e-leveringNu®

eDeliveryNow® Platform er en åben og modulær ramme, der anvender REST API'er og webtjenester til at gøre den udvidelsesbar og tilpasningsdygtig for at imødekomme nuværende og fremtidige kundekommunikationsbehov.

TilgængelighedNu®

AccessibilityNow tilbyder høje niveauer af automatisering og integration i ethvert miljø, platformen inkluderer softwareløsninger og en bred vifte af skræddersyede tjenester for at imødekomme behovene for dokumenttilgængelighed i alle organisationer, store og små, den private sektor og regeringer på alle niveauer.

Automatisering af dokumenttilgængelighed

Tilgængelighedskløften: Millioner kæmper for at få adgang til information

Det voksende behov for tilgængelige dokumenter

Blindhed, synstab og kognitive handicap påvirker et betydeligt antal mennesker. Det anslås, at mere end 258,000 personer over hele verden, inklusive 30 millioner i USA, har svært ved at læse og forstå konventionel trykt og elektronisk kommunikation. Dette tal forventes at stige som følge af en aldrende befolkning og almindelige sygdomme som makuladegeneration og diabetes.

På trods af nye regler og øget håndhævelse af gældende lovgivning vedr tilgængelige dokumenter, er denne befolkning fortsat underbetjent. Brancheeksperter påpeger, at kun 3% til 4% af al kommunikation leveres i et tilgængeligt format. Men statistikker indikerer, at alt fra 15 % til 20 % af den generelle befolkning oplever en form for trykrelateret handicap.

Det nuværende system: ødelagt og ineffektivt

Ydermere, når nogen har brug for et tilgængeligt dokument, påhviler det den enkelte at fremsætte en anmodning. Den typiske proces er, at en kunde, der er blind eller svagsynet, ringer til kundeservice og beder om et bestemt dokument i et tilgængeligt format. Kundeservicemedarbejderen ved ofte ikke, hvad det betyder, eller hvad der skal gøres og er nødt til at involvere en supervisor. På det tidspunkt er der ofte en diskussion om, hvad virksomheden kan levere, som måske eller måske ikke opfylder kundens behov. Det er ikke ualmindeligt, at en virksomhedsrepræsentant foreslår, at kunden finder nogen til at læse dokumentet for dem eller tilbyder at læse det for dem – bestemt ikke en passende løsning for personlige og fortrolige oplysninger! Det skal også bemærkes, at denne tilgang på ingen måde udgør overholdelse af reglerne for dokumenttilgængelighed.

Omkostningerne ved utilgængelige dokumenter

Når det er aftalt, at der skal leveres et tilgængeligt format, skal dokumentet lokaliseres og sendes til udbedring. Den udfyldte fil leveres herefter til kunden. Selvom nogle virksomheder er i stand til at spore tilgængelige dokumentpræferencer i deres CRM-system, er det mere almindeligt, at kunden skal ringe, hver gang han eller hun modtager en ny kommunikation. Brancheanalytikere anslår, at den gennemsnitlige amerikanske husstand modtager 14 dokumenter hver måned fra de organisationer, de handler med, så det betyder, at nogen skal foretage 168 opkald om året – helt klart en tidskrævende og ineffektiv proces for virksomheder og deres kunder.

Der er ingen tvivl om, at denne proces tager tid, udhuler fortjenesten, påvirker kundeoplevelsen negativt og i sidste ende er diskriminerende, da en betydelig procentdel af befolkningen ikke har lige adgang til vigtig kommunikation. Der er behov for en ny tilgang, så tilgængelige dokumenter kan leveres proaktivt, hvilket giver alle forbrugere information, som de kan få adgang til og reagere på rettidigt.

Forståelse af tilgængelige dokumentformater

Før vi diskuterer, hvordan tilgængelige dokumenter oprettes, lad os tage et hurtigt kig på de forskellige formater, der bruges i dag. Der er en række alternative formater for tilgængelige dokumenter, og forskellige personer foretrækker forskellige formater. En kunde kan anmode om et brailledokument, mens en anden kræver stor skrift. For at kunne imødekomme anmodninger om tilgængelige formater korrekt skal kommunikationsudbydere levere et dokument i det format, som klienten anmoder om.

Traditionelle tilgængelige formater omfatter braille, stor skrift, eText og lyd. Disse er typisk kendt som indkvarteringsformater og leveres efter behov.

Produktion og test af dokumenter i disse formater varetages generelt af et specialiseret servicebureau. Hvert format har standarder og bedste praksis, som skal følges. Specialiserede tjenesteudbydere kan sikre, at kundekommunikation i alternative formater overholder lovgivningen og opfylder industristandarder.

The Rise of Electronic Formats: Tilgængelige PDF'er og mere

Elektroniske tilgængelige formater omfatter tilgængelig PDF og tilgængelig HTML5. I begge formater anvendes tags på elementer såsom afsnit, overskrifter og tabeller, og tekstbeskrivelser føjes til billeder. Disse tags gør det muligt for blinde og svagtseende klienter at navigere i filer ved hjælp af hjælpeteknologi såsom JAWS, NVDA og Voiceover. Meget af den nuværende lovgivning kræver kun, at tilgængelige PDF-dokumenter skal mærkes til WCAG 2.0 Level AA, men nogle organisationer vælger stadig at få filer tagget til den normative standard for PDF/UA (Universal Access, ISO 14289-01). For at et dokument kan tagges skal det være en standard PDF (f.eks. skal den overholde ISO 32000-01).

Tilgængelig HTML, mens et nyere format, der kan være mere udfordrende for virksomheder at skabe, foretrækkes af mange modtagere, især efterhånden som brugen af ​​mobile enheder vokser. Tilgængelig HTML5 har også andre fordele. Det er meget nemmere at redigere tags eller alt-tekst, når det er nødvendigt, selv for en person, der ikke er indholdsejeren.
Med den stigende brug af mobile enheder og skærmlæsere i det syn-udfordrede samfund, bliver elektroniske formater stadig mere populære. De har også fordelen ved at give ægte dokumenttilgængelighed, da tilgængelig PDF, tilgængelig HTML5 kan tilgås af alle, uanset om de har et udskrivningshandicap eller ej.

Brugerpræferencer forbliver nøgle: Møder forskellige behov

På trods af væksten i elektroniske formater er organisationer stadig nødt til at overveje de forskellige måder, som deres blinde eller svagtseende klienter forbruger indhold på, da hjælpeteknologi ikke nødvendigvis repræsenterer alle brugeres behov. Virksomheder skal stadig imødekomme anmodninger om braille, stor skrift, e-tekst og lyd.

Et univers af dokumenter: Forstå dine tilgængelighedsbehov

Hver organisation producerer en bred vifte af interne og eksterne dokumenttyper – formularer, hæfter, marketingmateriale, webindhold, e-mails, fakturaer, kontoudtog, breve og meget mere. Flere individer og grupper, såsom marketing og design, salg, jura, ledere, menneskelige ressourcer og andre deler ansvaret for denne kommunikation. Desuden bruges en række applikationer og værktøjer til at skabe disse kommunikationer. Ikke underligt, at det kan være så svært for en organisation at definere og implementere en strategi for dokumenttilgængelighed!

Kategorisering af dokumenttyper

I store træk kan disse kommunikationer organiseres i flere grupper –

  • Statisk: Dette udtryk refererer til information, der er ens for alle brugere, såsom marketingmateriale og webindhold.
  • Strukturerede eller transaktionsdokumenter omfatter komplekse tabeller eller formularer, er datadrevne og indeholder personlige og fortrolige oplysninger.
  • En blanding af ovenstående: dokumenter, der har statisk indhold og også indeholder variable data.

Opbygning af din tilgængelighedskøreplan: Nøglespørgsmål, du skal løse

Et af de første skridt for en organisation i at udvikle en dokumenttilgængelighedsplan er at vurdere, hvilke dokumenter der skal behandles, og at bestemme følgende:

  • Hvem er involveret - hvilke grupper og enkeltpersoner "ejer" dokumenterne?
  • Hvem er vores publikum – hvilke formater er allerede blevet efterspurgt?
  • Hvor skal vi starte e. hvilke dokumenter skal prioriteres med hensyn til tilgængelighed?
  • I betragtning af vores kundebase og de dokumenter, vi leverer, hvilke formater skal vi lave available?

Når ovenstående er gjort, kan en strategi på højt niveau og specifikke processer udvikles og kommunikeres i hele virksomheden. I betragtning af udvalget af dokumenttyper giver det mening at bruge forskellige værktøjer til forskellige dokumenter, så lad os se på, hvordan filer traditionelt er blevet udbedret.

Udfordringerne ved traditionel dokumentsanering

En labyrint af processer: kompleksiteten af ​​manuel remediering

Dokumentudbedring - processen med at opsætte et dokument til et tilgængeligt format - udføres typisk manuelt. De anvendte værktøjer eller software afhænger af det format, der kræves. Da der kræves en anden proces for hvert format, er det forståeligt, at organisationer finder opgaven med at gøre dokumenter tilgængelige ganske skræmmende. Med tusindvis af dokumenter, publikationer, fakturaer, erklæringer, breve og bøger, der skal konverteres, kan der være betydelige omkostninger involveret, især i starten. Det er også vigtigt at bemærke, at opnåelse af compliance ikke er noget, der sker fra den ene dag til den anden.

Statiske elektroniske dokumenter såsom PDF'er er typisk tagget med værktøjer såsom Adobe Acrobat professional eller andre software plug-ins. Dette kræver en forståelse af dokumenttilgængelighed (som omfatter både tagging og test). Med andre ord skal en organisation investere ikke kun i værktøjerne, men også i at træne nogle af sine medarbejdere til at bruge værktøjerne effektivt. Udbedring er en kedelig proces, der kræver et vist sæt færdigheder. Det mærkede dokument er muligvis ikke kompatibelt eller endda brugbart, hvis arbejdet udføres af en person, der ikke er bekendt med softwaren eller med kravene til dokumenttilgængelighed. Test for at verificere, at filer er mærket korrekt, er et kritisk trin, der kræver ekstra kvalificeret arbejdskraft og tid. Dokumenter kan tage dage at udbedre, og slutresultatet er, at kun én fil er blevet gjort tilgængelig. Og selvfølgelig, når dokumentet ændres, skal hele processen gentages.

Kompleksitet og omkostninger

Mange organisationer outsourcer dokumenter, der skal udbedres, til firmaer, der er specialiseret i udbedring. Manuel tagging er traditionelt prissat pr. side, med en bred vifte af omkostninger baseret på kompleksiteten af ​​dokumentet. Simple dokumenter kører i gennemsnit under $10.00 USD pr. side, mens mellemstore til komplekse dokumenter kan koste så meget som $30.00 pr. side. Selv når den er outsourcet, kan processen stadig tage dage eller endda uger.

Et skridt fremad: Automatisering i dokumentsanering

For strukturerede eller transaktionsdokumenter har automatiserede værktøjer baseret på forretningsregler opsat af en bruger været det seneste fremskridt. Disse værktøjer automatiserer dokumenter fra utilgængelige til tilgængelige med hundredvis af sider i sekundet. Dette kræver dog stadig, at basisopsætningen udføres af en dygtig person, der forstår tilgængelighed og kan træffe fornuftige beslutninger om ting som læserækkefølge og komplekse tabeller. Disse er fantastiske værktøjer til højvolumenproduktion af dokumenter som fakturaer, erklæringer, breve, politikker og ethvert struktureret eller systemgenereret output, men den indledende opsætning vil stadig tage betydelig tid og ekspertise.

Automation strømliner tilgængelighed

Automatiseret tagging: Automatisering af PDF-tilgængelighed

Med den løbende udvikling i tilgængelighedsområdet begynder Accessible PDF-tagging at se tilblivelsen og implementeringen af ​​værktøjer til automatisk tagging. Disse værktøjer bruges i både publikations- eller statiske dokumentkategorier såvel i den personlige eller variable transaktionsdokumentverden.

Ved at bruge evnen til at udspørge PDF-skrifttyper og bruge en algoritme på tekstindholdsplaceringshierarki, kan automatisk tagging automatisk tagge indgående PDF'er og afhjælpe dem til tilgængelige PDF'er til WCAG 2.0 Level A og AA. Dette kan spare alt fra 25 % til 100 % af den manuelle udbedringsindsats, afhængigt af dokumentets kompleksitet. Det skal dog bemærkes, at kvalitetssikringstest normalt stadig vil være påkrævet som en del af arbejdsgangen for at sikre korrekt fortolkning af dokumentet.

Med automatisk tagging kan mængden af ​​arbejde, der er involveret i at tagge dokumenterne, reduceres betydeligt. Faktisk kan en automatisk tagging-løsning kun tage sekunder at opnå en tilgængelig PDF, der opfylder regulatoriske krav såsom ADA, Section 508, AODA og andre globale mandater.

Crawford Technologies har for nylig indført AccessibilityNow Publisher. Denne løsning gør det muligt at tagge alle typer dokumenter, lige fra statisk materiale til store transaktionsdokumenter, helt eller delvist automatisk og konverteres til tilgængelig PDF eller tilgængelig HTML5. Denne løsning tilbydes som en on-premises installeret software og som en cloud SaaS-løsning gennem CrawfordTechs sikre e-handelsside.

Automatisk tagging: Nøglen til tilgængelige dokumenter

Selvom den sparede tid med automatisk tagging er imponerende, er den mest overbevisende grund til at drage fordel af denne mulighed, at den åbner døren til at gøre alle elektroniske dokumenter lige tilgængelige for enhver og alle brugere. Med stærkt reducerede omkostninger og garanteret brugervenlighed kan tilgængelige PDF'er og tilgængelig HTML5 oprettes og leveres som en normal del af at drive forretning - ikke som en undtagelse eller som svar på en særlig anmodning.

Overvej regeringer og andre organisationer, der har mange dokumenter oprettet i årenes løb, som er leveret til offentligheden via et websted. Disse dokumenter kan ikke fjernes for at opnå overholdelse, men skal udbedres og gøres availavel til alle. Den ultimative løsning er at konvertere disse dokumenter til tilgængelig PDF, så brugere, der anvender hjælpeteknologier, kan få adgang til oplysningerne uden yderligere indgriben.

Skalerbarhed for at imødekomme løbende tilgængelighedsbehov

Med så store mængder af dokumenter kan manuel udbedring tage måneder og nogle gange år at udføre. Og på grund af hyppige opdateringer, ændringer og tilføjelser bliver opgaven bogstaveligt talt aldrig løst. En automatisk tagging-løsning som CrawfordTechs AccessibilityNow Publisher kan reducere dokumentudbedringstiden fra dage eller uger til minutter eller timer.

Organisationer, der har brug for at udbedre dokumenter, kan få adgang til denne løsning for at reducere omkostningerne og fremskynde leveringstider. Uanset om det er engangssanering, løbende vedligeholdelse eller en virksomhedsdækkende løsning, AccessibilityNow Publisher vil acceptere PDF-filer og korrigere dokumenter til kompatibel tilgængelig PDF eller HTML.

Som tidligere nævnt vil nogle brugere stadig have brug for traditionelle tilgængelige formater såsom braille, stor skrift, eText eller lyd. Med CrawfordTechs underliggende MasterONE-arkitektur, AccessibilityNow Publisher parret med en af ​​vores tilgængelige Transforms-løsninger kan producere alle alternative formater fra en enkelt opsætning. Dette reducerer den tid og indsats, der er involveret, og gør det nemt at levere tilgængelige dokumenter i alle formater.

Fremtiden for tilgængelige dokumenter: En lysere vej for alle

Der er ingen tvivl om, at fremtiden er lys, hvad angår at skabe tilgængelige dokumenter og give lige adgang til kommunikation for alle brugere. Vi er stolte af at være en anerkendt brancheleder i at levere et robust og omfattende udvalg af tjenester og løsninger, der gør det nemmere end nogensinde før at skabe tilgængelige dokumenter.

Hvis du har brug for at registrere en konto, venligst Klik her.