Archive mit veraltetem Content-Management können Sie und Ihr Unternehmen behindern. Das wissen Sie wahrscheinlich. Möglicherweise wissen Sie jedoch nicht, wie Sie das Problem beheben können. Zum Glück gibt es eine Lösung. Wir nennen es die STEP-Migrationsmethodik.
Archive mit Legacy-Content-Management können Sie und Ihr Unternehmen aufhalten. Sie kennen das wahrscheinlich. Was Sie jedoch möglicherweise nicht wissen, ist, wie Sie das Problem beheben können. Glücklicherweise gibt es eine Lösung. Wir nennen es die STEP-Migrationsmethodik.
Dieser Prozess besteht aus 4 Hauptschritten. Diese werden dann jeweils in drei Abschnitte unterteilt. Lassen Sie uns erklären:
1. Umfang
Zunächst müssen Sie Ihr gesamtes ECM-Migrationsprojekt auswerten. Idealerweise tun Sie dies mit einem vertrauenswürdigen Partner wie CrawfordTech. Hier gilt es, ein starkes Fundament aufzubauen. Sie tun dies in drei Schritten:
A) Bewertung: Schauen Sie sich alle Variablen an. Dokumentieren Sie die Endbenutzerumgebung. Identifizieren Sie Ihre wichtigsten Stakeholder. Machen Sie eine Bestandsaufnahme aller aktuellen Anwendungen und Arbeitsabläufe. Bestimmen Sie alle Integrationspunkte Ihrer Systeme und Geschäftsanwendungen; sowohl im Einsatz als auch verfügbarilable, aber unbenutzt.
B) Identifizieren: Konzentrieren Sie sich auf Schlüsselmetriken. Suchen Sie nach Schwachstellen oder Verbesserungsmöglichkeiten. Schlagen Sie einen Zeitplan vor und bestimmen Sie, wer zum Projektteam gehören soll. Geben Sie Ihr gewünschtes Ergebnis an, damit Sie genau wissen, worauf Sie hinarbeiten.
C) Planen: Entwerfen Sie Ihre High-Level-Designlösung. Hier planen Sie Ihr Projekt und formulieren die Leistungsbeschreibung. Diese Pläne dienen als Pilotprojekt oder Machbarkeitsnachweis, der Sie zu Schritt 2 führt.
2. Test
In diesem Schritt geht es darum, sicherzustellen, dass der Plan funktioniert. Wie Schritt eins ist dies in drei Unterabschnitte unterteilt.
Ein Pilot: Hier haben wir Schritt eins beendet. Jetzt müssen Sie Ihren Machbarkeitsnachweis testen und Ihre Annahmen validieren.
B) Analysieren: Verfolgen Sie alles, während Sie testen. Messen Sie Ihre Genauigkeit, Überprüfbarkeit und Datenausgabe. Je mehr Informationen Sie hier erhalten, desto besser können Sie Ihren Plan optimieren.
C) Einstellen: Wenden Sie an, was Sie beim Testen gelernt haben, um Ihre gesetzten Ziele zu erreichen. Hier können Sie Ihre Leistungsbeschreibung bei Bedarf ändern. Dazu gehören Projektpläne, Meilensteine etc.
3. Extrakt
Sie sind auf halbem Weg durch die Methodik! In diesem dritten Schritt machen Sie Fortschritte bei der Transformation Ihres digitalen Archivs. Wie Sie vielleicht schon erraten haben, werden wir dies in drei Aufgaben unterteilen.
A) Auszug: Sie müssen die Informationen bereithalten. Das bedeutet, dass Sie Metadaten aus Quelldateien abrufen und Dokumentdateien aus Ihrem Quellsystem abrufen.
B) Transformieren: Hier normalisieren wir Ihre Daten und transformieren Dokumentdateitypen nach Bedarf. Außerdem stellen wir sicher, dass Ihre Metadaten das richtige Format für Ihr Zielsystem haben.
C) Rechnungsprüfung: Halten Sie sich organisiert. Erstellen Sie eine Registrierung aller aus dem Quellsystem abgerufenen Dokumente und der zugehörigen Metadaten. Diese können dann mit den in das neue System geladenen Daten verglichen und geprüft werden.
4. Produzieren
In diesem letzten Schritt stellen Sie alles zusammen, um Ihre Content-Management-Migration abzuschließen. Und nur um konsistent zu bleiben, werden Sie dies in drei Phasen tun.
A) Inhaltsverzeichnis: Übernehmen Sie die Metadaten, die Sie aus Ihrem Quellsystem extrahiert haben, in Ihr Zielsystem.
B) Belastung: Verschieben Sie die extrahierten – und möglicherweise transformierten – Dokumente aus dem Quellsystem in das Zielsystem.
C) Validieren: Prüfen/vergleichen Sie Ihre Auslastungsstatistiken mit der Prüfregistrierung, die Sie in Schritt drei erstellt haben.
Und das ist es! Wir wissen jedoch, dass dies alles ein wenig technisch klingt. Glücklicherweise ist es mit dem richtigen Partner einfacher. Wenn Sie diese Methode in Aktion sehen möchten, Bitte nehmen Sie an unserem bevorstehenden Webinar teil – „Bewältigen Sie die Herausforderungen bei der Migration von Legacy-Content-Systemen, die Petabytes an Daten enthalten.“
Wir werden gemeinsame Herausforderungen untersuchen, die die Konsolidierungsbemühungen von Unternehmen behindern. Außerdem werden wir diese Methodik durchgehen und einige Erfahrungsberichte von Kundenfallstudien teilen. Hören Sie auf, sich von Ihrem veralteten Inhaltssystem zurückhalten zu lassen.
Sie können sich für unser Webinar anmelden, das am 1. März 2023 um 1 Uhr EST stattfindet hier.
