Hintergrund
Wright Business Graphics ist einer der führenden Druckanbieter an der Westküste. Es bietet hochmoderne Druckprodukte und -dienstleistungen an, darunter digitaler variabler Druck, Geschäftsformulare und Schecks, sicheres Drucken und Versenden sowie andere Funktionen.
Wrights Critical Communication Division (CCD) ist ein SOC-2-Typ-2-Betrieb, der sich auf die Verarbeitung und Bereitstellung sensibler und persönlich identifizierbarer Informationen (PII) über mehrere Kanäle spezialisiert hat und mehrere Branchen unterstützt, darunter: Gesundheitswesen, Banken, Versorgungsunternehmen, Inkasso und mehr.
Wright CCD konzentriert sich auf gedruckte erstklassige USPS-Transaktionspost und liefert hochvolumige, variable und kritische Kundenkommunikation über eine automatisierte Dokumentenfabrik, wodurch der Datenzugriff minimiert und die Effizienz maximiert wird. Es verarbeitet häufig komplexe Aufgaben, die eine individuelle Programmierung und Integration erfordern, was Wright CCD von typischen „Posthäusern“ unterscheidet.
Die Herausforderung
Schnelle Durchlaufzeiten sind für Wright CCD von entscheidender Bedeutung, um ihre Service Level Agreements (SLAs) einzuhalten. Das Onboarding und die Automatisierung von Jobs beginnen, sobald die Daten des Kunden auf seiner sicheren Dateiübertragungsplattform eingehen. Innerhalb einer durchschnittlichen Zeit von 15 Minuten von Anfang bis Ende umfasst der Workflow die Prüfung von Geschäfts- und Datenintegritätsregeln, die CASS/NCOA-Verarbeitung, die Datentransformation und -zusammensetzung, die Erstellung von Druckdateien, die Aktualisierung der ERP-Plattform, die elektronische PDF-Erstellung und Benachrichtigungen per E-Mail oder API. Die Standard-SLA-Bearbeitungszeit von Wright CCD erfolgt um 9 Uhr morgens und wird am nächsten Werktag per Post verschickt, was die Leistung von entscheidender Bedeutung macht.
Mit der zunehmenden Nutzung von PDFs entwickelte sich das Geschäft von Wright CCD von der reinen Akzeptanz verschiedener strukturierter Datenformate (.csv, xml, json usw.) hin zur Akzeptanz von PDF-Formaten. Aufgrund der gestiegenen Mengen komplexer PDF-Dateien, insbesondere während der Steuersaison, wurde klar, dass Wright CCD ohne eine leistungsstarke Automatisierungslösung zur Verarbeitung des Anstiegs die SLAs seiner Kunden verfehlen würde.
Das Wright CCD-Team implementierte und testete verschiedene Lösungen, um entweder Daten aus externen Dateien hinzuzufügen oder Daten zu extrahieren und die PDFs neu zu gestalten. Diese Lösungen konnten zwar PDFs verarbeiten, waren jedoch zu langsam, um die Leistungserwartungen von Wright CCD zu erfüllen. Tatsächlich benötigte eine Lösung drei Tage, um eine Testanwendung auf zwei Servern zu verarbeiten. Wright CCD beschleunigte seine Suche nach einer Lösung für seine komplexen PDF-Verarbeitungsanforderungen.
Die Lösung
Wright CCD testete eine Kombination aus Crawford Technologies Lösungen, Operations Express und seine Komponente, PDF Accelerator, um eine Reihe komplexer PDF-Verarbeitungsvorgänge auszuführen, darunter die Optimierung und Aufteilung von PDF-Dateien sowie die Datenextraktion. Diese Lösungen erfüllten die Verarbeitungserwartungen von Wright CCD und lieferten leistungsstarke und fehlerfreie Ergebnisse. Nicht nur Operations Express Schwellungen und Blutungen PDF Accelerator Damit konnte Wright CCD seine SLAs einhalten, es kam aber auch zu keinen Störungen der bestehenden Prozesse und Arbeitsabläufe.
Operations Express, Crawford Technologies Die Lösung zur Neugestaltung von Dokumenten erhöht die betriebliche Effizienz durch die Nutzung ihrer fortschrittlichen Dokumententransformations-Engine, um vorhandene Produktionsdruckströme zu nutzen und die Druck- und Postproduktion zu rationalisieren. Es erleichtert die Produktionsoptimierung mit Integritätsbarcodes, die Extraktion wertvoller Daten und Inhalte zur Adressbereinigung, Dokumentenindizierung, Analyse usw. Operation Express unterstützt auch die Aufteilung großer Dateien in mehrere kleine Dateien, um die Geräteauslastung und Produktivität zu maximieren.
PDF Accelerator bietet leistungssteigernde und flexible Optimierungsfunktionen für die Verarbeitung großer PDFs. Umfangreiche Konfigurations- und Implementierungsmöglichkeiten bieten die nötige Flexibilität, um PDFs hinsichtlich Leistung und Größe zu optimieren, um spezifische Geräte- und Betriebsanforderungen zu erfüllen. Dies stellt sicher, dass Betriebe wie Wright CCD schnell qualitativ hochwertige Ergebnisse liefern können, um ihre betriebliche Effizienz zu maximieren.
Die Ergebnisse
Die Umsetzung von beidem Operations Express Schwellungen und Blutungen PDF Accelerator Die Verarbeitung komplexer PDF-Dateien durch Wright CCD wurde im Vergleich zur vorherigen Lösung um das bis zu 30-fache reduziert. Wright CCD konnte die exakte Test-PDF-Datei in etwa zwei Stunden aufteilen, ohne dass ein Server erforderlich war.
Laut Ty Babcox, Direktor für IT, Sicherheit und Compliance: „Die Ergebnisse waren bedeutend und beeindruckend. Bei der Bearbeitung von Steuerunterlagen ist Zeit ein entscheidender Faktor. Wir messen die Zeit in Stunden, nicht in Tagen. Ohne Crawford wären wir in der vergangenen Steuersaison bei einer Reihe von Aufträgen zu spät gekommen. Die Crawford-Lösung reduzierte unsere Bearbeitungszeit um über 60 %. Dies ermöglichte es uns, unsere Termine einzuhalten und reduzierte den Stress in einer sehr geschäftigen Zeit des Jahres. Das allein ist den Eintrittspreis wert.“
Wright CCD war außerdem äußerst beeindruckt davon, wie schnell und einfach die Software implementiert werden konnte. Sie konnte ohne Support in weniger als einer Stunde zum Laufen gebracht und noch am selben Tag für eine Optimierungsaufgabe eingesetzt werden. Unterstützung fanden sie auch durch Produktexperten bei Crawford Technologies außergewöhnlich sein. Die Reaktionszeiten des Support-Teams waren schnell, rund um die Uhr. „Crawford Technologies hat sich bei der Erfüllung unserer strengen SLAs und Verarbeitungsanforderungen als unschätzbar wertvoll erwiesen.“
