e-leveringNu®

eDeliveryNow® Platform er en åben og modulær ramme, der anvender REST API'er og webtjenester til at gøre den udvidelsesbar og tilpasningsdygtig for at imødekomme nuværende og fremtidige kundekommunikationsbehov.

TilgængelighedNu®

AccessibilityNow tilbyder høje niveauer af automatisering og integration i ethvert miljø, platformen inkluderer softwareløsninger og en bred vifte af skræddersyede tjenester for at imødekomme behovene for dokumenttilgængelighed i alle organisationer, store og små, den private sektor og regeringer på alle niveauer.

Migrering af kundekommunikationsarkiver – Alt hvad du bør overveje for en vellykket arkivmigrering

Introduktion

Kundekommunikation driver arbejdsgangen og succesen i næsten enhver organisation. Uden transaktionsdokumenter som fakturaer, kontoudtog og kvitteringer ville de fleste virksomheder simpelthen ikke fungere. Og for de organisationer i særligt dokumenttunge brancher som finansielle tjenester, sundhedspleje eller forsikring, er den kritiske karakter af kundekommunikation en underbygning af C-niveau bekymringer omkring overholdelse af lovgivning, finansiel offentliggørelse og juridisk opdagelse. Produktionen og distributionen af ​​mange af disse dokumenter er påbudt af regler for at kommunikere status for det økonomiske forhold mellem virksomheden og deres kunder.

Som følge heraf er der gennem årene udviklet en bred vifte af tilgange og teknologier for at gemme og arkivere kritisk kundekommunikation. Alt fra simple scanninger af arkivskabe fyldt med papir til avancerede digitale virksomhedsdokumentstyringssystemer bruges til at sikre, dele og gemme den stadigt voksende konvergens af kundekommunikation, der driver den grundlæggende arbejdsgang i virksomheden hver dag.

Næste generations tilgange

Vi oplever, at organisationer i dag leder efter mere. De har et ønske om ikke blot at gemme og arkivere kritiske kundedokumenter, men også at udnytte fremskridt inden for indholdsstyringssystemer til at være mere agile, lydhøre og effektive i forhold til digital transformation. Det er her, vi kommer ind i billedet. Vores ekspertise inden for både ældre og moderne dokumentsystemer er uden sidestykke, og vi forstår de forretningsmæssige konsekvenser af informationsstyring. CrawfordTech har værktøjerne og ekspertisen til at hjælpe dig med effektivt at transformere dine gamle arkiver på måder, der gør en reel forskel.

Trin til at tage skridtet

Lad os se det i øjnene; mange kundekommunikationsarkiver er gamle, forældede og dyre og komplekse at vedligeholde. Det er af disse grunde, sammen med ønsket om at booste informationsstyring, compliance og at muliggøre bedre styring af forretningsprocesser, at organisationer beslutter sig for at gå over til et næste generations dokumentarkiv. Vi arbejder med dem alle, og vi har stor erfaring med at migrere kritisk kundekommunikation fra et arkiv til et andet, uanset hvilket du vælger.

Men at navigere i en vellykket arkivmigrering kræver mere end teknologi; du skal også have den rigtige information, perspektiv og strategiske vision for at nå dit mål. Det er af denne grund, at vi har lavet denne hvidbog for at give en guide til de vigtigste ting at overveje for en vellykket arkivmigrering. Brug koncepterne, tilgangene og strukturen til at evaluere, planlægge og udføre din migreringsindsats.

Ekstraktion

Enhver migrering af kundekommunikationsarkiv starter med et simpelt mål: Udtrække dokumenter og data fra det nuværende system og placere det i det nye system. Det lyder nemt, men omfanget og kompleksiteten af ​​din migrering kan variere meget afhængigt af den type arkiv, du bruger i øjeblikket. Når det kommer til udvindingsstrategier, passer én størrelse ikke til alle; så det er vigtigt at begynde din indsats med omhyggeligt at vurdere de faktorer, der er involveret i ekstraktion.

Omfang af migrationen

Det kan være fristende at springe ind og begynde at flytte ting, før man tager migreringens størrelse, form og kompleksitet ordentligt ind, men det er meget vigtigt at tage sig tid og gøre en indsats for at lave en grundig opdagelse og analyse. Ellers risikerer du at bringe ineffektivitet og redundans frem, som vil gøre hele migreringsprocessen mere besværlig, tidskrævende og udsat for fejl.

Formater

I mange organisationer i dag er det ikke ualmindeligt, at et kundekommunikationsarkiv har eksisteret i lang tid, og det er sandsynligt, at der vil være noget overraskende og udfordrende indhold i det. Selvom du distribuerer din kundekommunikation elektronisk, på nettet eller i e-mail, er det stadig almindeligt at generere en "printfil" til at gemme i et arkiv. Så start din opdagelse med at stille spørgsmål som:

  • Hvilke typer data og dokumenter gemmes i det aktuelle arkiv?
  • Er de alle printfiler? Og hvilket format er disse printfiler: AFP? Xerox metakode? PDF?
  • Er oplysningerne i form af gamle rapporter, linjedata eller tekstfiler?
  • Hvilke overraskelser kunne arkivet indeholde (forretningsdokumenter, e-mail, lyd/video)?

Med en komplet opgørelse over filerne og formaterne i dit arkiv vil du være i en meget bedre position til at planlægge migreringen korrekt.

Dokumenttyper

Transaktionsdokumenter og kundevendt korrespondance findes i mange varianter og klassifikationer. Nogle dokumenter refereres ofte, mens andre lever et liv i uklarhed, fordi de blev gemt og glemt for år siden. På den anden side kræver mange dokumenter hyper-vigilafor at sikre både sikkerhed og privatliv, mens andre skal være let tilgængelige og ofte revideres. Forskellige brancher har forskellige opbevaringskrav, der bestemmer, hvilke oplysninger der skal arkiveres og hvor længe. Overvej følgende trin for at kortlægge dine dokumenttyper:

  • Identificer hver dokumenttype i arkivet (f.eks. erklæring, brev, bekræftelse, kontrakt osv.).
  • Tildel et niveau af betydning for hver enkelt (f.eks. 1 = Høj, 2 = Medium, 3 = Lav).
  • Bestem en strategi for håndtering af afvigelser (f.eks. ulige tekstfiler, business, desktop eller alternative formater).
  • Foregribe fremtidige behov for analyser og optimering (f.eks. "Big Data"-initiativer, BPM).

Dimensionering af migrationen

Det næste trin er at bestemme, hvor meget indhold du skal administrere og migrere. Det er her, der skal træffes nogle afgørende og strategiske beslutninger om præcis, hvad der bliver taget med i det nye system, og hvad der efterlades eller elimineres.

Målret indholdet

Det er usandsynligt, at du bliver nødt til at migrere hver enkelt fil og hvert enkelt dokument; kun den seneste korrespondance og dokumenter af høj værdi kan være nødvendige. Overvej disse spørgsmål, mens du tilpasser din migration.

  • Skal du flytte alt indholdet fra det aktuelle arkiv?
  • Har du beholdt absolut alt i fortiden, men har du ikke brug for det?
  • Hvordan kan du træffe gennemtænkte beslutninger om, hvad du skal beholde fremover?
  • Hvilke dokumenter er du forpligtet til at opbevare for at overholde lovgivningen?
  • Er der måder at opbygge effektivitet og eliminere spildte ressourcer undervejs?

Du kan bruge dit tildelte niveau af vigtighed fra oven til at hjælpe med at vejlede dine dimensioneringsbestræbelser, men der vil helt sikkert være en række andre faktorer, der vil påvirke dine beslutninger og strategier. Den vigtige ting at huske er, at uden en klar og faktuel forståelse af størrelsen af ​​den målrettede arkivmigrering, vil du være mindre parat til at planlægge tilstrækkelig tid og computerressourcer til at få det gjort korrekt. Og du vil være mere tilbøjelig til at efterlade noget vigtigt ved en fejltagelse.

Tidskrav

Den tid, det vil tage at fuldføre din arkivmigrering, vil også variere meget afhængigt af størrelsen og omfanget af din indsats og mængden af ​​computerkraft, midlertidig lagring og gennemløbs-available. Udtræknings- og migreringsprocessen er meget I/O-intensiv, så det er vigtigt at udføre en statistisk korrekt størrelsesanalyse, fordi det ikke er noget forretningsbrugere at ramme produktionssystemerne med en meget CPU-intensiv opgave midt i en nøglebatch-proces eller et vindue med høj efterspørgsel. vil acceptere.

Klik her for et skabelonregneark, du kan bruge til en mere detaljeret analyse. Vær omhyggelig med, at du holder enhederne konsekvente.

Uanset hvilken metode du bruger til at beregne tidskravene til din arkivmigrering, er det vigtigt at tage i betragtning, at det er usandsynligt, at du får adgang til computere i hele 24 timer på et døgn. Derfor, hvis du kun har adgang til mainframen i én time om dagen, vil 24 timers arbejde kræve mindst 24 dage, ikke 24 timer. Parallel behandling kan være en mulighed for at reducere behandlingstiden, men afvejningen er, at du kan støde på I/O-gennemløbsbegrænsninger.

Uddrag fra kilden

De metoder, der bruges til at udtrække filer og dokumenter fra dit nuværende arkiv, vil variere afhængigt af kilden. I nogle tilfælde kan det være så simpelt som at bruge en unload-kommando, eller hvis dit arkiv er udviklet internt, skal du muligvis skrive API'er på egen hånd. Mere almindeligt med større virksomhedssystemer vil de nødvendige værktøjer blive leveret af den originale arkivleverandør til at udtrække dine data, men beskytte deres intellektuelle ejendom. Kort sagt, udvinding varierer kildesystem til kildesystem, så overvej disse spørgsmål nøje.

  • Hvilke værktøjer er nødvendige til udvindingen?
  • Forsyner den nuværende leverandør mig med værktøjerne?
  • Er en API available, eller skal der skrives en.
  • Har du allerede værktøjer ved hånden, som nu kan genbruges?
  • Har du brug for at licensere mere avancerede værktøjer til migrationsperioden?

Iscenesættelse af indhold

Under migreringsprocessen skal du bruge plads, hvorpå du kan gemme dataene, når de flyttes fra det tidligere arkiv og skrives til dets nye destination. Hvis du kun har 20 GB disk availaSå vil du sandsynligvis opleve en meget stram begrænsning i kerneinfrastrukturen. Vores erfaring er, at du bør regne med behovet for et par terabyte, muligvis mere, diskplads og overveje dette i din planlægning.

Overvej også behovet for passende styringskontroller i udvindingsprocessen. Dine særlige informationsstyringspolitikker bør bestemme balancepunktet mellem to potentielt divergerende organisatoriske mål: at udtrække oplysningerne fra arkivet og reducere den potentielle risiko for, at informationen går tabt, stjålet eller beskadiget. Brug en konsistent og logisk ramme til at håndtere data i overensstemmelse med organisatoriske informationsstyringspolitikker, bedste praksis og procedurer.

Transformation

Du skal bestemme hvilket format du vil bruge til at gemme dokumenterne i dit nye arkiv. Du kan vælge at beholde det originale format eller et mere fleksibelt format, der vil nødvendiggøre en transformation for at inkorporere understøttelse af tilgængelighed eller elektronisk distribution og præsentation.

En anden overvejelse er ressourcer som skrifttyper, billeder og maskinstyringsmetadata, som kan overses og er især vigtige for ældre udskriftsstrømme, som er afhængige af, at disse ressourcer findes på selve printeren. Overvej disse spørgsmål:

  • Hvilket format vil blive brugt til det nye arkiv?
  • Hvordan får man adgang til disse dokumenter; på tryk eller online, eller begge dele?
  • Vil alle dokumenter og filer være i samme format, eller vil der være en blanding?
  • Hvor passer alle skrifttyper, grafik og andre ressourcer ind i transformationen?
  • Vil du konvertere alt til PDF eller et andet almindeligt format?
  • Er der et krav om 100% match i forhold til dokumenttroskab?

Optimering

Det er ikke ualmindeligt, at ældre arkiver indeholder ting som duplikerede sider, tomme sider og andre mystiske ressourcer, der enten er forældede eller ikke længere nødvendige. Overvej derfor en række ændringer og transformationer, der dramatisk kan optimere det nye arkivsystem:

  • Fjern alle duplikerede sider og reducer opbevaringskravene til det nye arkiv.
  • Eliminer og optimer ressourcerne og forbedre opbevarings- og genfindingstiden.
  • Kunne fremvise fuldt tilgængelige dokumenter for blinde og svagsynede kunder.
  • Sikre yderligere niveauer af kryptering til øget forsvar mod databrud og cybertyveri og for at blive klaget med gældende regler for din branche.
  • Brug digital signaturkryptering og registreringshåndteringsteknologi og andre teknikker til at beskytte mod intern svig og sikre korrekt styring.
  • Automatisk redaktion for at holde følsomme data skjult, mens den ellers giver mere agil informationsadgang generelt.

Indeksering

Alle dokumenthåndteringssystemer har en vis grad af indholdsindeksering. Planlægning af korrekte indekser er en af ​​nøglefaktorerne bag en vellykket dokumentarkivmigrering. Standard systemindeksering inkluderer elementer som dato, dokumenttype, navn, kontonummer eller andre almindelige identifikatorer for at sikre, at dokumenterne og filerne kan findes i det nye arkivsystem. Der er yderligere indekser, der muliggør mere avancerede funktioner som fuldtekstsøgning og mere avanceret klassificering, der åbner døren til Business Process Management-applikationer og Big Data-analyse. Overvej følgende for din migreringsindsats:

  • Vil du bruge de samme indekser fra det tidligere system?
  • Vil der være behov for nye indekseringsparametre og tilgange?
  • Introducerer du et master data management system, og derfor skal alle indekserne kortlægges til dette nye paradigme?
  • Hvordan kan et mere avanceret indekseringsskema give mere indsigt fra informationen i det nye arkiv?

Indlæs det nye arkiv

Mens du forbereder dig på at indlæse det nye arkiv, husk, at hvert system vil have sin egen teknik til at indlæse filer og dokumenter. Nogle arkiver bruger web-API'er til dokumentindtagelse, andre batch-indlæsning fra specielt formaterede filer. Alle repositories har deres eget sæt værktøjer og teknikker, så sørg for at overveje alle kravene på forhånd.

Overgangstilstand

Overvej hvilken tilstand dit system vil være i, når du laver det availatil erhvervsbrugere. Vil hele arkivet være en del af det nye applikationsmiljø og alle dine migrerede dokumenter lavet available? Eller vil du bagudindlæse det seneste segment (f.eks. de seneste to år) og langsomt bringe ældre indhold på tværs efter behov over en periode?

Kvalitetssikring og afstemning

Kvalitetssikring bør være den første prioritet i enhver migrering af kundekommunikationsarkiver. To kvalitetsfaktorer bør overvejes: Kvaliteten af ​​arkivmigreringen og kvaliteten af ​​selve dokumenterne.

Arkivmigreringskvalitet

Hvordan garanterer du, at det, du havde til at begynde med, er det, du nu har indlæst i dit nye arkiv? Er det tilstrækkeligt at tælle dine dokumenter, der går ind i udtrækningsprocessen, tælle dem gennem iscenesættelses- og transformationsaktiviteterne og tælle dem en tredje gang, når de bevæger sig gennem indlæsningsprocessen, eller er der behov for mere sofistikerede teknikker? Overvej også, at kildesystemet kan have udviklet fejl og uoverensstemmelser over tid; indeksene kan være forkerte, forældede eller korrupte.

Dokumenttroskab

Mange dokumenter kræver en høj grad af billedgengivelse; bevare originalens nøjagtige udseende. Når du transformerer fra et format til et andet - for eksempel AFP til PDF - er det afgørende vigtigt at tage hensyn til kvaliteten af ​​transformationen. På den anden side er nogle dokumenter kun til intern brug eller viderefører ikke specifikke troskabskrav. I disse tilfælde giver det måske ikke mening at beholde fuldfarve- eller højopløsningsbilleder og reducere indlæsningstiden for kundeservicerepræsentanter.

Records Management

En korrekt tilgang til håndtering af dine arkivfiler og dokumenter bør omfatte styring gennem hele deres livscyklus - fra det tidspunkt, de oprettes og opbevares, til tidspunktet for deres endelige bortskaffelse. Dette omfatter identifikation, klassificering, lagring, sikring, genfinding, sporing og ødelæggelse eller permanent bevarelse af optegnelserne. Disse aktiviteter bør falde ind under din organisations bredere politikker vedrørende styring, risiko og overholdelse og primært være beskæftiget med håndtering af beviser for en organisations aktiviteter samt reduktion eller begrænsning af risiko forbundet med det.

Disposition og datoer

Leverandører af arkivdatabaser gør det nemt at understøtte en formaliseret tilgang til dokumentdisponering. Bestem og fastlæg, hvornår en fil eller et dokument i sidste ende vil blive bortskaffet, hvis overhovedet. For eksempel: "Denne registrering vil blive slettet om ti år" eller "seks måneder efter, at vi har modtaget besked om en kontoannullering." Ved at fastlægge dispositionspolitikker og datoer under din migrationsindsats undgår du at skulle revidere dispositionspolitikker og -procedurer senere; eller værre, og få dit arkiv til sidst at blive rodet med mange års indhold, der optager plads, der ikke længere er nødvendigt og repræsenterer øgede omkostninger og risici for organisationen.

Moving Forward

Vi håber, at denne hvidbog vil være en nyttig vejledning til din vurdering af de vigtigste ting, du skal overveje for en vellykket migrering af kundekommunikationsarkiv. Brug koncepter, tilgange og struktur til at evaluere, planlægge og eksekvere dine strategier og aktiviteter fremadrettet. Mens teknologier spiller en stor rolle, så husk, at korrekt opdagelse, vurdering og planlægning er afgørende. Og se efter dokumenterede partnere og ekspertressourcer, som CrawfordTech, der kan hjælpe dig med at få mest muligt ud af din arkivmigrering.

Vi er afhængige af vores STEP™-migreringstjenester for at sikre en hurtig, nøjagtig og pålidelig migrering mellem lagre. STEP er baseret på industristandardtilbud og anvender definerede processer til at udtrække, transformere og indlæse indhold og indekser fra originale kildearkiver til mållageret. AvailaSom en onsite- eller fjerntjeneste er STEP platformagnostisk og giver den synlighed og kontrol, du har brug for for at garantere en effektiv overgang.

For mere information besøg bare CrawfordTech.com eller ring på 866.679-0864

Hvis du har brug for at registrere en konto, venligst Klik her.