Financial Services Organisation konverterer printklare transaktionsdokumenter til responsive formater til mobile enheder

Udfordringen

Som en førende finansbranche og teknologisk banebryder, der er kendt for at give en overlegen kundeoplevelse, blev institutionen konfronteret med kunder, der anmodede om, at deres transaktionsdokumenter såsom kontoudtog, regninger og meddelelser blev gjort ava.ilakan bruges i andre formater end print. Det skyldtes, at deres kunder gik væk fra traditionel bankvirksomhed og mod elektronisk bank. De ønskede at bruge deres håndholdte, mobile enheder til at bruge pengeinstituttets mobilapp til at udføre transaktioner, læse erklæringer og modtage meddelelser. Da institutionernes transaktionsdokumenter blev sammensat til tryk, var de ikke lydhøre og kompatible med små skærme, håndholdte, mobile enheder. De finansielle institutioners kunder var hurtigt ved at blive frustrerede over den 'knibe og skele' rutine, der krævedes for at prøve at læse PDF-dokumenter på deres mobile enheder.

Udfordringerne med at konvertere printklare transaktionsdokumenter til responsive dokumenter til mobile enheder var forskellige, men de blev opdelt i disse hovedkategorier:

• Tid til marked: For at skabe nye, mobile og webvenlige responsive dokumenter krævede det gentaget arbejde ved at omkomponere dokumenter, der blev verificeret og undersøgt af erhvervs- og regeringsmyndighederne.
• Antal dokumenttyper: Den store variation, variabilitet og kompleksitet af dokumenttyper og den store mængde, der skulle sammensættes, forhindrede en ensartet løsning.
• Sammensætning: Forfatterskab af transaktionsdokumenter blev decentraliseret og administreret af forretningsenheder. Dette førte til en inkonsekvent designtilgang.
• Arkiverede dokumenter: Registreringsdokumenter såsom kontoudtog gemt i arkiver skal formateres til udskrivning, men skal være available i responsive formater. Det er dyrt at opbevare flere versioner af de samme dokumenter og kan ses som en lovovertrædelse.

Den finansielle institution ønskede at eliminere eventuelle forsinkelser. Time-to-market var kritisk. Det havde brug for en løsning til at implementere et system, der kan konvertere on-demand, sammensatte, kundevendte transaktionsdokumenter til responsive formater, der kan ses på håndholdte, mobile enheder. Løsningen skulle overveje, hvordan kunderne kunne hente dokumenter, og hvordan det skulle vises. Det skulle også rumme den store mængde dokumenter, der blev genereret af en række forskellige systemer, applikationer og programmer, der blev gemt i adskillige arkiver til virksomhedsindholdsstyringssystem.

Løsningen

Den finansielle institution besluttede at implementere en skabelonproces, der ville transformere eller konvertere både nye og eksisterende transaktionsdokumentfiler fra det nuværende standardiserede udskriftsoutput til et passende mobilt-klar responsivt format. Processen skulle automatisk tage højde for skrifttype- og formforskelle, der var iboende i flere versioner af det samme dokument.

Den finansielle institution henvendte sig til Crawford Technologies ekspertise, software og tjenester til at skabe skabeloner, der ville konvertere dokumenter, der oprindeligt var designet til print, til mobilklare responsive formater.

HTML5 blev valgt som outputtype på grund af dets lydhørhed, så det passer på en mobilenheds skærm, når det bruges med en webbrowser såsom Google Chrome, Microsoft Edge eller Mozilla Firefox.

Crawford Technologies' Sunrise produkt, en Web Services-dokumenttransformationsmanager, blev valgt for at give den fleksibilitet og ydeevne, der er nødvendig for at svare på kundernes dokumentanmodninger. Det er i stand, i realtid, at konvertere og formatere et printklart transaktionsdokument til et mobilklart, kundevenligt HTML-responsivt format.

Den finansielle institution besluttede at anvende en trinvis tilgang til at implementere løsningen:

Fase 1 – Skabelondesign

Den finansielle institution gennemført PRO Designer, en kraftfuld og intuitiv grafisk brugergrænseflade (GUI). Det blev brugt med eksisterende transaktionsdokumentformater (erklæringer, regninger, bekendtgørelser) til at designe og konfigurere dokumentkonverteringsskabeloner fra AFP og PDF til responsiv HTML. Processen med at oprette nye dokumentkonfigurationsskabeloner omfattede ikke programmering eller involvering fra IT.

Efter at dokumentkonverteringsskabelonerne blev oprettet og evalueret for at opfylde finansinstituttets krav, var næste skridt at implementere Sunrise. Det blev brugt til realtidsbehandling af dokumentkonverteringer til responsiv HTML ved hjælp af PRO Designer oprettede skabeloner og dynamisk kundedata.

Fase 2 – Implementering

Sunrise er en Web Services-dokumenttransformationsmanager, der bruger et API-integrationslag til at styre kommunikationen mellem den finansielle institutions dokumentlager, dokumentkonverteringsskabelonerne og Crawford Technologies Document Transformation Engine (DTE). Det kan implementeres på stedet, i cloud- eller hybridimplementeringsmiljøet.

Når en kunde anmoder om en kontoudtog eller en regning ved hjælp af pengeinstituttets bankportal eller mobilapp, foretages en serviceanmodning til Sunrise. Sunrise kalder dynamisk den relevante dokumenttransformationsskabelon og DTE's transformationstjenester for at konvertere dokumentet til responsiv HTML til mobilklare enheder eller PDF, hvis anmodningen kommer fra en personlig computer. Efter Sunrise fuldfører konverteringen, dirigeres det konverterede dokument tilbage til den anmodende service og derefter til den kunde, der har foretaget anmodningen.

Resultaterne

Sunrise sikrer, at den relevante dokumentskabelon, skrifttype og andre ressourcer kombineres korrekt med dynamisk dokumenttekst (kundenummer, adresse og data) baseret på den originale dokumentdato.

Den automatiserede proces giver brugerne mulighed for at anmode om dokumenter i det format, de har brug for på en selvbetjeningsbasis, hvilket eliminerer behovet for manuel indgriben, koordinering med et callcenter eller interaktion med kundeservice.

Når du bruger Sunrise med en portal og mobilapp til at servicere kunder, kan den identificere den anmodende brugers enhedstype og vælge dokumentformatet – helsides PDF eller dynamisk, responsiv HTML – og foretage den passende dokumentkonvertering automatisk.

Sunrise, sammen med PRO Designer, DTE og dets transformationstjenester er en automatisk skabelondrevet dokumenttransformationsmanager, der giver problemfri adgang til kontoudtog, regninger og andre transaktionsdokumenter.