Dies ist der fünfte Beitrag in unserer Blogserie über die Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union, die am 25. Mai 2018 in vollem Umfang in Kraft getreten ist. Beim letzten Mal haben wir uns kurz damit befasst, ob Ihr Kundenkommunikationsarchiv konform ist.
Im letzten Beitrag haben wir die sogenannten No-Burst- und Full-Burst-Archive besprochen. Die Mehrheit der heute verwendeten Kundenkommunikationsarchive sind No-Burst-Archive ohne die Möglichkeit, Datensätze aus Stapeln zu löschen. Diese Archive stellen für jede Organisation, die versucht, die DSGVO-Konformität zu erreichen, eine echte Herausforderung dar, da sie die Richtlinien zum Recht auf Vergessenwerden nicht effektiv umsetzen können und möglicherweise nicht alle im Archiv gespeicherten Dokumente genau dokumentieren.
Dieses Mal betrachten wir, wie vorhandene Archive aktualisiert oder genauer migriert werden können, um die Einhaltung der DSGVO-Vorschriften zu erreichen.
DSGVO-konforme Kundenkommunikationsarchive verfügen über zwei wichtige Eigenschaften: die Möglichkeit, einzelne Dokumente in voller Länge zu speichern und/oder Dokumente aus großen Stapeln zu löschen. Wenn Ihr Kundenkommunikationsarchiv auf ein Archiv aufgerüstet werden kann, das das Löschen von Dokumenten aus großen Stapeln unterstützt, ist dies zweifellos der einfachste Ansatz. Fragen Sie Ihren Softwareanbieter, ob dies möglich ist.
Wenn dies nicht möglich ist, muss der gesamte Inhalt des Archivs entladen, in einzelne Dokumente aufgeteilt und erneut geladen werden. Viele ältere Archive unterstützen diese Techniken einfach nicht, sodass eine Migration erforderlich ist.
Migrationen bieten weitere Möglichkeiten, die Speicherung und den Zugriff auf Inhalte zu verbessern. Viele ältere Archive speichern beispielsweise Druckdateien in Formaten wie AFP, Zeilendaten und Metacode. Diese Formate existierten bereits vor der Einführung moderner Standards wie PDF/A, einem Format, das speziell für die Anforderungen der langfristigen Dokumentenarchivierung entwickelt wurde.
Es ist möglich, Druckdateien zu speichern und trotzdem die DSGVO-Konformität zu erreichen. Wenn Ihr Archiv für die Kundenkommunikation jedoch ohnehin migriert werden muss, warum wandeln Sie Ihr Archiv dann nicht gleichzeitig mit der DSGVO-Konformität in ein ISO-Standard-PDF-Archiv um? PDF eignet sich viel besser für ePresentment-Anwendungsfälle, bei denen Kunden über das Internet oder auf einem Mobilgerät auf Dokumente zugreifen müssen.
Eine weitere Herausforderung bei jeder Archivmigration besteht darin, sicherzustellen, dass jeder Stapel und jedes Dokument im Quellsystem im Zielsystem landet. Der Migrationsprozess muss eine Aufbewahrungskette für diese Dokumente nachweisen und beweisen, dass die Dokumente während des Migrationsprozesses nicht geändert wurden. Qualitätssicherungsprozesse für die Migration können auf ihrer einfachsten Ebene die Dokumente zählen, die ausgegeben werden, und am anderen Ende die Dokumente, die eingegeben werden. Komplexere Prozesse prüfen, ob der Inhalt im Quellsystem eine exakte Kopie des Originals ist.
Die Migration zu einem DSGVO-konformen Archiv kann angesichts von Hunderten Millionen Dokumenten, die 10, 15 oder 20 Jahre alt sind, eine gewaltige Herausforderung darstellen. Standards wie PDF/A können eine wichtige Rolle dabei spielen, sicherzustellen, dass Ihr Archiv der nächsten Generation zukunftssicher ist. Eine strenge Migrationsmethodik und entsprechende Tools sind jedoch unerlässlich, um sicherzustellen, dass die Kundenkommunikationsarchive auch nach der Migration konform bleiben.
In unserem nächsten Blog beschäftigen wir uns mit der sicheren Aufbewahrung von Daten in einem DSGVO-konformen Archiv und mit Ihren Pflichten im Rahmen der DSGVO.
Um mehr darüber zu erfahren, wie CrawfordTech DSGVO-konforme Archivierungs- und Migrationstools sowohl für No-Burst- als auch für Full-Burst-Archive unterstützt, sehen Sie sich diese Aufzeichnung unseres Webinars „Sicherstellen der Konformität Ihres CCM-Archivs“ an.
Dies ist Teil einer Reihe von Blogbeiträgen zur DSGVO. Lesen Sie sie alle!
Crawford Technologies ist ein preisgekrönter, globaler Anbieter von Softwarelösungen und Dienstleistungen, die Unternehmen dabei helfen, die sichere und zugängliche Bereitstellung, Speicherung und Präsentation ihrer Kundenkommunikation zu optimieren und zu verbessern.
