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Unternehmen speichern kundenorientierte Dokumente in Content-Management- und Dokumentenarchivlösungen wie IBM Content Manager OnDemand (CMOD) in druckerspezifischen Formaten. Obwohl Kompositionstools die Konvertierung in barrierefreies PDF unterstützen, erfordert dieser Ansatz, dass die gesamte Kommunikation während der Komposition in barrierefreie Formate gerendert und als barrierefreie PDFs oder barrierefreies HTML5 gespeichert wird – was die Verarbeitungszeit, den Infrastrukturaufwand und den Speicherbedarf erheblich erhöht. Darüber hinaus gilt diese Lösung nur für zukünftig erstellte Dokumente, da zuvor archivierte Daten nicht unterstützt würden.

Um die Effizienz zu verbessern, den Speicherbedarf und die damit verbundenen Kosten zu reduzieren, ist die Erstellung barrierefreier PDFs (WCAG und PDF/UA) und barrierefreier HTML5 im laufenden Betrieb auf Kundenwunsch eine „Best Practice“-Methode zum Erreichen des Ziels barrierefreier Dokumente. Indem die Kommunikation aus dem Archiv abgerufen und in ein zugängliches Format für die Übermittlung umgewandelt wird, während das Dokument weiterhin in seinem Originalformat gespeichert wird, werden sowohl die Notwendigkeit der Zugänglichkeit als auch die geschäftlichen und behördlichen Anforderungen an die Speicherung der Originalkommunikation erfüllt.

Dadurch wird auch das Risiko einer Änderung oder Unterbrechung des bestehenden Arbeitsablaufs oder der bestehenden Umgebung eliminiert, wodurch die Fortsetzung eines positiven Kundenerlebnisses sichergestellt wird.