eLieferung ®

Das eDeliveryNow® Platform ist ein offenes und modulares Framework, das REST-APIs und Webdienste nutzt, um es erweiterbar und anpassbar zu machen, um aktuelle und zukünftige Kundenkommunikationsanforderungen zu erfüllen.

Zugänglichkeit ®

AccessibilityNow bietet ein hohes Maß an Automatisierung und Integration in jede Umgebung. Die Plattform umfasst Softwarelösungen und eine breite Palette maßgeschneiderter Dienste, um den Dokumentenzugriffsanforderungen aller Organisationen, ob groß oder klein, aus dem privaten Sektor und von Regierungen aller Ebenen, gerecht zu werden.

Druckdienstleister optimiert Arbeitsabläufe

Hintergrund

Content Critical Solutions (CCS) ist ein etablierter Anbieter von Geschäftskommunikationsdiensten mit Produktionsstandorten in New Jersey, New York und Florida. Das Unternehmen betreut Kunden seit über 100 Jahren und unterstützt kundenspezifische Anwendungen für gedruckte und elektronische Transaktionsdokumente.

Minimale Standardisierung

Im Laufe der Zeit hat CCS viele Kundenverfahren übernommen. Sie waren stolz auf nahtlose Übergänge für ihre Kunden, indem sie deren Dokumentenproduktionsprozesse übernahmen. Leider führte diese Praxis zu Hunderten von Anweisungen zur Druckereinrichtung und Kuvertiermodi, die zu sehr auf dem Wissen des Bedieners beruhten. Dieselben Aufträge wurden in jeder Einrichtung anders ausgeführt, und die Gerätebediener nahmen Anpassungen auf Maschinenebene vor, ohne dass es einen zentralen Kontrollpunkt gab.

CCS verfolgte Betriebskennzahlen, um die Effizienz seines Produktionsbetriebs zu messen, die Datenerfassung erfolgte jedoch größtenteils manuell. Bediener und Manager gaben Informationen manuell ein, was zu Fehlern und Dateninkonsistenzen führte. John Slaney, Chief Technology Officer, schätzte, dass die Mitarbeiter mehr Zeit mit der Behebung von Fehlern als mit der Analyse der Kerndaten verbrachten.

„Wir brauchten ein stärkeres Workflow-System, das es uns ermöglichte, mehrere Einrichtungen zu verwalten“, sagte Slaney. „Unser manueller Abstimmungsprozess erforderte, dass wir große Aufträge in überschaubare Segmente aufteilen mussten, was zu viel Zeit, Ärger und Büroarbeit führte, um sie auszugleichen.“

Suchen Sie nach einer Lösung

Schließlich führte ein neuer Kunde CCS in die Six-Sigma-Qualitätskontrolle ein und das Unternehmen erkannte, dass es eine Lösung benötigte, die alle Produktionsprozesse miteinander verknüpfte. Sie wollten ihre Prozesse integrieren und standardisieren, ohne alle seit vielen Jahren laufenden Verfahren und Programme rückgängig zu machen – insbesondere ein intern erstelltes ERP-System namens OPALS, das das Rückgrat des Arbeitsablaufs bildete und in die Buchhaltungssysteme von CCS eingebunden war. Entscheidend war auch eine Lösung, die es CCS ermöglichte, weiterhin die Druckmanagementlösung PRISMA von Canon zu nutzen, auf die das Unternehmen für den täglichen Produktionsdruck angewiesen war.

Das Unternehmen hat alle verfügbaren Optionen geprüftilaSie waren auf der Suche nach etwas, das es ihnen ermöglichte, ihr aktuelles Vermögen und das erworbene Wissen zu nutzen. Sie wollten ihre Prozesse nicht neu konfigurieren, um sie an das Workflow-Tool anzupassen. Nach einer umfangreichen Suche entschied sich CCS PRO Conductor für Crawford Technologies. Ihre Entscheidung würde es ihnen ermöglichen, von einer Umgebung, die auf nicht verbundenen Systemen und manueller Datenerfassung beruhte, zu einer automatisierten Umgebung überzugehen, die es dem Unternehmen ermöglicht, weiter zu wachsen und gleichzeitig das Serviceniveau und die Effizienz zu bieten, die ihre Kunden erwarten.

PRO Conductor ermöglicht es CCS, alle Informationen zu sammeln, die sich auf Produktionsmaschinen oder verschiedenen Servern befanden, und sie in einem zentralen Repository zur sofortigen Anzeige auf dem zu speichern PRO Conductor Dashboard und konsolidiertes Reporting. Der PRO Conductor Das Dashboard ermöglicht es CCS außerdem, Aufträge von Anfang bis Ende für alle drei Standorte zu steuern.
Druck-/Postdienstleister bearbeiten häufig unterschiedliche Anträge, so auch bei CCS. Die Arbeit gelangt als komponierter Druck, Rohdaten oder Druckbilder in die Organisation. PRO Conductor unterstützt alle diese Methoden der Dateneingabe, was CCS laut Herrn Slaney „wahrscheinlich Jahre“ an kundenspezifischen Programmierbemühungen erspart hat.

„Wir haben uns von einem Druck- und Versandunternehmen zu einem Dokumentenunternehmen gewandelt
Verarbeitungsunternehmen mit einem optimierten, automatisierten Arbeitsablauf.“
– John Slaney, CTO Content Critical Solutions

Interessanterweise entdeckte CCS Fakten über ihr eigenes Produktionssystem, auf das sie umstellten PRO Conductor, war versteckt worden. CCS schätzte und bepreiste beispielsweise einige Aufträge anhand eines Rollfed-Inkjet-Produktionsprozesses. Sie waren überrascht, als sie erfuhren, dass die Arbeit tatsächlich auf Bogendruckern lief. Das Unternehmen musste einige Jobs neu konfigurieren, damit sie den Best-Practice-Entscheidungen der Produktionsmitarbeiter entsprachen.

Die Ergebnisse

Die Verbesserungen des CCS-Produktionsworkflows waren erheblich. Seit der Installation PRO ConductorCCS kann die Arbeit bei Bedarf problemlos neu verteilen, beispielsweise wenn Geräte ausfallen. PRO Conductor prüft, ob der Empfangsstandort über die für den Auftrag erforderlichen Materialien verfügt und den Auftrag von einem Produktionsstandort zum anderen verlagern kann.

Jetzt produziert CCS Arbeiten mit dem erforderlichen Six Sigma-Qualitätsniveau, kombiniert mit relevanten Metriken und Berichten. Das Management kann seine Prozesse historisch betrachten und Verarbeitungsanpassungen vornehmen, die Produktivität, Qualität und Gewinnspanne verbessern. Sie haben manuelle Eingriffe, die manchmal die Tür zu Problemen öffneten, eliminiert und die Produktivität verbessert. Als Beispiel verweist Herr Slaney auf einen großen Auftrag, der früher sieben Tage lang lief, bevor er umgesetzt wurde PRO Conductor. Derselbe Job wird jetzt in 36 Stunden bearbeitet.

Wie erwartet hat CCS Canon-Tintenstrahldruckmaschinen, BlueCrest- und Bell + Howell-Einsteckmaschinen, Prisma und das CCS OPALS-System in einem einzigen Kontrollpunkt integriert –Crawford Technologies' PRO Conductor. Sollte eine neue Dokumentenverarbeitungstechnologie entwickelt werden, die ihnen hilft, ihre Ziele zu erreichen, ist CCS zuversichtlich, dass sie diese neuen Komponenten genauso einfach integrieren können.

Im Umgang mit COVID-19 hat CCS die Vorteile genutzt PRO Conductor Dashboard, um die Produktion je nach Personalfluktuation und Materialverfügbarkeit von einer Anlage zur anderen zu verlagernilaFähigkeit.

Parce que PRO Conductor Durch die Standardisierung von Abläufen weiß CCS, dass Aufträge korrekt und konsistent bearbeitet werden können, unabhängig davon, welche Mitarbeiter die Aufträge tatsächlich ausführen. Dieses Vertrauen und diese Flexibilität sind in Zeiten von Arbeitsunterbrechungen, wie z. B. einer Pandemie, die einige Mitarbeiter davon abhalten, zur Arbeit zu kommen, von großem Vorteil.

Einige CCS-Kunden führen regelmäßige Audits durch, bei denen Kunden überprüfen, wie CCS die Arbeit bis hin zur Postsendungsebene abgeschlossen hat. Gewährung eingeschränkten Zugriffs für Prüfer PRO Conductor Das System hat die für die Durchführung eines Audits erforderliche Zeit verkürzt. Inspektoren können ihre Arbeit jetzt in nur wenigen Stunden erledigen – eine Aufgabe, die früher mehrere Tage in Anspruch nahm. Darüber freuen sich die Kunden!

Mehr Ergebnisse

Jetzt sind Prozesse standardisiert und kontrolliert PRO ConductorDas Kunden-Onboarding ist schneller und einfacher geworden. Nachdrucke erfolgen nun vollständig automatisiert, was die termingerechte Fertigstellung der Arbeiten verbessert. Und CCS kann jetzt die Geräte- und Mitarbeiterleistung genau messen.

Eine Strategie, die viele Druckbetriebe bei der Umstellung auf Hochgeschwindigkeits-Tintenstrahldruckmaschinen anwenden, ist die Konsolidierung kleiner Aufträge. Bei Anwendungen wie Rechnungen oder Kontoauszügen muss CCS jede Seite jedes Dokuments bei jedem Verarbeitungsschritt verfolgen und überprüfen. Eine 100-prozentige Verantwortung ist bei der Kombination von Jobs normalerweise schwierig.

Mit der PRO Conductor CCS vereint jedoch selbstbewusst kleine Aufgaben. Sie überprüfen automatisch die Integrität der Postsendungen und verfolgen die Arbeit, auch wenn sie mehrere kleine Aufträge zu größeren Arbeitseinheiten zusammengefasst haben. Die kleinvolumigen Aufträge, die Druckdienstleister häufig von Kunden annehmen müssen, um große Aufträge zu erhalten, werden jetzt über den automatisierten Workflow erledigt. Früher wurden viele kleine Arbeiten von Hand zusammengebaut.

Ein weiteres Beispiel für die Vorteile, die CCS nach der Umstellung genießen konnte PRO Conductor ist die Job-Ablehnungsrate, die um 200 % gesunken ist. Eine Ablehnung erfolgt, wenn ein Auftrag nicht im Gleichgewicht ist und der Fehler nicht gefunden werden kann. Die Lösung für die meisten Werkstätten besteht darin, den Auftrag zu verwerfen und erneut auszuführen. Wenn das Porto per Frankiermaschine berechnet wurde, kann der Druck-/Versandvorgang das auf nicht versandte Sendungen angewendete Porto zurückfordern, dies ist jedoch ein manueller Vorgang. Der USPS erstattet nur 80 % des Portos für die Umschläge, die nicht verschickt wurden, sodass eine Verringerung der Ablehnungsrate gleichzeitig den Arbeitsaufwand verringert und die Kosten senkt.

Übergang zu PRO Conductor war der Höhepunkt einer enormen Veränderung in der Art und Weise, wie CCS Kundenarbeit verarbeitet. Mit effizienteren Druck- und Kuvertierplattformen, verbunden mit dem automatisierten Workflow und der Qualitätskontrolle von PRO ConductorCCS kann problemlos neue Kunden und Volumen hinzufügen, ohne befürchten zu müssen, dass ein fragmentiertes Produktionssteuerungssystem die Arbeit gefährdet.

Herr Slaney schätzte: „Wir erledigen dank der durch den Einsatz von CrawfordTech erzielten Effizienzsteigerung jetzt 40 % mehr Arbeit ohne zusätzliche Ausrüstung oder Arbeitskräfte.“ PRO Conductor".

Um mehr darüber zu erfahren PRO Conductor von John Slaney, CTO von Content Critical Solutions, finden Sie hier: https://bit.ly/ContentCritical2020

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