Die Arbeit hinter dem Workflow

Ein gemeinsames Thema unterstreicht die wichtigsten Trends in der Kundenkommunikation: der Output-Produktions-Workflow.

Prozessautomatisierung und Workflow sind für den Erfolg in der Omnichannel-Kommunikation und der Vollfarb-Tintenstrahldokumentenproduktion von entscheidender Bedeutung. Workflows können eine entscheidende Rolle bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften spielen und sollten Teil jeder Outsourcing-Strategie sein. Und Fusionen und Übernahmen machen das Multi-Site-Management zur Priorität, was ebenfalls genaue, zuverlässige Workflow-Prozesse erfordert.

Bei der Überarbeitung oder Implementierung ihrer Arbeitsabläufe müssen Dokumentenverwaltungsunternehmen zahlreiche Hürden überwinden.

Wissenstransfer – Wissenssilos gibt es in jeder großen Organisation. In zu vielen Werkstätten sind wichtige Informationen über Arbeitsvorbereitung, Qualitätskontrolle, Warnmeldungen und Effizienz nur in den Köpfen der Schlüsselmitarbeiter vorhanden. Personaländerungen oder plötzliches Wachstum können die Produktion stören, die nur deshalb reibungslos lief, weil sich die Organisation auf das Wissen erfahrener Mitarbeiter verlassen hat. Die Dokumentation muss aktualisiert und allen relevanten Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden.

Normalisierung und Standardisierung – Unternehmen können viele Wege wählen, um gedruckte und digitale Ausgaben zu erstellen. Unterschiedliche Prozesse verhindern reibungslose Übergänge, wenn Unternehmen versuchen, durch neue Technologien Effizienzen zu schaffen. Die manuelle Überprüfung jedes Arbeitsschritts und die Entwicklung eines gemeinsamen Rahmens, der für alle Jobs funktioniert, kann qualifizierte Ressourcen erfordern. Unternehmen sollten für diese Phase der Analyse und Abgrenzung der Arbeitsablaufverbesserung ausreichend Zeit einplanen.

Automatisierung – Die Auswahl einer gemeinsamen Automatisierungsplattform erfordert sorgfältige Vergleiche, Recherchen und Tests. Viele Unternehmen haben in mehr als eine Automatisierungslösung investiert, sodass ihre Arbeit unter der Kontrolle mehrerer Softwaretools läuft. Die Zusammenführung aller Produktionsaufträge auf einer Automatisierungsplattform kann einen schrittweisen Übergang erfordern, um Produktionsstörungen zu vermeiden.

Integration – Die meisten Produktionsdruckereien verfügen über Geräte und Software von verschiedenen Anbietern. Es ist wichtig zu erkennen, dass ein „Rip-and-Replace“-Ansatz nicht immer richtig ist. Eine Workflow-Plattform sollte auch eine Integrationsplattform sein. Dadurch kann das Unternehmen eine höhere Rendite auf die ursprüngliche Investition erzielen.

Um die Ziele im Dokumentenbetrieb zu erreichen, ist zuverlässige Software im Hintergrund erforderlich, um Rohdaten und Druckdateien vorzubereiten. Diese wichtigen Systeme stellen sicher, dass die Arbeit nahtlos von einem Schritt zum nächsten übergeht. Einige zu berücksichtigende Aspekte sind:

• Unternehmen müssen ältere Druckdateien, die für bestimmte Drucker erstellt wurden, in Drucksprachen umwandeln, die von modernen Tintenstrahlgeräten verarbeitet werden können.
• Vorgedruckte Formulare müssen durch Inline-Formulare ersetzt werden.
• Monochrome Drucke sollen in Farben umgewandelt werden.
• Dokumentenströme müssen entsprechend den Kanalpräferenzen des Kunden aufgeteilt werden, um eine Mehrkanalausgabe aus einer einzigen Quelle zu ermöglichen.
• Namens- und Adressblöcke müssen neu positioniert werden, damit sie mit den Fenstern in einem Standardumschlag für ausgehende Sendungen übereinstimmen.
• Um die Dokumentintegrität und die Artikelverfolgung zu gewährleisten, sollten Inserter-Steuerdateien erstellt werden.

Hinter dem Workflow steckt viel Arbeit

Die Prozessautomatisierung ist am effektivsten, wenn alle Daten und Vorgänge gleich sind. In den meisten Unternehmen sind Daten und Dokumente jedoch in der Realität aus verschiedenen Abteilungen, Tochtergesellschaften oder externen Quellen und selten identisch. Eine Normalisierung ist schwierig, da sich die Mischung aus Formaten und Designs ändert, wenn das Unternehmen neue Aufgaben hinzufügt. Die Einführung neuer Anwendungen, die nicht zum Modell bestehender Aufgaben passen, kann zu benutzerdefinierten Lösungen führen, was die Sache noch komplizierter macht.

Die beste Möglichkeit, dieses Problem anzugehen, besteht darin, Technologien an strategischen Stellen in Ihren Workflows einzusetzen. Diese Technologien modifizieren und standardisieren die vielfältigen Daten- und Formatsammlungen, was zu optimierten Prozessen führt, die mithilfe von Workflow-Lösungen problemlos verwaltet werden können.

Die Produkte von Crawford Technologies ermöglichen es Dokumentenbetrieben, die Ergebnisse zu erzielen, die ihr Unternehmen oder ihre Kunden sich wünschen. Unsere Software erleichtert Anpassungen und Konvertierungen aller Art, von der Aktualisierung von Kuvertiermaschinen-Kontrollmarken bis hin zur Optimierung von Daten für den effizienten Druck, der Erstellung von Archivindizes, der Wahrung der Dokumentenintegrität oder der Verteilung von Nachrichten über mehrere Kanäle.

Der Kauf einer neuen Workflow-Lösung ist nicht die ganze Antwort. Crawford Technologies sorgt dafür, dass jeder Prozessautomatisierungs-Workflow reibungsloser und effizienter abläuft. Wir machen die Arbeit hinter dem Workflow.

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