Die täglichen Druckdatei-Herausforderungen eines Produktionsdrucker-Managers

Von David Day

Jeden Tag gehen Zehntausende wichtiger Kundendokumente durch meine Druckerei und als Produktionsdruckmanager muss ich wissen, was in jeder Datei gedruckt wird. Und was noch wichtiger ist: Ich muss sicherstellen können, dass das, was gedruckt wird, den Erwartungen unseres Unternehmens und des Endbenutzers entspricht. Da viele verschiedene Druckdateien und Druckformate durch unsere Produktionsumgebung gehen, kann es eine Herausforderung sein, sicherzustellen, dass das, was an den Drucker gesendet wird, mit dem übereinstimmt, was auf dem Papier aussieht.

Noch frustrierender ist es, wenn Sie eine Datei haben, die Sie nicht sehen können, weil es keine Möglichkeit gibt, sie vor dem Senden an den Drucker anzuzeigen. Noch schlimmer ist es, wenn Sie die Datei einer Qualitätskontrolle unterziehen müssen, wenn beim Drucken etwas schief geht.

Die Druckdatei nicht sehen zu können, scheint vielleicht ein kleines Problem zu sein. Die meisten fragen mich: „Gibt es kein Softwareprodukt, mit dem man sie anzeigen kann?“ Das Problem ist nicht, ob es ein Softwareprodukt gibt; die Frage ist, ob die Produkte, die ich habe, diesen bestimmten Dateityp anzeigen können und ob sie ihn genauso anzeigen, wie er auf unseren Druckern gedruckt wird. Wenn ich nicht die richtige Software zur Hand habe, muss ich herausfinden, ob wir in der Produktion eine Lizenz für das richtige Produkt haben. Das alles bedeutet zusätzlichen Zeitaufwand und eine Verringerung meiner Fähigkeit, die Druckvolumina in der Warteschlange für den Tag abzuarbeiten.

Diese Situation trifft insbesondere dann zu, wenn ich Anrufe von meinem Betriebsleiter erhalte. Normalerweise sucht unser Betriebsleiter nach einer bestimmten Druckdatei, die erneut gedruckt werden soll, weil er einen Anruf vom Kundendienst erhalten hat. Wenn ein Kundendienstmitarbeiter (CSR) einen Anruf von einem Kunden erhält, der ihm mitteilt, dass er seine Rechnung nicht erhalten hat, landet er letztendlich wieder in der Produktion, wo wir den Druckstapel nachschlagen und einen erneuten Druck veranlassen müssen. Wenn alles so einfach wäre wie PDF-Dateien, könnten Sie sie problemlos öffnen, die gewünschten Seiten auswählen und ausdrucken – das ist bei AFP, Xerox Metacode und anderen Druckdateitypen für hochvolumige Transaktionsausgaben nicht der Fall.

Eine weitere Situation, die immer wieder auftritt, ist die Notwendigkeit, einen neuen oder geänderten Auftrag zu prüfen. Dazu müssen wir heute den Testlauf oder die Produktionsaufträge planen, den Drucker mit dem richtigen Papier beladen, den Auftrag drucken und ihn dann an die Person zurückschicken, die den Auftrag verwaltet. Diese überprüft die gedruckte Ausgabe, nimmt weitere Änderungen vor und dann beginnen wir den gesamten Prozess erneut. Dieser Änderungs-/Prüfungszyklus, der durch das Hin- und Herschicken der gedruckten Ausgabe erhebliche Zeiträume verlängert, ist ineffizient. Ein Großteil der Zeitverschwendung während der Entwicklungs- und Testphasen einer Transaktionsdruckanwendung ist darauf zurückzuführen, dass wir keine genaue Darstellung davon sehen können, wie eine Druckdatei aussehen wird, wenn sie an den Drucker gesendet wird.

Diese Situation kann für Druckerbediener und für mich als Manager kompliziert sein. In manchen Fällen sind mit der Erstellung des Dokuments Prozesse verbunden, die das ursprüngliche Satzsystem nicht kompensieren kann, was dann zu unerwarteten Ergebnissen in der Druckausgabe führen kann. Das Endergebnis ist entweder ein Team unzufriedener interner Benutzer oder ein verlängerter Zyklus physischer Druckausgaben, die vom Team überprüft werden müssen, bevor der neue oder geänderte Druckauftrag in Produktion geht. Es sind Dinge wie diese, die mich früher daran gehindert haben, meine Produktivitätsziele zu erreichen!

Die täglichen Herausforderungen im Umgang mit Transaktionsdruckdateien und die Methoden, die mein Team zur Reaktion darauf entwickelte, waren nicht ideal, aber sie funktionierten. Dann führten wir eine neue Software ein, die unsere Prozesse veränderte und uns ermöglichte, diese Dateien weniger oft auszudrucken, um sie zu prüfen.

Mit PRO Viewer von Crawford Technologies konnten wir alle unsere Druckdateien im nativen Druckdateiformat direkt in der Druckproduktion sehen. Wir haben PRO Viewer sogar für unser Entwicklungsteam erworben, um dessen Arbeit zu beschleunigen.

Der Vorteil besteht darin, dass Sie die Druckdateien auf Probleme überprüfen können, bevor Sie den Auftrag ausführen, da Sie wissen, dass PRO Viewer eine ausgezeichnete Wiedergabetreue liefert. Neben der Möglichkeit, die Druckdateien vor dem Start eines Auftrags einzusehen, ist es jetzt auch möglich, zu einem zuvor ausgeführten Auftrag zurückzukehren und nach einem bestimmten Datensatz zu suchen und diesen dann sofort auf einem separaten Nachdruckgerät zu drucken, um die CSRs zu unterstützen.

Der Prozess der Einrichtung und Qualitätskontrolle für neue und geänderte Kundenaufträge wurde ebenfalls rationalisiert. Anstatt die Datei zu prüfen, sobald sie in der Produktionsumgebung eintrifft, können wir die Datei jetzt zuerst ansehen und Problembereiche mit roten Markierungen versehen. Die Probleme und die Datei können an das Design- und Kompositionsteam zurückgegeben werden, um die Probleme zu korrigieren und zur erneuten Überprüfung an unsere Abteilung zurückgeschickt zu werden. Wir haben PRO Viewer sogar bei den Designern und Satzspezialisten installiert, damit diese die Dateien vor dem Versand zum Druck überprüfen können.

Wir können jetzt neue Anwendungen und Änderungen an bestehenden Anwendungen schneller in die Produktion bringen. Außerdem reduziert sich der Verbrauch von Verbrauchsmaterial und Papierverschwendung erheblich, während wir die Erwartungen unserer Kunden erfüllen oder übertreffen können. Wenn Sie sehen können, was Sie drucken, bevor Sie es an die Produktionsdruckmaschine senden, wird der gesamte Workflow-Management-Prozess einfacher und effizienter.

Kommt Ihnen diese Geschichte bekannt vor? PRO Viewer wurde von CrawfordTech als Reaktion auf Kundenanfragen wie diese entwickelt. Das Ergebnis ist ein neues Produkt, das unsere branchenführenden Lösungen für Enterprise Output Management ergänzt.

Weitere Informationen finden Sie auf unserer PRO Viewer Informationsseite.