e-leveringNu®

eDeliveryNow® Platform er en åben og modulær ramme, der anvender REST API'er og webtjenester til at gøre den udvidelsesbar og tilpasningsdygtig for at imødekomme nuværende og fremtidige kundekommunikationsbehov.

TilgængelighedNu®

AccessibilityNow tilbyder høje niveauer af automatisering og integration i ethvert miljø, platformen inkluderer softwareløsninger og en bred vifte af skræddersyede tjenester for at imødekomme behovene for dokumenttilgængelighed i alle organisationer, store og små, den private sektor og regeringer på alle niveauer.

Print Service Provider strømliner arbejdsgangen

Baggrund

Content Critical Solutions (CCS) er en veletableret virksomhedskommunikationstjenesteudbyder med produktionssteder i New Jersey, New York og Florida. Virksomheden har serviceret kunder i over 100 år og understøttet tilpassede applikationer til trykte og elektroniske transaktionsdokumenter.

Minimal standardisering

Med tiden indførte CCS mange kundeprocedurer. De var stolte af sømløse overgange for deres kunder ved at adoptere deres kunders dokumentproduktionsprocesser. Desværre resulterede denne praksis i hundredvis af printeropsætningsinstruktioner og indsættertilstande, der var afhængige af operatørviden. De samme opgaver kørte forskelligt i hver facilitet, og udstyrsoperatører foretog justeringer på maskinniveau uden noget centralt kontrolpunkt.

CCS sporede operationelle målinger for at måle effektiviteten af ​​deres produktionsdrift, men dataindsamlingen var for det meste manuel. Operatører og ledere indtastede oplysninger manuelt, hvilket resulterede i fejl og datainkonsistens. Chief Technology Officer John Slaney vurderede, at personalet brugte mere tid på at løse fejl end på at analysere kernedataene.

"Vi havde brug for et stærkere workflowsystem, der gjorde det muligt for os at administrere flere faciliteter," sagde Slaney, "Vores manuelle afstemningsproces krævede, at vi opdelte store opgaver i håndterbare segmenter, hvilket resulterede i overdreven tid, angst og kontorarbejde for at balancere dem."

Søg efter en løsning

Til sidst skubbede en ny kunde CCS ind i et Six Sigma-niveau af kvalitetskontrol, og virksomheden erkendte, at de havde brug for en løsning, der bandt alle produktionsprocesserne sammen. De ønskede at integrere og standardisere deres processer uden at fortryde alle de procedurer og programmer, der havde kørt i mange år – især et internt skabt ERP-system kaldet OPALS, der var rygraden i arbejdsgangen og bundet til CCS' regnskabssystemer. Også kritisk var en løsning, der gjorde det muligt for CCS at fortsætte med at bruge Canons PRISMA-udskriftsstyringsløsning, som de var afhængige af til daglig produktionsudskrivning.

Virksomheden gennemgik alle muligheder available, på udkig efter noget, der gjorde det muligt for dem at udnytte deres nuværende aktiver og den viden, de havde udviklet. De ønskede ikke at omkonfigurere deres processer, så de passer til workflowværktøjet. Efter en omfattende søgning valgte CCS PRO Conductor fra Crawford Technologies. Deres beslutning ville give dem mulighed for at skifte fra en indstilling, der var afhængig af uforbundne systemer og manuel dataindsamling til et automatiseret miljø, der gør det muligt for virksomheden at fortsætte med at vokse, mens de stadig leverer det service- og effektivitetsniveau, deres kunder forventer.

PRO Conductor gør det muligt for CCS at indsamle al information, der har været hjemme på produktionsmaskiner eller forskellige servere og gemme dem i ét centralt lager til øjeblikkelig visning på PRO Conductor dashboard og konsolideret rapportering. Det PRO Conductor Dashboard giver også CCS mulighed for at kontrollere job fra start til slut for alle tre steder.
Udbydere af print/mail-tjenester behandler ofte en række forskellige ansøgninger, og det var tilfældet hos CCS. Arbejdet kommer ind i organisationen som sammensat print, rådata eller printbilleder. PRO Conductor understøtter alle disse metoder til dataindtrængning, som sparede CCS "sandsynligvis år" af tilpasset programmeringsindsats, ifølge Mr. Slaney.

”Vi er gået fra et print- og postfirma til et dokument
forarbejdningsvirksomhed med en strømlinet, automatiseret arbejdsgang."
– John Slaney, CTO Content Critical Solutions

Interessant nok opdagede CCS fakta om deres eget produktionssystem, som, indtil de konverterede til PRO Conductor, var blevet skjult. CCS estimerede og prissatte nogle jobs, for eksempel i henhold til en rullefodret inkjet-produktionsproces. De var overraskede over at erfare, at arbejdet faktisk kørte på arkfødede printere. Virksomheden var nødt til at omkonfigurere nogle job, så de matchede de best practice-beslutninger, som medarbejdere på produktionsgulvet havde taget.

Resultater

Forbedringer af CCS-produktionens arbejdsgang har været betydelige. Siden installationen PRO Conductor, CCS kan nemt omfordele arbejdet, når det er nødvendigt, som når udstyret er nede. PRO Conductor kontrollerer for at sikre, at det modtagende sted har de nødvendige materialer til jobbet og kan flytte jobbet fra et produktionssted til et andet.

Nu producerer CCS arbejde med det krævede Six Sigma-kvalitetsniveau kombineret med relevante målinger og rapportering. Ledelsen kan se på deres processer historisk og foretage behandlingsjusteringer, der forbedrer produktivitet, kvalitet og overskudsgrad. De har elimineret manuelle indgreb, der nogle gange åbnede døren for problemer, og de har forbedret produktiviteten. Som et eksempel peger Mr. Slaney på et stort job, der tidligere kørte i syv dage før implementering PRO Conductor. Det samme job behandles nu på 36 timer.

Som forventet har CCS integreret Canon inkjet-pressere, BlueCrest og Bell + Howell indsættere, Prisma og CCS OPALS-systemet i et enkelt kontrolpunkt—Crawford Technologies' PRO Conductor. Skulle der udvikles en ny dokumentbehandlingsteknologi, der hjælper dem med at nå deres mål, er CCS overbevist om, at de vil integrere disse nye komponenter lige så nemt.

I håndteringen af ​​COVID-19 har CCS draget fordel af PRO Conductor dashboard til at flytte produktion fra en facilitet til en anden afhængig af arbejdsstyrkeudsving og materialeavailaheden.

Fordi PRO Conductor gør det muligt at standardisere procedurer, CCS ved, at de kan behandle jobs korrekt og konsekvent, uanset hvilke medarbejdere der rent faktisk kører jobbet. Denne tillid og fleksibilitet er yderst gavnlig i tider med arbejdsafbrydelser, såsom en pandemi, der afholder nogle medarbejdere fra at komme på arbejde.

Nogle CCS-kunder udfører periodiske audits, hvor kunderne verificerer, hvordan CCS har udført arbejdet, ned til postforsendelsesniveau. At give revisorer begrænset adgang til PRO Conductor systemet har reduceret den nødvendige tid til at udføre en revision. Inspektører kan nu fuldføre deres arbejde på få timer - en opgave, der tidligere tog dem flere dage. Det er kunderne glade for!

Flere resultater

Nu er processer standardiseret og styret af PRO Conductor, er klientonboarding blevet hurtigere og nemmere. Genoptryk er nu fuldstændig automatiseret, hvilket har forbedret rettidig færdiggørelse af arbejdet. Og CCS kan nu nøjagtigt måle enhedens og medarbejdernes ydeevne.

En strategi, der anvendes af mange printoperationer, når de går over til højhastigheds-inkjetpresser, er at konsolidere små job. Med applikationer som regninger eller kontoudtog skal CCS spore og verificere hver side i hvert dokument ved hvert behandlingstrin. 100 % ansvarlighed er normalt vanskeligt, når man kombinerer job.

Med PRO Conductor dog slår CCS småjobs sammen med tillid. De verificerer automatisk forsendelsens integritet og sporer arbejdet, selvom de har kombineret flere små opgaver til større arbejdsenheder. De små mængdejob, som printtjenesteudbydere ofte skal acceptere fra kunder for at vinde deres store job, udføres nu gennem den automatiserede arbejdsgang. Før blev mange småopgaver håndmonteret.

Endnu et eksempel på fordele, CCS har haft efter konvertering til PRO Conductor er jobafvisningsprocenten, som er faldet med 200 %. Afvisning sker, når et job er ude af balance, og fejlen ikke kan findes. Løsningen for de fleste butikker er at skrotte jobbet og køre det igen. Hvis porto blev påført pr. meter, kan udskrivning/post-operationen kræve portoen, der er pålagt for upostede stykker, tilbage, men det er en manuel operation. USPS refunderer kun 80 % af portoen på de kuverter, der ikke blev sendt, så en reduktion af afvisningsprocenten mindsker samtidig arbejdsbyrden og reducerer omkostningerne.

Overgang til PRO Conductor var kulminationen på et stort skift i, hvordan CCS behandlede kundearbejde. Med mere effektive udskrivnings- og indsættelsesplatforme nu på plads, kombineret med den automatiserede arbejdsgang og kvalitetskontrol leveret af PRO Conductor, kan CCS nemt tilføje nye kunder og volumen uden frygt for, at et fragmenteret produktionskontrolsystem vil sætte arbejdet på spil.

Mr. Slaney vurderede, at "Vi udfører nu 40 % mere arbejde uden at tilføje udstyr eller arbejdskraft på grund af den øgede effektivitet, som vores indførelse af CrawfordTech's giver. PRO Conductor".

At høre mere om PRO Conductor fra Content Critical Solutions' CTO, John Slaney, se venligst: https://bit.ly/ContentCritical2020

Hvis du har brug for at registrere en konto, venligst Klik her.