5 Anzeichen dafür, dass Sie Ihre PDFs möglicherweise optimieren müssen

„Wenn es nicht kaputt ist, reparieren Sie es nicht.“

Wie viele von Ihnen haben diesen Ansatz bei einem Heimprojekt gewählt, wenn das Geld knapp ist und keine Zeit vorhanden ist? Warum sollte man sich an etwas einmischen, das „OK“ funktioniert?

Aber ist „OK“ in der heutigen wettbewerbsorientierten Welt des Druck- und Mail-Outsourcings akzeptabel?

Druck- und Postdienstleister gewinnen keine neuen Aufträge und binden keine Kunden, wenn ihre Tools, Systeme und Prozesse nur „OK“ sind. In der heutigen Welt knapper Budgets und knapper Ressourcen ist es sehr einfach, Projekte, die „OK“ funktionieren, ans Ende der Liste zu verschieben.

Die PDF-Optimierung ist typischerweise einer jener Prozesse, die oft übersehen werden. Es mag den Anschein haben, dass die Verarbeitung Ihrer PDF-Dateien „einwandfrei funktioniert“ und keine offensichtlichen Probleme verursacht. Es besteht jedoch eine gute Chance, dass sie kostspielige nachgelagerte Herausforderungen und Ineffizienzen verursachen. Angesichts der unsicheren Zeiten, die wir derzeit erleben, ist es wichtig, dass alle Produktivitäts- und Kosteneinsparungsmöglichkeiten umgesetzt werden.

Nachfolgend finden Sie fünf Probleme, die durch problematische PDFs verursacht werden, und die wichtigsten Gründe, warum Sie sich auf deren Optimierung konzentrieren sollten.

1. Verpasste SLAs
   Nicht optimierte PDFs erfordern eine längere Verarbeitungszeit und können in manchen Fällen sogar fehlschlagen. Je nach Anzahl und Größe der Dateien sowie den Verarbeitungsanforderungen kann diese zusätzliche Zeit Stunden – und nicht Minuten – betragen. Angesichts immer knapper werdender SLA-Bearbeitungszeiten und aktueller Personalprobleme können sich Unternehmen Produktivitätseinbußen einfach nicht leisten. Wie das Sprichwort sagt: „Zeit ist Geld.“
2. Anlagen-ROI
   Kann Ihr Betrieb Ihre PDF-Dateien auf Ihrem Hochgeschwindigkeits-Tintenstrahlsystem mit Nenngeschwindigkeit ausführen? Wenn nicht, kann dies an nicht optimierten PDFs liegen. Jede Verlangsamung oder Produktivitätseinbuße wirkt sich auf Ihre Fähigkeit aus, einen positiven ROI für Ihre Anlagen zu erzielen. Dabei werden finanzielle Strafen für ein versäumtes SLA oder Überstundenkosten nicht berücksichtigt. Das Hinzufügen zusätzlicher Server oder das Aufrüsten vorhandener Anlagen sind sicherlich mögliche Lösungen, aber warum sollten Sie sich für eine teure Alternative entscheiden, wenn die Optimierung des PDF die kostengünstigste und einfachste Option sein kann? Im Grunde ist es die „einfache“ Option.
3. Unterbrechungen des Arbeitsablaufs
   Eine effiziente, optimierte Produktion ist bei Druck- und Mail-Workflows von entscheidender Bedeutung. Die Einführung neuer Prozesse oder Ressourcen, die sich nicht nahtlos in bestehende Workflows integrieren lassen, kann zu Störungen und längeren Implementierungsproblemen führen. Große oder aufgeblähte PDF-Dateien können von der Neugestaltung des Dokuments bis zum Drucken zu Problemen führen. Für jeden dieser Schritte sind zusätzliche Zeit und Ressourcen erforderlich.
4. Eingeschränkte Flexibilität
   Die einzige Konstante ist der Wandel. Und wenn Sie mit den neuen Anforderungen der Branche Schritt halten wollen, müssen Sie die richtigen Werkzeuge haben, um Ihre Arbeit zu erledigen. Bei PDFs gibt es kein einheitliches Format. Betriebe brauchen eine Lösung, die PDFs für den jeweiligen Zweck optimiert – sei es für Druck, Archivierung, Multi-Channel-Bereitstellung oder Zugänglichkeit. Die weitere Verarbeitung nicht optimierter PDFs wirkt sich auf die Effizienz des Workflows aus, begrenzt die Produktivitätsgewinne und bremst das potenzielle Wachstum.
5. 5. Zusätzlicher Arbeitsaufwand
   Längere Verarbeitungszeiten, Unterbrechungen des Workflows und mehrere Iterationen führen dazu, dass mehr Ressourcen eingesetzt werden müssen, um die Arbeit zu erledigen und die SLA-Anforderungen zu erfüllen. PDF-Dateien, die nicht hinsichtlich Schriftart, Größe, Struktur, Ressourcen und Farbmanagement optimiert sind, können zu ineffizienten Workflows führen, die zusätzliche Arbeitskräfte erfordern, oder zu Druckerproblemen, die ungeplanten Service-Support erfordern. Es versteht sich von selbst, dass zusätzliche Arbeitskosten bei Herausforderung Nr. 2 – dem ROI der Anlage – nicht hilfreich sind.

Wenn Sie mit einem dieser Probleme konfrontiert sind, ist es an der Zeit, das zu reparieren, was nicht kaputt ist, und dafür zu sorgen, dass Ihre PDFs optimiert sind. Informieren Sie sich über PDF Accelerator (Link zur Website /Infografik) von Crawford Technologies.

PDF Accelerator rationalisiert und optimiert PDFs schnell und einfach für den Druck, die Archivierung und den elektronischen Versand und sorgt so für eine höhere Leistung, eine effiziente Nutzung von Ressourcen und eine höhere betriebliche Produktivität. Crawford Technologies verfügt über die Lösungen und, was noch wichtiger ist, über das Fachwissen, um Unternehmen dabei zu helfen, die gewünschten Geschäftsergebnisse zu erzielen, einschließlich erheblicher Zeit- und Kosteneinsparungen.

Um mehr über diese Lösung zu erfahren, registrieren Sie sich für unser bevorstehendes Webinar . Diskutieren Sie mit Ernie Crawford, CEO von CrawfordTech, und Adam Armstrong über Strategien und neue Tools, mit denen Sie Ihre PDF-Dateien optimieren, die Produktion verbessern und die Ergebnisse beschleunigen können.