzufügen. Ein Beispiel hierfür wäre die Werbung für eine erweiterte Garantie oder das Angebot eines Rabatts auf ein beliebtes Zubehörteil, das mit dem gekauften Produkt zusammenhängt.
2. Farbe für mehr Übersichtlichkeit: Nutzen Sie die Vorteile Ihrer Farbtintenstrahl- oder Tonerdrucker, indem Sie bestimmte Bereiche von Dokumenten farblich hervorheben, damit sie hervorstechen. Wenn Sie Kunden beispielsweise auf Selbstbedienungsbereiche einer Website verweisen, können Sie die Anzahl der zu bearbeitenden Kundendienstanrufe verringern und Ihren Kunden so Geld sparen. Eine weitere Idee könnte die Hervorhebung des Fälligkeitsdatums sein, wodurch die Anzahl der pünktlich bezahlten Rechnungen erhöht und der Cashflow Ihrer Kunden verbessert werden kann.
3. Erstellen Sie eine Mailing-Kontrolldatei: Software kann Kontonummern analysieren und Seiten zählen, um eine Datei zu erstellen, die die Kuvertierausrüstung steuert. Die Software generiert auch die Kuvertier-Barcodes. Dateibasiertes Kuvertieren ermöglicht eine bessere Qualitätskontrolle und erlaubt Ihnen die Implementierung zeitsparender Prozesse, wie z. B. automatisierte Nachdrucke.
4. Verschieben des Adressblocks: Die Position der Absenderadresse auf einer gedruckten Seite bestimmt die Position der Umschlagfenster und die Faltplattenspezifikationen. Durch die Neupositionierung des Adressblocks können Sie einen einzigen ausgehenden Umschlag standardisieren und Ordneranpassungen zwischen Aufträgen vermeiden. Auf diese Weise können Sie kleine Aufträge kombinieren und eine höhere Produktivität bei geringeren Kosten erzielen.
5. Segmentierte Mailings: Verwenden Sie den Schlusssaldo auf Maklerabrechnungen, um die Dokumente für vermögende Kunden zu trennen. Fügen Sie Details wie farbige Diagramme und Grafiken hinzu oder drucken Sie die Abrechnungen auf hochwertigem Papier, um die Wertschätzung Ihres Kunden für das Geschäft mit seinen vermögenden Kunden auszudrücken.
6. Ändern Sie den Workflow oder die Nachrichtenübermittlung: Unterdrücken Sie auf Grundlage der aus den Rechnungen ermittelten Daten zur Zahlungsmethode das Beifügen von Rückumschlägen für Kunden, die online bezahlen. Fügen Sie eine Nachricht hinzu, die die Vorteile der automatischen Zahlung anpreist.

Wie Sie anhand dieser Beispiele sehen, gibt es zahlreiche Möglichkeiten, Ihren Druck- und Postdiensten einen Mehrwert zu verleihen, wenn Sie bereits vorhandene Daten – die in den druckfertigen Dateien vorhandenen Informationen – extrahieren und analysieren können. Mit solchen Fähigkeiten heben Sie sich von der Konkurrenz ab, erhöhen die Kundentreue und können sogar etwas mehr für die Bearbeitung von Transaktionsdokumenten für Ihre Kunden verlangen, was Ihre Rentabilität steigert.

Vor Ort oder in der Cloud

Mit Crawford Technologies haben Unternehmen zwei Möglichkeiten, ihre Anforderungen an das Re-Engineering von Dokumenten zu erfüllen. Für Unternehmen mit einem hohen und gleichmäßigen Arbeitsaufkommen ist Operations Express eine Vor-Ort-Lösung, die vollständig in Ihrer eigenen Computerumgebung läuft. Für Unternehmen mit geringerem Bedarf oder für Aufgaben, die nur gelegentlich anfallen, bieten wir PRO DocNow an.

PRO DocNow wird in einer sicheren AWS-Cloud-Umgebung betrieben und kann alle Änderungen, die eine Softwarelösung vor Ort bietet, zu einem Bruchteil der Kosten durchführen. PRO DocNow befindet sich in einer privaten Cloud-Umgebung von Amazon Web Services. Eine kleine Anwendung, die auf Ihren lokalen Computern installiert ist, verwaltet eine sichere Verbindung zur Software. Kunden von Crawford Technologies zahlen für PRO DocNow nur dann, wenn sie es nutzen. Die Kosten richten sich nach der Anzahl der verarbeiteten Seiten. Diese Software ist ideal für Unternehmen, die die Kosten für die Lizenzierung und Wartung einer Vollzeit-Software vor Ort vermeiden möchten.

Das Einrichten neuer Aufträge ist mit PRO DocNow einfach und erfordert keine besonderen technischen Kenntnisse. Das technische Team von Crawford Technologies kodiert die Umwandlungs- und Umgestaltungsanweisungen für die Software gemäß Ihren Spezifikationen und Wünschen. Nach der Definition wird Ihr Auftrag in der Cloud-Anwendung registriert und zu Ihrem Directory Monitor hinzugefügt. Alles, was Sie tun müssen, ist, die Produktionsdateien zu laden!

Eine Chance, sich abzuheben

Unternehmen aller Branchen arbeiten daran, persönlichere und zufriedenstellendere Beziehungen zu ihren Kunden aufzubauen. Regelmäßige monatliche oder vierteljährliche Transaktionsdokumente sind wichtige, kontrollierbare Kundenkontaktpunkte. Sie bieten viele Möglichkeiten, das Kundenerlebnis zu verbessern. Mit Zugriff auf Software zur Dokumentenneugestaltung können Druck-/Mail-Dienstleister ihnen dabei helfen.