Sie möchten mehr Post in kürzerer Zeit verarbeiten? Dann müssen Sie möglicherweise nicht in schnellere Kuvertiergeräte investieren. Wenn die vorhandene Ausrüstung zufriedenstellend läuft, können Dokumentenmanager die Produktivität ihrer vorhandenen Maschinen steigern, indem sie sich auf ein einfaches Ziel konzentrieren: die Kuvertiergeräte häufiger laufen zu lassen.
Strategien zur Erhöhung der Anzahl der Minuten, die ein Kuvertiergerät mit der Postbearbeitung verbringt, können Änderungen in vielen Bereichen des Arbeitsablaufs auslösen, darunter die Gestaltung der Produktionsfläche, die Materialhandhabung, die Abfallentsorgung und das Dokumentendesign. Die besten Möglichkeiten zur Produktivitätssteigerung sind in jedem Unternehmen anders.
Hier sind drei Bereiche, die die Postproduktion in nahezu jedem Dokumentenverarbeitungsvorgang mit Sicherheit steigern.
Füllen Sie weniger Umschläge mit weniger Seiten
Wenn ein Postbetrieb zwei oder mehr Dokumente einlegen kann, die früher in separate Umschläge gesteckt wurden, wird die Effizienz gesteigert. Eine Reduzierung der Seitenanzahl in diesen Umschlägen führt auch zu höheren Durchsatzzahlen. Dieses Ergebnis kann mit verschiedenen Methoden erreicht werden:
- Eine Householding-Strategie könnte einfach alle Seiten aus mehreren Aufträgen zusammenführen und die Seiten, die für dieselbe Adresse bestimmt sind, kombinieren. Abteilungen für die Dokumentenverarbeitung können diese Aufgabe mit einer Software für das Re-Engineering von Dokumenten wie Operations Express von Crawford Technologies bewältigen. Diese Software stellt die Seiten zusammen, nummeriert sie neu und aktualisiert die Barcodes der Postversandmaschinen und die Kontrolldateien, ohne dass IT-Ressourcen benötigt werden.Mit derselben Software können Unternehmen überflüssige Seiten streichen. Eine geringere Seitenzahl verbessert die Effizienz beim Kuvertieren, da weniger Seiten zugeführt, gesammelt und gefaltet werden müssen. Die Reduzierung der Seitenzahl führt zu zusätzlichen Produktivitätssteigerungen im Druckprozess und zu Kosteneinsparungen bei Papier, Tinte und Wartung!
- Eine effizientere Nutzung von Leerraum, schmalere Ränder, Duplexdruck und die Umwandlung von allgemeinen Textbausteinen in datengesteuerte Variablen können die Anzahl der zu verarbeitenden Seiten reduzieren. Mit weniger Seiten können einige Konten, die als langsam zu verarbeitende Flats oder 6 x 9 Umschläge verschickt werden, auf schnellere Produktionslinien für das Kuvertieren von Briefen umgestellt werden. Hersteller von Transaktionsdokumenten verwenden Operations Express, um Dokumente neu zu formatieren und so mehr Daten auf weniger Seiten zu erhalten.
- In den USA hat der US-Postdienst das Gewichtslimit für First-Class-Briefe auf 3,5 Unzen erhöht. Das bedeutet, dass Document Operations Dokumente, die früher als separate Aufträge ausgeführt wurden, wie etwa jährliche Datenschutzhinweise, ohne Erhöhung der Portokosten in reguläre Aufträge wie Rechnungen oder Kontoauszüge einlegen kann. Die Einlegekapazität wird zurückgewonnen, wenn eigenständige Aufträge eliminiert werden.
Machen Sie größere Jobs
Zu den größten Produktivitätskillern beim Einlegen gehören die Arbeitspausen, die mit Aufgaben wie dem Entladen von Materialien, dem Bewegen von Kartons, dem Abholen von Material aus dem Lager, dem Einrichten der Maschine, dem Ausbalancieren und der Protokollierung gefüllt sind. Maschinen stehen oft 15 bis 30 Minuten lang still, sechs bis acht Mal pro Schicht. Länger laufende Aufträge reduzieren die Anzahl der unnützen Leerlaufzeiten pro Tag.
- Wählen Sie für möglichst viele Anwendungen einen gemeinsamen Umschlag für ausgehende Sendungen. Einige Geschäfte verwenden Umschläge mit Doppelfenster, andere schließen Tintenstrahldrucker an ihre Kuvertiergeräte an, um variable Absenderadressen und Logos aufzudrucken. Mit Software zur Dokumentenneugestaltung können Adressblöcke neu positioniert oder formatiert werden, damit sie in die Fensterpositionen der Standardumschläge passen. So kann Document Operations kleine Aufträge zu effizienteren Arbeitseinheiten zusammenfassen.
- Reduzieren Sie den Bestand an vorgedruckten Beilagen, indem Sie Transaktionsdokumentseiten datengesteuerte Beilagen hinzufügen. Diese Strategie verbessert den Durchsatz, da Unterbrechungen zum Wechseln des Materials in den Beilagenzuführungen vermieden werden.
Automatisieren!
Versender denken bei der Automated Document Factory (ADF)-Technologie vielleicht an die Integrität von Poststücken, die sie zweifellos bietet. ADF-Systeme wie PRO Production Manager von Crawford Technologies tragen aber auch zur Produktivität bei. Hier sind einige Möglichkeiten:
- Durch das automatische Ausgleichen entfällt der manuelle Abgleich am Ende von Aufträgen, wodurch die Leerlaufzeiten zwischen den Aufträgen verkürzt werden.
- Automatische Neudrucke über das ADF-System können die zeitaufwändige Prüfung von Dokumentseiten und das manuelle Zusammenstellen von Poststücken bei einem Kuvertierstau überflüssig machen. Das ADF-System erfasst nicht fertiggestellte Teile und plant sie für den Neudruck ein. Die Gerätebediener müssen nur das beschädigte Material entfernen und den Auftrag fortsetzen. Diese Strategie verhindert auch unbeabsichtigte Datenschutzverletzungen durch manuelle Fehler bei der Zuordnung.
- Integritätsprüfungen für Poststücke am Ende des Kuvertiersystems stoppen die Maschine, wenn ein Stück fehlt. Der ADF ermöglicht es den Bedienern, Probleme wie Doppeleinzüge zu diagnostizieren, sobald sie auftreten. Ohne eine solche Funktion durchsuchen Bediener oder Qualitätskontrollmitarbeiter nach Abschluss des Auftrags die Postfächer manuell und suchen nach dem doppelt eingelegten Umschlag.
Mit der richtigen Software lassen sich ineffiziente Arbeitsabläufe verbessern und die gleichen Produktivitätsgewinne erzielen wie mit brandneuen und teuren Kuvertiergeräten. Änderungen an Dokumenten, Materialien oder Arbeitsabläufen sind einfache Möglichkeiten, effizienter zu arbeiten und mehr Post zu produzieren, ohne den Gewinn zu reduzieren.
