e-leveringNu®

eDeliveryNow® Platform er en åben og modulær ramme, der anvender REST API'er og webtjenester til at gøre den udvidelsesbar og tilpasningsdygtig for at imødekomme nuværende og fremtidige kundekommunikationsbehov.

TilgængelighedNu®

AccessibilityNow tilbyder høje niveauer af automatisering og integration i ethvert miljø, platformen inkluderer softwareløsninger og en bred vifte af skræddersyede tjenester for at imødekomme behovene for dokumenttilgængelighed i alle organisationer, store og små, den private sektor og regeringer på alle niveauer.

PRO Conductor Leverer på Workflow Automation

En stor amerikansk udbyder af finansielle tjenesteydelser med millioner af medlemmer blev udfordret med ældre processer, aldrende udstyr og et CEO-styret Digital Transformation-initiativ. De havde brug for en Automated Document Factory (ADF) til at modernisere og automatisere deres medlemskorrespondance og faktureringsprocesser.

Udfordringer

  • Ældret udstyr
  • Manuel jobsporing
  • Utilfredse kunder
  • Over tid
  • Ingen slutbrugersynlighed
  • E-mail baseret jobgodkendelse
  • Tribal viden
  • fejl
  • For mange job
  • Ældre cut sheets-printere, der kører Xerox-printstrømme
  • Green screen-baseret jobaflevering
  • Ingen evne til at bevise job
  • En 24-timers forsinkelse i jobopdateringer for store job
  • Tusindvis af småjobs
  • Flaskehalse i mainframe i slutningen af ​​måned og kvartal
  • Flere fejl på grund af manuelle genoptryk af beskadigede dokumenter
  • Ingen automatiseret produktionsrapportering
  • Manglende IT-kendskab til legacy processer
  • Manuelle jobtrin i postindsættelsesprocessen

Efter en grundig analyse af workflow-løsninger besluttede Financial Services Company at implementere Crawford Technologies' PRO Conductor.

PRO Conductor er en moderne platform, der understøtter kravene til en lav kodegrænseflade og grafisk rapportering, mens den stadig leverer højhastighedstransformationen af ​​ældre printapplikationer og produktionsworkflowkrav i et Automated Document Factory (ADF)-system.

Denne første fase var at definere et sæt standarder og regler. Financial Services-virksomheden har et meget talentfuldt it-team og ønskede en workflow-løsning, der ville være i stand til at behandle alle deres jobtyper og forskellige printstrømme uden behov for at tvinge standardisering til et hvilket som helst designformat. De ønskede heller ikke at skulle beskæftige sig med at oprette hundredvis af skabeloner for hver dokumenttype, der skulle redigeres, hver gang en forretningsenhed ændrede et dokument.

normalisering

Sammen med CrawfordTechs serviceteam var de i stand til at udvikle teknikker til at kortlægge alle job i CrawfordTech-normaliseringsprocessen.

Datanormalisering udføres, når et udskriftsjob påbegyndes PRO Conductor. Denne teknik forenkler i høj grad styringen af ​​udskriftsarbejdsgange. Deres produktionsimplementering bruger kun tre robuste omfattende arbejdsgange:

  • En Xerox legacy print workflow ved hjælp af et standardiseret outputformat
  • En PDF-konsolidering, opdeling, sammenlægning og segmentering af arbejdsgange
  • PDF Marketing mail workflow til flere ad-hoc marketing-/massepostjob.

Hundredvis af applikationer blev normaliseret og behandlet gennem disse arbejdsgange, hvilket eliminerede behovet for, at hver applikation skulle have en individuel skabelon, arbejdsgang eller hot folder. Dette forenkler udrulningen og administrationen af ​​alle applikationer og sikrede, at udrulningen kunne gennemføres på en brøkdel af tiden for de fleste ADF-installationer. Denne avancerede workflowimplementering er defineret som "Normalisering" af Crawford Technologies hold.

"Denne ene genstand er gemt 1000-vis af timer af programmerings- og opsætningsarbejde, som de andre leverandører foreslog."

Arkivering

Arkivering af dokumenter og adgang til disse data var nøglekomponenter i projektet, da de gav et kritisk link til virksomhedens Digital Transformation-initiativ. Den ældre proces brugte mainframe-behandlingscyklusser til at oprette PDF- og indeksfiler til lagring i et FileNet-dokumentlagringssystem, hvilket påvirkede andre systemer og downstream-processer negativt.

Som en del af PRO Conductor udrulning, flyttede CrawfordTech indekseringen til en server og automatiserede indlæsningen af ​​FileNet med alle korrespondancedokumenter, hvilket eliminerede mainframe-behandling. Kundeservicerepræsentanter (CSR'er) har nu nem adgang til at se specifikke e-mails og klientkommunikation i FileNet samt via en sikker webbaseret adgang til ADF'en, før genstanden er sendt.

Denne proces var godt timet, da virksomheden manglede uddannede ressourcer, der ville have været i stand til at konfigurere ændringer eller fejlfinde de ældre mainframe-applikationer.

Jobledelse

Håndtering og sporing af job og postforsendelser var en ekstremt vigtig del af indsættelsen af ​​ADF. Personalet brugte en gammel grøn skærm-grænseflade (SDSF) til at sende job til printerne. Denne proces var manuel og blev gentaget tusindvis af gange i slutningen af ​​et kvartal blot for at fuldføre den normale print- og postproces.

Crawford Technologies PRO Conductor – Print Manager fremhæver Simplified GUI Based Job Management

Som en del af PRO Conductor løsning, blev jobimplementeringsprocessen migreret til grafisk brugergrænseflade (GUI)-baserede, træk-og-slip, automatiserede indsendelsesprocesser. I dag kan operatører ved at bruge GUI'en simpelthen trække jobposter til et printerikon. Systemet blev konfigureret til at opretholde eksisterende operatør- og printerbrugsrettigheder og regler.

"Drag & Drop er så nemt, det har detelimineretudskrive de samme job to gange."

Som mange store virksomheder var support til ældre udstyr et problem, der udfordrede denne virksomhed. Budgetbegrænsninger begrænsede muligheden for at opgradere indsættere og printere til den nyeste hardware. Crawford Technologies post-composition software løste dette problem. Nogle store opgaver havde krævet, at operatørerne manuelt skulle indsætte post i kuverter, da indstikkeren krævede output i omvendt rækkefølge.

PRO Conductor løsningen var i stand til at vende printrækkefølgen, tilføje nye stregkoder på bagsiden af ​​arkene og muliggøre fuldstændig automatisering af indsættelsesprocessen. De var i stand til at bruge det eksisterende indføringsudstyr uden at skulle investere hundredtusindvis af dollars i nye enheder.
Ved månedens udgang overvældede det store antal job driftsteamet. Nogle gange var der 4,000 til 5,000 individuelle udskriftsjob lige fra enkelte forsendelser til store job, der ville tage op til 20 timer at fuldføre udskrivningen. Dette skabte flere problemer:

  • Hvordan kan 5,000 udskriftsjob administreres, spores og behandles manuelt?
  • Hvordan kan vi sikre, at hvert job bliver udskrevet med succes?
  • Hvordan kan vi sikre, at vi ikke udskrev det samme job to gange?
  • Hvordan minimerer vi antallet af job- og lagerskift for at maksimere udnyttelsen af ​​produktionsudstyret? eller for at minimere nedetid?

Konsolidering

PRO Conductor var i stand til at konsolidere mange af de små job i en enkelt stor produktionsoutputfil. Disse store filer blev derefter opdelt, segmenteret, sorteret og udskrevet efter kuvertopsætningstype for at sikre, at printer- og kuvertopsætningen kun blev fuldført én gang for en given papir- eller kuverttype.

Evnen til at sortere og flette tusindvis af filer hurtigt og reducere tusindvis af filer til kun et dusin produktionsprintfiler gjorde regnskabs- og fremstillingsprocessen enkel og nem. Filerne blev grupperet efter vægt og sideantal, destination, papir eller kuverttype, mens de stadig knyttede hver postforsendelse tilbage til den oprindelige printfil til revision og sporing på fuld stykniveau.

Genoptryk

Et problem, der nogle gange overses, når du opretter og implementerer en ADF, er sporing og revision af genoptryk. Den ældre proces krævede, at operatørerne gik tilbage til mainframen eller valgte et sideområde, der skulle genudskrives på Xerox-printercontrolleren. I bedste fald var dette problematisk, havde lidt eller ingen revision, og genoptryk lå ofte en til to dage efter produktionsfilen.

"PRO Conductor har realtidsdashboards og fuldautomatiske genudtryk ”

Den nye proces udnytter det seneste inden for CrawfordTechs hyperautomatiseringsintegration. PRO Conductor kommunikerer med indsætteren for at sikre, at alle dele indsættes. Når en postforsendelse er beskadiget, PRO Conductor samler automatisk alle de nødvendige ressourcer og dokumenter, producerer en ny printfil og sætter den tilbage i printkøen og venter derefter på feedback fra indsætteren for at sikre, at hvert stykke blev indsat. Denne proces er 100 % automatiseret, fuldstændig berøringsfri og sikrer, at hvert kritisk stykke post udskrives og leveres korrekt til USPS.

Den tidligere arbejdsgang krævede manuelle processer til al sporingsverifikation og revision. Da teamet samlede mål for workflow-initiativet, identificerede de mange forbedringer inden for rapportering, sporing, revision og godkendelser. PRO Conductor er en avanceret integrationsplatform med mulighed for at oprette forbindelse til stort set alle printere, indsættere og andre virksomhedssystemer. Fjernelse af manuelle processer har været en integreret del af PRO Conductor løsning. Folk behøver ikke længere at gå på butiksgulvet med udklipsholdere for at udføre jobsporingsaktiviteter. I dag ser ledere på et dashboard i realtid med kun de oplysninger og grafer, som de vælger. De kan se filer, job eller endda oplysninger på stykniveau fra enhver tilsluttet enhed, der har adgang til deres PRO Conductor interface. På godkendelsessiden, PRO Conductor muliggør webbaseret godkendelse og gennemgang i realtid for forskellige afdelinger, hvilket har været yderst nyttigt.

Wrap Up

Til sidst, og af yderste strategisk betydning, havde de brug for en måde at forbinde deres print/mail-operationer med den virksomhedsmanderede, digital-first-strategi. Det betød, at alle oplysninger skulle være availatil et medlem på deres foretrukne kanal, når de ønsker det.

Enkelt sagt var de nødt til at sikre, at hele deres output management team kunne være en proaktiv del af deres eDelivery-infrastruktur og multi-channel kundeoplevelse. Denne integration blev ledet af deres it-team og udnyttet PRO Conductor at undertrykke ethvert udskriftsoutput for personer, der anmodede om eDelivery, hvilket er standard.

Et spændende aspekt af dette projekt var brugen af ​​multi-kanal-baseret hyperautomation. Hvis en e-mail vendte tilbage, indsamlede et API-kald personens oplysninger og oprettede derefter et printjob med den vigtige korrespondance, som ikke kunne leveres elektronisk, så modtageren ville modtage den fysiske kommunikation (eller postforsendelse). FileNet-arkivet vil derefter blive opdateret med den faktiske endelige disposition til revisionsformål.

Financial Services kan være en meget sagsøgende virksomhed, og teamet, der styrede implementeringen, var fokuseret på at sikre, at hvert medlem ville modtage deres kommunikation, selvom en kanal var unavailable, og at et detaljeret, reguleringsoverensstemmende revisionsspor var tilgængeligtilable ved deres fingerspidser.

"PRO Conductor leveret en moderne ADF-løsning ved hjælp af Data Normalization, Low-Code og Hyperautomation”

Crawford Technologies PRO Conductor – Workflow Builder er enkel at bruge med træk og slip-widgets og skaber et udviklingsmiljø med lav kode

Installationen og succesen af ​​enhver ADF-implementering afhænger af vision, erfaring og teknologi. Til dette projekt, PRO Conductor var teknologien, Crawford Technologies Serviceteamet leverede implementeringsekspertisen, og kunden leverede og formulerede en fremtidig tilstand, der gav en enorm værdi for virksomheden.

Hvis du har brug for at registrere en konto, venligst Klik her.