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Das eDeliveryNow® Platform ist ein offenes und modulares Framework, das REST-APIs und Webdienste nutzt, um es erweiterbar und anpassbar zu machen, um aktuelle und zukünftige Kundenkommunikationsanforderungen zu erfüllen.

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AccessibilityNow bietet ein hohes Maß an Automatisierung und Integration in jede Umgebung. Die Plattform umfasst Softwarelösungen und eine breite Palette maßgeschneiderter Dienste, um den Dokumentenzugriffsanforderungen aller Organisationen, ob groß oder klein, aus dem privaten Sektor und von Regierungen aller Ebenen, gerecht zu werden.

Überwindung der IT-Ressourcenlücke im Dokumentenmanagement

Ein Mangel an IT-Ressourcen kann die Fähigkeit eines Unternehmens, effektiv und effizient zu arbeiten, erheblich beeinträchtigen. Unternehmen benötigen IT-Personal, um den Betrieb zu verwalten, mit Kunden und Partnern zu kommunizieren sowie Daten zu verarbeiten und zu analysieren. Wenn Unternehmen nicht über genügend IT-Ressourcen verfügen, stehen sie möglicherweise vor einer Reihe von Herausforderungen, die die Kommunikation und Zusammenarbeit für Unternehmen erschweren. Dies kann zu Verzögerungen, Missverständnissen und verminderter Produktivität führen.

Die Dokumentenpflege stand schon immer ganz unten auf der Liste der IT-Prioritäten. Unternehmen können Monate darauf warten, dass die IT-Abteilung einfache Änderungen an vorhandenen Dokumenten vornimmt. Die Pandemie, die große Kündigung und die stillen Kündigungstendenzen haben die Situation noch verschlimmert, da es schwieriger wurde, wertvolle IT-Mitarbeiter zu rekrutieren und zu halten.

Anstatt auf die technischen Ressourcen zu warten, die zum Modifizieren von Software und zum Ändern von Dokumenten erforderlich sind, können Unternehmen eine Post-Composition-Reengineering-Lösung für Dokumente nutzen. Mit dieser Software können Fachabteilungen notwendige Änderungen an Dokumenten sofort vornehmen, ohne den ursprünglichen Computercode zu verändern. Unternehmen müssen nicht länger darauf warten, dass ihre IT-Anfragen ganz oben auf der Liste landen (was möglicherweise nie der Fall sein wird).

Warum Dokumentenmanagement von IT-Abteilungen oft übersehen wird

Die Dokumentenpflege stand schon immer ganz unten auf der Liste der IT-Prioritäten. In der Liste sind keine Dokumentverwaltungsprojekte aufgeführt Top-CIO-Prioritäten für 2023. Die CIOs haben dringendere Themen auf ihrer Agenda.

Die Dokumentenverwaltung mag für Fachabteilungen von entscheidender Bedeutung sein, doch Unternehmen schieben Wartungsanfragen, die sie als geringwertig empfinden, oft in den Hintergrund. IT-Abteilungen konzentrieren sich in der Regel auf komplexere und kritischere Aufgaben wie Netzwerksicherheit, Softwareentwicklung und Datenanalyse. Sie betrachten die Dokumentenpflege als routinemäßige und alltägliche Aufgabe, die andere IT-Initiativen des Unternehmens nicht in Anspruch nehmen sollte.

Die IT-Vorstellungen bezüglich der Änderung von Dokumenten sind echt. Das Ändern des Legacy-Codes, der Dokumente erstellt, kann zeitaufwändig sein und eine erhebliche Menge an Ressourcen erfordern. IT-Abteilungen verfügen oft nicht über die Bandbreite, um Anfragen zur Dokumentenpflege rechtzeitig zu bearbeiten, insbesondere wenn sie sich mit anderen Aufgaben mit hoher Priorität befassen. Dies kann zur Folge haben, dass Dokumentenpflegeanforderungen eine geringere Priorität eingeräumt wird oder sie sich verzögern, was zu Frustration und Ineffizienz für das Unternehmen führt.

Auch das Alter mancher Software zur Dokumentenerstellung kann ein Problem sein. IT-Abteilungen verfügen möglicherweise nicht über das erforderliche Fachwissen oder die erforderlichen Tools, um die Dokumente einer Organisation effizient zu verwalten. Die Software, die die Dokumente erstellt, ist oft alt und voller Patches, die im Laufe der Jahre angewendet wurden. Niemand möchte den Code berühren, aus Angst, ihn zu brechen. Programmierer, die ältere Computersprachen fließend beherrschen, sind möglicherweise schon vor langer Zeit in den Ruhestand gegangen, sodass den IT-Abteilungen die Fähigkeiten und Kenntnisse fehlen, die für die Arbeit an älteren Dokumentensystemen erforderlich sind.

Überarbeitung von Post-Composition-Dokumenten

Als Schlüsselkomponente der ECP-Softwaresuite (Enterprise Communications Processing) eines Unternehmens beseitigt Software zur Dokumentenumgestaltung viele der Hindernisse, die Unternehmen daran hindern, sinnvolle Änderungen an wichtigen Dokumenten vorzunehmen, darunter Rechnungen, Kontoauszüge, Mitteilungen, Korrespondenz und Anspruchsformulare. Durch die Änderung der Dokumente nach ihrer Erstellung (häufig durch veraltete Software) vermeidet das Unternehmen das Risiko unbeabsichtigter Folgen durch die Änderung von Legacy-Code.

Oftmals können Geschäftsbereichsmitarbeiter oder andere Mitarbeiter im Unternehmen eine Neugestaltung der Dokumente durchführen. IT-Spezialisten sind möglicherweise nicht erforderlich. Die neueste KI-fähige Dokumentenzuordnungssoftware macht die Arbeit noch einfacher. Diese Software legt die Macht der Änderungen direkt in die Hände der Fachabteilungen. Sie können das Warten vermeiden und gemäß ihren gewünschten Zeitplänen weitermachen.

Eine Dokumenten-Reengineering-Software zur Änderung älterer Dokumente bietet viele Vorteile:

  • Sofortige Updates: Mit der Neugestaltung von Dokumenten nach der Erstellung gehört das Warten auf IT-Ressourcen der Vergangenheit an. Fachabteilungen können Änderungen sofort und selbstständig vornehmen. Dadurch wird das Unternehmen agiler.
  • Erhöhte Produktivität: Weniger Wartezeit bedeutet mehr Zeit für die Arbeit. Keine Engpässe mehr, keine Verzögerungen mehr.
  • Setzt IT-Ressourcen frei: Da die Benutzerabteilungen Dokumentänderungen bearbeiten, erhält das IT-Team mehr Spielraum. Sie können sich auf komplexere Themen konzentrieren, die ihre Fähigkeiten erfordern. 
  • Reduziert Fehler: Durch die Verantwortung der Fachabteilungen werden Missverständnisse mit der IT ausgeschlossen. 
  • Bessere Zusammenarbeit: Durch eine schnellere, benutzerfreundliche Dokumentenverwaltung können Teams effektiver zusammenarbeiten. 

Profitieren Sie von den Vorteilen der Neugestaltung von Dokumenten 

Unternehmen können nicht nur kleinere Änderungen an Dokumenten vornehmen, sondern auch ihre Investitionen in eine Software zur Dokumentenüberarbeitung nutzen. Produkte wie Operations Express für Crawford Technologies ermöglichen Verbesserungen in Bereichen wie Produktivität der Druck-/Postproduktion, Betriebskosten, Materialkosten und Qualitätskontrolle. Unternehmen nutzen diese Tools, um den Wert der von ihnen erstellten Dokumente zu steigern. Hier sind einige Beispiele:

  1. Optimieren Sie die Seitenanzahl von Dokumenten
    Verwenden Sie Software zur Dokumentenumgestaltung, um die Anzahl der zum Drucken und Einfügen erforderlichen Seiten durch verschiedene Methoden zu verringern, einschließlich der Reduzierung der Schriftgröße, der Verengung von Rändern, der Entfernung unnötiger Texte und Grafiken oder der Änderung des Zeilenabstands. Eine geringere Anzahl verarbeiteter Seiten kann die Gesamtzeit, die für die Durchführung der Produktionsschritte benötigt wird, um Stunden verkürzen und sowohl die Druck- als auch die Portokosten senken.

  2. Arbeitsplatzkonsolidierung
    Durch die Neugestaltung von Dokumenten, bei denen Postanschriften in verschiedenen Anwendungen konsistent an der gleichen Stelle gedruckt werden, können Dokumentenvorgänge einen einheitlichen ausgehenden Fensterumschlag verwenden. Diese Standardisierung, egal ob es sich um ein Einzelfenster- oder Doppelfenster-Design handelt, ermöglicht den Versand mehrerer Bewerbungen im selben Umschlag und ermöglicht so die Zusammenführung mehrerer kleinerer Druck- und Kuvertieraufträge. Software zur Neugestaltung von Dokumenten zeichnet sich dadurch aus, dass sie eine solche Datenverlagerung erleichtert.

    Durch die Umsetzung dieser Taktik wird die Leerlaufzeit, die normalerweise durch Papierkram, Materialbereitstellung und Maschineneinrichtung im Zusammenhang mit Auftragswechseln entsteht, erheblich reduziert. Dadurch können Maschinenbediener mehr Poststücke pro Stunde produzieren, wobei der Durchsatz durch weniger Unterbrechungen gesteigert wird. Unternehmen können außerdem davon profitieren, wenn sie die Materialkosten senken, indem sie eine einzige Briefumschlagsart in großen Mengen bestellen, anstatt mehrere kleine Bestellungen individueller Umschläge zu tätigen. Die Folgewirkung dieser Standardisierung zeigt sich in geringeren Lager- und Lagerkosten. Der Aufwand für den Transport, die Lagerung und die Abrechnung verschiedener Umschläge wird deutlich reduziert. 

  1. Portoeinsparungen
    Kombinierte Aufträge können es einem Unternehmen auch ermöglichen, die Dichte der Postvorsortierung zu erhöhen, was zu geringeren Portokosten führt. Neben der Erstellung von Mailings mit höherer Dichte durch die Kombination von Aufträgen kann eine Dokumenten-Reengineering-Software auch die kniffligen Aufgaben der Extraktion von Adressdaten für die Verarbeitung durch Postsoftware bewältigen. Dies vereinfacht Vorgänge wie Adressstandardisierung und Vorsortierung.
  1. Verteilte Verarbeitung
    Software zur Dokumentenumgestaltung bietet den Komfort, Teile von Aufträgen an geografischen Standorten zu drucken, die näher am Postziel liegen. Unternehmen können sich auch dafür entscheiden, die Produktion auf mehrere Geräte zu verteilen, die an einem einzigen Standort stationiert sind. Sie können die Arbeit auf alle Ava verteilenilafähige Maschinen und halten ihre Service Level Agreements (SLAs) konsequenter ein.
  1. Qualitätskontrollmaßnahmen und Sendungsverfolgung 
    Mit technologisch fortschrittlicher Software zur Neugestaltung von Dokumenten können Unternehmen den Seiten Funktionen hinzufügen und so eine robustere Qualitätskontrolle ermöglichen. Elemente wie Barcodes oder Sequenznummern, Stapelkontrollseiten oder Kuvertiermaschinen-Kontrolldateien ermöglichen es Unternehmen, die Qualität im Druck-/Versandvorgang zu steigern und jede von ihnen verarbeitete Seite zu erfassen.
  1. Personalisierte Nachrichten
    Direkt auf die Dokumentseiten gedruckte Einleger bieten unbegrenzte Möglichkeiten. Unternehmen sind nicht länger durch Beschränkungen der Kuvertiermaschine aufgrund begrenzter Kuvertierstationen gefesselt. Jedes Transaktionsdokument kann jetzt speziell auf den Kontoinhaber zugeschnittene Werbeanzeigen enthalten. Diese Beilagen können personalisierte Details wie das Datum der letzten Bestellung, Vorteile auf Kontoebene, Sonderangebote usw. enthalten. 
  1. Kolorierung
    Der Übergang von Monochrom-Drucksystemen zu vollfarbigen Tintenstrahlsystemen ist in vielen Druckbereichen an der Tagesordnung. Diese Verschiebung führt jedoch dazu, dass eine Vielzahl von Altdokumenten in Schwarzweiß versinken. Um das volle Potenzial ihrer neuen Farbfunktionen auszuschöpfen, setzen Dokumentenersteller Software zur Dokumentenumgestaltung ein. Dieses Post-Composition-Tool kann Text, Formularelementen oder Marketingbotschaften lebendige Farben verleihen. Die daraus resultierende Kolorierung haucht alten Dokumenten nicht nur neues Leben ein, sondern hebt auch wichtige Informationen hervor, was das Verständnis für den Kunden erleichtert und die Zahl der Kundendienstanrufe reduziert. 

Neugestaltung von Dokumenten zur Reduzierung der Abhängigkeit von der IT

IT-Abteilungen geben anderen komplexen Aufgaben Vorrang vor der Dokumentenpflege, was zu Verzögerungen, Frustrationen und Ineffizienzen führt. Software zur Nachbearbeitung von Dokumenten bietet eine vielversprechende Lösung.

Durch den Einsatz dieser Software können Unternehmen Fachabteilungen in die Lage versetzen, Dokumente zu ändern, ohne auf knappe IT-Ressourcen angewiesen zu sein. Zu den Vorteilen dieses Ansatzes gehören sofortige Aktualisierungen, höhere Produktivität und verbesserte Zusammenarbeit. Darüber hinaus ermöglicht dieser Ansatz den IT-Teams, sich auf komplexere Probleme zu konzentrieren, die ihre Fähigkeiten erfordern, während gleichzeitig Fehler reduziert und Missverständnisse zwischen den Abteilungen beseitigt werden.

Die Neugestaltung von Dokumenten bietet auch umfassendere Vorteile, wie z. B. die Konsolidierung von Aufträgen, die Reduzierung der Portokosten, die Möglichkeit personalisierter Nachrichten und das Hinzufügen von Farbe. Durch die Nutzung dieser Funktionen können Unternehmen den Wert ihrer Dokumente maximieren und ihre Druck-/Versandvorgänge optimieren.

Software zur Nachbearbeitung von Dokumenten bietet eine praktische und effiziente Lösung, um die IT-Ressourcenlücke im Dokumentenmanagement zu schließen. Es stärkt Fachabteilungen, verbessert die Produktivität und verbessert die Zusammenarbeit, während es Unternehmen gleichzeitig ermöglicht, ihre Dokumentenprozesse zu optimieren und Kosteneinsparungen zu erzielen. Durch den Einsatz dieser Technologie können Unternehmen die IT-Ressourcenlücke schließen und das volle Potenzial ihrer Dokumente ausschöpfen.

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