Für Sie als Druckdienstleister hat die Sicherheit der von Ihnen im Auftrag Ihrer Kunden verarbeiteten Daten schon immer höchste Priorität. Da Ihr Kundenstamm aus Banken, Versicherungsunternehmen, Versorgungsunternehmen und Telekommunikationsunternehmen besteht, enthalten die von Ihnen gedruckten und verschickten Dokumente häufig sensible und vertrauliche Informationen – und Datenlecks bei derartigen Daten waren noch nie gut für Ihr Geschäft.
Bis 2018 waren Datenverarbeiter, beispielsweise Druckdienstleister, bei Beeinträchtigung ihrer Datensicherheit gemäß Datenschutzgesetzen nur dann haftbar, wenn sie „ihren vertraglichen Verpflichtungen gegenüber dem Verantwortlichen nicht nachgekommen sind“ – in diesem Fall war der Verantwortliche Ihr Kunde. Als jedoch im Mai letzten Jahres die neue Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU in Kraft trat, wurden die Datenverarbeiter selbst dazu gezwungen, Maßnahmen sowohl der Regulierungsbehörden als auch der betroffenen Personen selbst zu ergreifen. Einfach ausgedrückt: Wenn die Daten Ihres Kunden kompromittiert wurden, könnten Sie gemäß DSGVO auch mit einer Geldstrafe von bis zu 26 Millionen US-Dollar oder 4 % Ihres weltweiten Umsatzes rechnen.
Da der Austausch von Daten und Dokumenten zwischen Ihnen und Ihren Kunden ein grundlegender Bestandteil Ihres Geschäfts ist, sind robuste und praktische Lösungen erforderlich, um nicht nur die Sicherheit aller sensiblen Daten sowohl im Ruhezustand als auch während der Übertragung zu gewährleisten, sondern auch, dass Ihr täglicher Druckvorgang ungehindert weiterläuft. Fast 18 Monate nach der Umsetzung der DSGVO dachten wir, es wäre an der Zeit, zwei Lösungen zu überprüfen, die diese Anforderungen erfüllen, um Sie an den Wert zu erinnern, den sie für eine Produktionsumgebung wie die Ihre bringen.
Der Schwärzung liegt ein einfaches Konzept zugrunde: Begrenzung der Offenlegung, Begrenzung des Risikos. Dies ist ein vernünftiger Vorschlag, da nicht jeder Empfänger eines Dokuments die darin enthaltenen sensiblen oder vertraulichen Informationen kennen oder sehen muss. Aber wie wird dies in der Praxis erreicht? In der Vergangenheit bedeutete Schwärzung bei gedruckten Dokumenten einfach, einen schwarzen Strich oder ein Kästchen über die persönlichen Daten zu setzen, um sie vor dem Betrachter zu verbergen. In unserer heutigen digitalen Welt reichen schwarze Kästchen jedoch nicht mehr aus, da die vertraulichen Informationen in den meisten Fällen auch dann noch im Dokument vorhanden sind, wenn sie optisch verborgen sind. Ausgefeilte Schwärzungssoftware ermöglicht jedoch die vollständige Entfernung sensibler Texte aus digitalen Mitteilungen oder deren Verschlüsselung, um dasselbe Ergebnis zu erzielen.
Für Druckdienstleister liegt der Nutzen einer Redaktionssoftware auf der Hand. Sie bietet nicht nur eine zusätzliche Datensicherheitsebene, sondern sorgt auch dafür, dass der Inhalt mit dem richtigen Abstand und der richtigen Zeichengröße an Ort und Stelle bleibt und Umschläge, Kuvertiergeräte und Sortiermaschinen weiterhin wie vorgesehen funktionieren.
Viele Dienstanbieter erachten dies auch als hilfreich, um beim Testen vor der endgültigen Ausgabe eine genauere Einschätzung des Tintenverbrauchs zu erhalten – entweder in einer Live-Produktionsumgebung oder bei der Betrachtung neuer Geräte.
Eine weitere umfassende Datenschutzlösung besteht darin, alle Dateien mit Kundendaten auf Dokument- oder Seitenebene zu verschlüsseln. Die Verschlüsselung auf Dokumentebene beseitigt eine Reihe der Risiken, die derzeit mit der Verschlüsselung auf Dateiebene verbunden sind. Wenn Daten in mehreren Dokumenten enthalten sind, können sie missbraucht werden, sobald die Datei selbst „entsperrt“ wurde. Bei der Verschlüsselung auf Dokumentebene werden jedoch beim Anzeigen, Bearbeiten, Verarbeiten oder Übertragen einer Datei mit mehreren Dokumenten nur die relevanten Seiten für das jeweilige erforderliche Dokument darin entschlüsselt und zwar nur von dem beabsichtigten Empfänger, der über den entsprechenden Schlüssel verfügt.
Die Verschlüsselung auf Dokumentebene ist eine ideale Möglichkeit, Dateien zu sichern und vertrauliche Daten während der Übertragung zu schützen, was die Sicherheit sowohl für den Datenverantwortlichen als auch für den Datenverarbeiter verbessert. Leistungsstarke Lösungen, die Daten während des Dokumentenaustauschs zwischen Kunde und Druckdienstleister auf diese Weise sperren, können beiden Parteien dabei helfen, nicht nur die DSGVO, sondern auch eine Reihe anderer Branchenvorschriften wie PCI und HIPAA einzuhalten.
Wenn Sie beschließen, dass es an der Zeit ist, Ihre Datensicherheit zu überprüfen, sollten Sie sich zwei der Lösungen von Crawford Technologies für Druckdienstleister genauer ansehen: PRO Lockdown und Redaction Express.
Crawford Technologies ist ein preisgekrönter, globaler Anbieter von Softwarelösungen und Dienstleistungen, die Unternehmen dabei helfen, die sichere und zugängliche Bereitstellung, Speicherung und Präsentation ihrer Kundenkommunikation zu optimieren und zu verbessern.
