eLieferung ®

Das eDeliveryNow® Platform ist ein offenes und modulares Framework, das REST-APIs und Webdienste nutzt, um es erweiterbar und anpassbar zu machen, um aktuelle und zukünftige Kundenkommunikationsanforderungen zu erfüllen.

Zugänglichkeit ®

AccessibilityNow bietet ein hohes Maß an Automatisierung und Integration in jede Umgebung. Die Plattform umfasst Softwarelösungen und eine breite Palette maßgeschneiderter Dienste, um den Dokumentenzugriffsanforderungen aller Organisationen, ob groß oder klein, aus dem privaten Sektor und von Regierungen aller Ebenen, gerecht zu werden.

Dokumentenoptimierung, Workflow-Normalisierung und schnelles Onboarding: Die Zukunft des Druck- und Mail-Workflows

Executive Summary

Dieses Whitepaper untersucht einen erheblichen Wandel in den Arbeitsabläufen für transaktionale und sich wiederholende Direktmailings. Traditionelle Technologien haben in der Vergangenheit zu Verzögerungen und Fehlern bei Organisationen und Dienstanbietern geführt. Mit dem Aufkommen fortschrittlicher Technologie können Datendateien nun jedoch den Produktionsprozess steuern und Aufgaben automatisieren, wodurch die Notwendigkeit manueller Eingriffe oder der Abhängigkeit vom Wissen des Personals verringert wird. In diesem Artikel wird dargelegt, wie Datenoptimierung, Workflow-Normalisierung, Automatisierung, Cloud und schnelles Onboarding die Druck- und Postbranche revolutionieren.

Einleitung

Die Druck- und Postbranche kämpft mit steigenden Kosten und Personalproblemen. Veraltete Arbeitsabläufe und ineffiziente Prozesse erschweren es Unternehmen, wichtige Kommunikation zu übermitteln und Service Level Agreements (SLAs) einzuhalten. In diesem Dokument wird betont, wie technologische Fortschritte bei der Dokumentenoptimierung, Normalisierung und schnellem Onboarding diese Branche verändern und sie zu einem optimierten und attraktiven Kommunikationskanal für Unternehmen machen können.

Problem Statement

Der Übergang zu neuen Workflow-Systemen, Software oder Tools für die Zustellung von Produktionspost und -kommunikation ist häufig mit dem anspruchsvollen Prozess der Einarbeitung oder Migration von Workflows verbunden. Dazu gehört die Implementierung neuer Barcodes und die kosteneffiziente Optimierung der Postabwicklung. Traditionelles Onboarding kann ein langwieriger Prozess sein, dessen Implementierung in einem großen Unternehmen Wochen oder sogar Jahre in Anspruch nehmen kann, was eine erhebliche Hürde darstellt. In diesem Papier wird behauptet, dass die Einführung einer Workflow-Normalisierung und eines schnellen KI-basierten Onboardings entscheidend dafür ist, jahrelange Arbeit auf wenige Wochen zu reduzieren.

Darüber hinaus kämpft die Branche aufgrund der zunehmenden Zahl von Menschen, die ihre Dokumente über elektronische Liefermethoden erhalten, derzeit mit einem Anstieg kleinerer Druckaufträge im Gegensatz zu großen Produktionsauflagen. Diese Verschiebung wirkt sich erheblich auf die Produktionseffizienz aus und erfordert, dass Transaktionsdrucker täglich viele kleine Druckdateien verwalten und verfolgen müssen. Dies führt typischerweise zu einer sinkenden Rentabilität.

Umfassende Normalisierung in der Unternehmenskommunikationsverarbeitung und im CCM

Im dynamischen Bereich des Customer Communications Management (CCM) und der Enterprise Communications Processing (ECP) findet ein gewaltiger Wandel statt – die Workflow-Normalisierung. Dieser transformative Trend führt zu einer erheblichen Reduzierung der Anzahl von Arbeitsabläufen und deren Konsolidierung in einer handlicheren Handvoll, die vollständig automatisiert sind.

Die Legacy-Workflow-Herausforderung

Ältere Workflow-Tools, die sich durch fest codierte Eingabeordner und Dateinamen auszeichnen, stellen eine erhebliche Herausforderung dar. Sie erfordern eine einzigartige Handhabung für jedes Dokument oder jeden Dokumenttyp, die jeweils nach unterschiedlichen Regeln und unterschiedlichen Prozessen verarbeitet werden. Dies führt zu einer Wucherung von Eingabe- und temporären Workflow-Ordnern, die in die Hunderte oder Tausende gehen. Die Folgen sind weitreichend: Dateien gehen verloren, temporäre Ordner bleiben unbeaufsichtigt und vertrauliche Daten bleiben offen, wenn Probleme auftreten. Die Verwaltung dieses Labyrinths aus Ordnern und Arbeitsabläufen wird zu einer mühsamen Aufgabe und beansprucht die Ressourcen für Upgrades und Support. Es ist offensichtlich, dass die Tage der auf einzelnen Dateitypen basierenden Arbeitsabläufe gezählt sind.

Umfassende Workflow-Normalisierung

Betreten Sie die Workflow-Normalisierung, einen modernen Ansatz, der eine Ära der Effizienz und Einfachheit einläutet. Dieser Prozess umfasst die Konsolidierung von Briefen, Rechnungen, Kontoauszügen und Marketingmitteilungen in einem einheitlichen Workflow. Praktisch jede Form der Korrespondenz kann nahtlos durch diesen normalisierten Arbeitsablauf navigieren. Die Auswirkungen sind erheblich: Unternehmen verzeichnen eine erstaunliche Reduzierung der Ordnerverwaltung und der IT-Aufgaben, oft um über 50 %. Die Vorteile gehen über die bloße Effizienz hinaus; Sie bedeuten einen grundlegenden Wandel in der Art und Weise, wie Arbeitsabläufe in der Produktionsdruck- und Postkommunikation verwaltet und ausgeführt werden.

„Workflow-Normalisierung schafft einen vollständig automatisierten Workflow, bei dem die Datendatei die Ausgabe- und Postproduktionsgeräte steuert.“

Best Practices der Branche nutzen

Im Mittelpunkt der Workflow-Normalisierung steht die Einbeziehung branchenspezifischer Best Practices und Metadaten. Dies geschieht auf Datei-, Dokument- und Seitenebene, wodurch die Datendatei selbst in die Lage versetzt wird, die Routing-Post-Zusammensetzung, Barcode- und Postprozesse zu verwalten. Die Abhängigkeit von der herkömmlichen Aufgabentrennung und einer Vielzahl diskreter Arbeitsabläufe wird überflüssig. Diese Weiterentwicklung rationalisiert nicht nur die Abläufe, sondern sorgt auch für ein bisher unerreichtes Maß an Präzision und Konsistenz.

Ein einheitlicher Produktionsworkflow: Eine bahnbrechende Lösung

Workflow-Experten befürworten einstimmig einen einzigen Back-End-Produktionsworkflow, der jeden Dateityp verarbeiten kann, unabhängig von der Print Description Language (PDL) oder dem Format. Ganz gleich, ob es sich um PostScript, PDF, AFPDS, Line Data, Xerox LCDS, Xerox Metacode oder sogar PCL handelt, dieser Ansatz gilt als die robusteste und unkomplizierteste Methode. Es etabliert einen standardisierten Produktionsprozess, bei dem definierte Back-End-Standards jeden Dateityp und jedes Datenformat nahtlos berücksichtigen. Unternehmen müssen sich nicht länger dem mühsamen Prozess unterziehen, jedes Mal, wenn ein anderer Dateityp oder ein anderes Datenformat in das System gelangt, einen völlig neuen Workflow zu erstellen.

Die Normalisierung von Arbeitsabläufen markiert einen entscheidenden Wandel in der CCM/ECP-Branche. Es definiert die Art und Weise, wie Arbeitsabläufe verwaltet werden, neu, eliminiert die Komplexität veralteter Systeme und läutet eine Ära beispielloser Effizienz und Einfachheit ein. Durch die Konsolidierung und Rationalisierung von Prozessen steigern Unternehmen nicht nur ihre Produktivität, sondern setzen auch einen neuen Standard für Präzision und Konsistenz. Die Umsetzung der Workflow-Normalisierung ist nicht nur eine Option; Dies ist ein Muss für Unternehmen, die in der dynamischen Landschaft der vollautomatisierten Druck- und Postkommunikation erfolgreich sein möchten.

„Workflow-Normalisierung schafft einen vollständig automatisierten Workflow, bei dem die Datendatei die Ausgabe- und Postproduktionsgeräte steuert.“
John Slaney, CCS

Schnelles Bewerbungs-Onboarding – Die Kraft der KI

Die Migration von Anwendungen auf moderne Arbeitsabläufe oder die Integration in neue Drucktechnologien kann eine entmutigende Aufgabe sein. KI-basierte Tools haben sich bei der Analyse und Verarbeitung von Dokumenten als überlegen erwiesen und ermöglichen ein schnelles und genaues Onboarding. Der SmartSetup Lösung durch Crawford Technologies veranschaulicht dies, indem es Dokumente in wenigen Minuten indiziert und Anwendungen automatisch für einen normalisierten Produktionsworkflow konfiguriert. Dieser revolutionäre Ansatz übertrifft herkömmliche Methoden bei weitem und ermöglicht das Onboarding mehrerer Anwendungen in einer einzigen Schicht.

Durch die Nutzung der KI-Technologie können Geschäftsanalysten oder Anwendungsspezialisten nun den Onboarding-Prozess leiten und so die Abhängigkeit von Entwicklern und technischen Ressourcen beseitigen. Dieser transformative Ansatz stellt sicher, dass Unternehmen nicht länger mit Verzögerungen bei der Anwendungseinrichtung aufgrund von Terminbeschränkungen konfrontiert werden.

"SmartSetup kann die Auftragseinrichtung oder das Anwendungs-Onboarding im Vergleich zu Indizierungstools im PDF-Plug-In-Stil im Legacy-Stil um über 90 % abschließen.“

Kleinere Jobs schaffen einen Management-Albtraum

Die Verlagerung von größeren Produktionsläufen hin zu zahlreichen, kleineren und spezifischeren Druckaufträgen hat sich im Laufe der Jahre erheblich auf die Produktionseffizienz ausgewirkt. Der Wechsel des Papiermaterials oder die Freigabe einer neuen Druckdatei an eine Einzelblatt-Digitaldruckmaschine kann zwar nur wenige Minuten dauern, verlangsamt jedoch die Produktion. Diese Verlangsamung ist bei Druckern mit kontinuierlicher Zuführung oder Rollenzuführung noch ausgeprägter, wo der Papierwechsel 15 Minuten oder länger dauern kann, was möglicherweise zu einer Verschwendung von 10–30 Fuß Papier führt. Und dieser Effekt ist deutlich kostspieliger, wenn auch an Kuvertiermaschinen zusätzliche Einstellungen erforderlich sind.

Zusätzlich zu den vorherrschenden Personal- und Entwicklungsherausforderungen, mit denen viele Unternehmen heutzutage konfrontiert sind, ergibt sich ein bemerkenswertes Problem aus der zunehmenden Verbreitung kleinerer Druckaufträge im Gegensatz zu herkömmlichen Großserienproduktionen. Diese Verschiebung stellt eine erhebliche Belastung für die Produktionseffizienz dar und führt zu einem erheblichen Prüfungsproblem. In Szenarien, in denen die Druckwarteschlange Dutzende oder in manchen Fällen über hundert Druckdateien umfasst, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass eine Datei versehentlich übersehen, übersehen oder falsch behandelt wird, exponentiell an. Diese Eskalation des Umfangs und der Komplexität erhöht die Spielraum für menschliches Versagen und erfordert ein höheres Maß an Aufsicht und Kontrolle in den Druckmanagementprozessen. Daher sehen sich Unternehmen mit der Notwendigkeit konfrontiert, angesichts dieser sich wandelnden Landschaft robustere Systeme und Verfahren zu implementieren, um die Genauigkeit und Integrität ihrer Druckvorgänge sicherzustellen.

Die Workflow-Verkettungslösung.

Print File Concatenation begegnet kritischen Herausforderungen durch die Kombination von Similar-Dateien effektiv. Während frühere Versuche, PDF-, Metacode- und AFP-Dateien zusammenzuführen, möglicherweise Bedenken hervorgerufen haben, bietet moderne Technologie eine robuste Lösung. Durch die intelligente Verkettung werden kleine Produktionsdateien zu einer einzigen Druckdatei in geeigneter Größe zusammengefasst, die entweder auf die Rollenlänge oder spezifische Druckzeitanforderungen zugeschnitten ist.

Diese fortschrittliche Technik übertrifft die einfache Dateizusammenführung, die Freeware oder kostengünstige Software bietet. Die Datei wird optimiert, indem doppelte Schriftarten, Bilder und Ressourcen entfernt werden, um eine optimale Druckqualität zu gewährleisten. Darüber hinaus wird die Druckdatei neu strukturiert, sodass alle wichtigen Ressourcen sofort verfügbar sindilaim Header für nahtlose Verarbeitung und Ripping verfügbar. Dadurch wird die RIP-Zeit verkürzt und Probleme beim Drucker-Coupling und beim Rippen vermieden, wie z. B. Leistungseinbußen aufgrund einer übermäßigen Anzahl von Schriftarten oder Rendering-Probleme aufgrund schlechter Dateistruktur oder komplexer Ressourcenpfade.
Durch die Reduzierung der Anzahl der Druckdateien und die Reduzierung menschlicher Fehler ermöglicht die intelligente Verkettung von Druckdateien die Gruppierung von Aufträgen basierend auf Rollenlängen oder bestimmten Zeitzuweisungen und modernisiert so Arbeitsabläufe. Die Umsetzung dieser Strategien steigert die Effizienz und Genauigkeit im Druckbetrieb erheblich und versetzt Ihr Unternehmen in die Lage, in der dynamischen Drucklandschaft von heute erfolgreich zu sein.

Dokumentenoptimierung: Die 5 Schritte zum Produktionserfolg

In den letzten 15 Jahren hat sich die Landschaft der Kontoauszüge, Rechnungen und Kommunikation dramatisch weiterentwickelt. Moderne Tintenstrahl- und Hochgeschwindigkeits-Farblaserdrucker haben es Unternehmen ermöglicht, ansprechende, personalisierte Inhalte voller lebendiger Bilder, komplexer Karten und überzeugender Botschaften zu erstellen. Allerdings stellt dieser Wandel eine erhebliche Herausforderung für viele etablierte Workflow-Systeme dar, die seit über einem Jahrzehnt im Einsatz sind.

Das größte PDF-Druckproblem aller Zeiten

Ältere Workflow-Software und Freeware-Dienstprogramme führen häufig zu aufgeblähten und ineffizienten Datenströmen oder fehlerhaften PDF- und AFP-Druckdateien. Diese Dateien, die von Anwendungssystemen oder Dienstprogrammen und nicht von spezieller Customer Communications Management (CCM)-Software generiert werden, bündeln wahllos jede Schriftart und jedes Bild auf jeder Seite. Während dieser Ansatz für Online-Präsentationen geeignet ist, erweist er sich für den Hochgeschwindigkeitsdruck auf modernen Tintenstrahldruckern als nahezu unbrauchbar, insbesondere wenn versucht wird, Geschwindigkeiten über 1000 Seiten pro Minute zu erreichen. Dies führt zu Problemen mit der Ressourcenintensität, da die meisten Produktionsdrucker nicht jede Seite verarbeiten können, die doppelte Kopien jeder Schriftart, jedes Bilds oder jeder Ressource enthält.

Schritt 1: Schriftartenoptimierung

Im letzten Jahrzehnt stellten Schriftarten, insbesondere doppelte oder nicht verwendete Schriftarten, die Druckindustrie vor große Herausforderungen. Für Produktionsdruckmitarbeiter ist der Erhalt einer druckfertigen PDF-Datei oft mit stundenlanger Vorbereitungsarbeit verbunden, bevor überhaupt eine Testdatei oder ein Proof erstellt werden kann. Der Schlüssel zur Sicherstellung, dass Produktionsdateien mit optimaler Geschwindigkeit ausgeführt werden, liegt in einer robusten Lösung. Diese Lösung sollte ungenutzte Schriftarten schnell identifizieren und entfernen, Duplikate beseitigen und alle erforderlichen Schriftarten sorgfältig im Header der Datei organisieren. Dies garantiert effiziente Produktionsprozesse.

Schritt 2: Bildkorrektur

Der Prozess der Datenoptimierung beginnt mit der Entfernung ungenutzter oder doppelter Ressourcen, ein allgegenwärtiges Problem für viele Produktionsdrucker. Nach diesem entscheidenden Schritt verlagert sich die Aufmerksamkeit auf das Verstehen und Optimieren der Bilder. Doppelte oder redundante Bilder werden systematisch gelöscht, während die verbleibenden Bilder fein abgestimmt werden, um sie an das jeweilige Ausgabegerät anzupassen.

Schritt 3: Farbkorrektur

Im Zeitalter dynamischer, vollfarbiger Kommunikation ist eine präzise Farbkalibrierung unerlässlich. Die Datenoptimierung erfüllt diesen Bedarf, indem sie sicherstellt, dass die Farben genau dargestellt werden und sie an die Fähigkeiten des Druckers angepasst werden. Dieser Schritt garantiert, dass der endgültige Ausdruck die beabsichtigte visuelle Wirkung getreu widerspiegelt. Hierzu ist es erforderlich, dass für den Drucker ein geeignetes Farbprofil mit dem verwendeten Papiermaterial erstellt wurde. Dies ist ein einmaliger Schritt, der durchgeführt werden sollte, wenn ein neuer Drucker/eine neue Druckmaschine installiert wird oder wenn das Papier zum ersten Mal beschafft wird.

„Nur weil die Farbe auf dem Monitor richtig aussieht, heißt das nicht, dass sie auch richtig gedruckt wird.“

Schritt 4: Strukturausrichtung

Eine ausgewogene Druckdatei ist entscheidend für eine effiziente Verarbeitung. Dieser Schritt umfasst das Organisieren der Dateistruktur, um das gleichzeitige Rippen (Rasterbildverarbeitung) oder die Verarbeitung auf mehreren Kernen oder CPUs eines Druckers zu ermöglichen. Im Gegensatz dazu wird ein nicht optimierter Druckstrom, der mit verstreuten Ressourcen und Objekten überladen ist, üblicherweise Seite für Seite verarbeitet. Durch die Orchestrierung der Struktur können RIP oder Drucker Bilder und Schriftarten schnell finden und so eine unabhängige Seitenverarbeitung ermöglichen. Dies verkürzt die RIP-Zeit und beseitigt Ineffizienzen für Produktionsdrucker.

Schritt 5: Komprimierung

Die letzte Stufe der Dokumentenoptimierung umfasst die Komprimierung. Während für die Anzeige von Dateien auf Computern neue Komprimierungsalgorithmen und -formate wie HEIC entstanden sind, unterstützt ältere Software, die auf Controllern oder RIPs ausgeführt wird, diese Innovationen möglicherweise nicht. Die Abstimmung der Komprimierungsalgorithmen auf das jeweilige Druckgerät ist von größter Bedeutung. Dadurch wird sichergestellt, dass die Datei effizient verarbeitet werden kann, während die Nenndruckgeschwindigkeit beibehalten wird und eine nahtlose Integration mit Postproduktionsgeräten wie Postbeilagen, Schneideplottern und Bindegeräten möglich ist.

Die Dokumentenoptimierung ist ein sorgfältiger Prozess in fünf Schritten, der unhandliche, ineffiziente Druckdateien in optimierte, qualitativ hochwertige Dokumente umwandelt, die für die moderne Drucktechnologie bereit sind. Durch die systematische Berücksichtigung von Schriftarten, Bildern, Farben, Struktur und Komprimierung können Unternehmen das volle Potenzial ihrer Druck- und E-Mail-Workflows ausschöpfen und so optimale Effizienz, Qualität und Kompatibilität mit den modernen Druckgeräten von heute gewährleisten.

Akquise und Personalbesetzung für CCM- und ECM-Projekte

Die Beschaffung und Personalausstattung von Ressourcen für CCM- und ECM-Projekte im Bereich Unternehmenssoftware kann erhebliche finanzielle Herausforderungen mit sich bringen. Die Implementierung dieser Systeme erfordert spezielles Fachwissen und erfordert oft erhebliche Investitionen in Entwicklung, Tests, Disaster-Recovery-Infrastruktur und laufenden Support.

Darüber hinaus stellen die Ausbildung und die Bereitstellung von Ressourcen immer wieder Hürden dar. Im Gegensatz zu wichtigeren Bereichen der Technologie, wie etwa der Webentwicklung, gibt es einen Mangel an sofort verfügbarem AngebotilaHilfreiche Schulungsressourcen für die Erstellung optimierter Mailing-Workflows im Produktionsdruck. Dies führt dazu, dass Organisationen und Dienstanbieter Schwierigkeiten haben, technisches Personal zu finden, das sich mit Konfigurations- und Programmieraufgaben auskennt, in einer Branche, in der häufig erfahrene Fachkräfte bevorzugt werden.

Betreten Sie die Cloud

Das Aufkommen der cloudbasierten Datenverarbeitung bietet eine Entlastung von diesen Herausforderungen. Ein Software-as-a-Service-Modell (SaaS) verringert nicht nur die Belastung durch Software-Anschaffungskosten, sondern führt auch ein flexibles Zahlungsmodell ein, das auf der Nutzung oder einem Jahresabonnement basiert. Mit Hilfe von KI-gesteuerten Tools wie SmartSetup, kann das Onboarding von Jobs in Cloud-Software in wenigen Minuten oder höchstens ein paar Stunden erfolgen, was eine enorme Verbesserung im Vergleich zu den Wochen oder Monaten darstellt, die normalerweise für Outsourcing-Projekte erforderlich sind.

Was cloudbasierte Lösungen außerdem auszeichnet, ist ihre Verfügbarkeit rund um die Uhr, die sicher auf seriösen Plattformen wie AWS gehostet wird. In Verbindung mit der Kompetenz branchenführender Workflow-Experten, die in der Lage sind, Workflows zügig bereitzustellen, wird deutlich, warum sich die Transformation und Umgestaltung von Cloud-Daten zu einem der am schnellsten wachsenden Bereiche entwickelt hat, insbesondere für Unternehmen, die mit sich wiederholenden Workflows und komplizierten Datenformatierungen und -neuerungen zu kämpfen haben -Ingenieurtechnische Bestrebungen.

Zusammenfassung

In diesem entscheidenden Moment steht die Druck- und Postbranche an der Schwelle einer transformativen Revolution, die durch die Konvergenz von Dokumentenoptimierung, Workflow-Normalisierung und schnellem Onboarding vorangetrieben wird. Die Normalisierung von Arbeitsabläufen dient als Dreh- und Angelpunkt, da sie komplizierte Legacy-Prozesse vereinfacht und bemerkenswerte Effizienzsteigerungen ermöglicht. KI-gestütztes Onboarding, intelligente Druckdateiverkettung und die Leistungsfähigkeit cloudbasierter Lösungen und KI-gesteuerter Tools verstärken diese Fortschritte noch weiter. Die Zeit der Transformation ist jetzt gekommen, und Unternehmen, die diese Innovationen voll und ganz annehmen, werden in der dynamischen Landschaft der Print- und Postkommunikation nicht nur überleben, sondern auch gedeihen.

Wenn Sie ein Konto registrieren müssen, wenden Sie sich bitte an uns bitte hier klicken.