Ameritas Financial konsoliderer informationsstyring, migrerer dokumentlagring til moderne platform

Værdipapirer, der tilbydes gennem Ameritas Investment Company, LLC (AIC), medlem FINRA / SIPC og investeringsrådgivningstjenester, der tilbydes gennem AIC's RIA, der opererer under navnet Ameritas Advisory Services.

Ameritas leverer en række finansielle tjenester til enkeltpersoner, virksomheder og institutioner samt kommuner og sundhedsudbydere. Produkter og tjenester omfatter livsforsikring, sundheds-, tand- og synsforsikring, investeringer, offentlige finanser, obligationsmarkedsføring og forsikring samt mæglervirksomhed og andre investeringstjenester. Ameritas har hovedkvarter i Lincoln, Nebraska, har cirka 2500 ansatte og er privatejet.

Problemet

Ameritas, oprindeligt dannet som Old Line Bankers Life Insurance Company i Nebraska, er vokset og ekspanderet fra organisk vækst samt fusion og opkøb. Den resulterende dokument- og informationslagringsarkitektur blev fragmenteret og siloiseret. Elektroniske dokumenter blev opbevaret i en række depoter.

En fusion i 2006 resulterede i dobbelte rapport- og dokumentstyringssystemer. Når en fusion eller opkøb først finder sted, er den umiddelbare tanke at fusionere systemerne med det samme. Begejstringen er stor, og tanken om at få alt samlet ét sted er ret spændende.

Så sætter virkeligheden ind og erkendelsen af, at det her er svært. Selvom forretningsdynamikken i fusionen indikerede, at kombination af systemer bedre ville lette synergier og konsolidering af forretningsprocesserne, var virkeligheden, at vi fortalte de berørte brancher, at vi skulle migrere til en ny platform med ny brugergrænseflade(r) og genopbygge de aktive integrationer med andre processer og levere stort set de samme tjenester var ikke overbevisende nok til at opnå samarbejde og buy-in.

Tre systemer eller separate siloer blev installeret hos Ameritas

• TRMS – en rapporthåndteringsløsning
• ASG Mobius View Direct, dokument- og rapportstyring
• Datawatch RMOD, rapport- og dokumenthåndtering

Tidligt blev TRMS-indholdet fusioneret til ASG Mobius. Arkitekturen og indholdet var similar nok til at fuldføre opgaven uden væsentlig indsats.

Det blev derefter erkendt, at modne produkter bare har en tendens til at køre, med minimale problemer og ringe eller intet behov for ekstern support, så status quo fortsatte, indtil...

I 2017 skete der to ting, der fremtvang problemet. Datawatch meddeler, at RMOD-produktet vil blive afbrudt, og support vil blive afsluttet. En gunstig licensaftale med Mobius for View Direct-produktet ville udløbe ved årets udgang, og den nye licensering ville blive betydeligt dyrere. Dette kombineret med, at det andet produkt gik til 'end-of-life', gjorde beslutningen om at konsolidere tvingende nødvendig.

Udfordringen

Det blev fastslået, at den bedste måde at gøre dette på var at forsøge fuldt ud at forstå metoderne og formålene med disse systemer. Disse systemer blev oprindeligt købt og erhvervet til specifikke formål, men var vokset over tid. De fremstod som en 'sort boks' – læg information i den ene ende og fjern information i den anden.

CrawfordTech og Ameritas-teamet foretog en analyse af de forskellige use cases, dokumentindhold og -typer, indeksering, output og distributionskriterier blev iværksat samt en opgørelse over eksisterende software, der kunne bruges som erstatning.

Ameritas ejede også Documentum og bruger det som et Enterprise Repository sammen med et tredjepartsprodukt - Generis Cara, der leverer specialbyggede brugergrænseflader (UI) til Documentum. Ameritas mente, at mange af brikkerne allerede var på plads, men havde brug for en løsning til elektronisk genererede printfiler, som Documentum ikke understøttede.

“Ønsker vi virkelig at anskaffe et andet værktøj, der kopierer meget af
nuværende funktionalitet i hvad er et modent og kontraherende markedssegment”?

Efter en grundig analyse valgte Ameritas dag-frem-operationer vha Crawford Technologies' PRO Archiver for Documentum til optagelse og indeks, OpenTexts Documentum for Repository og CMIS API'er og Generis' Cara til dokumentfremviseren.

Andre udfordringer omfattede:

Løsningen

Ameritas besluttede, at en trinvis tilgang var den bedste måde at tackle den enorme mængde af lagrede dokumenter på. Vi besluttede, at RMOD-systemet ville være det første, der blev konverteret på grund af en række faktorer:

• Udnyt tidligere planlægning
• Ude af support, så hvis det går i stykker, kan det ikke rettes
• Indeholder forretningskritiske dokumenter
• Gem dagen frem, mens den bliver oprettet

Ameritas og CrawfordTech implementerede et pilotprogram, der brugte en stikprøve af dokumenter fra hver RMOD data_group (dokumenttype) til at teste dokumentfildekryptering, indekseringskriterier og overordnet arbejdsgang.

"De proprietære formater, der blev brugt i RMOD, lavede CrawfordTech's
ekspertise, der er afgørende for migrering af historiske data"

– Ken Schmidt, IT-hovedarkitekt Ameritas

CrawfordTech klarede den historiske konvertering, og Ameritas afsluttede konfigurationen og operationerne for dagen med vejledning og assistance fra CrawfordTech.

RMOD-migreringen blev afsluttet til tiden og gav mulighed for nedlukning af RMOD-systemet i god tid før Datawatch-understøttelsesdatoen.

Mobius-migreringen gav et par yderligere udfordringer. Mobius dokumentlagringsløsningens fodaftryk involverede både et netværkssystem (VDRNETS) samt en mainframe-installation og en unik rapportdistributionsløsning.

Uanset platformen er metoden grundlæggende den samme, som den blev brugt med succes i RMOD-migreringen.

Ameritas har konsolideret arkivdepoter ved at migrere Datawatch RMOD, ASG/Mobius ViewDirect for NETS og ASG/Mobius ViewDirect MVS til Documentum-platformen.

Ameritas havde brug for specifikt at sikre, at det har mulighed for at fortsætte med at udskrive og distribuere rapporter. Disse rapporter blev tidligere afledt fra en mainframe JES printkø og fra Mobius arkivløsning.

Efter at have analyseret og forstået, blev det bestemt, at distributions- og udskrivningslogikken og funktionaliteten kunne leveres af Pro Conductor Operations Express.

Ameritas Document Services driftsproduktionsafdeling modtager daglige anmodninger om print og forsendelse samt anmodninger om rapportudskrivning og distribution. Udskiftning af
det nuværende miljø til en ny CrawfordTech Pro Conductor Workflow-miljøet vil modtage printfiler fra kildesystemer, herunder Mainframe JES-spoolapplikationer og lokale distribuerede printkøer.

Det nye system, bygget på Crawford Technologies PRO Conductor workflow platform og CrawfordTech's Operations Express vil modtage og overvåge alle opgaver, der behandles fra MVS JES-spoolen, og baseret på forretningsregler, distribuere til print til forsendelse eller intern distribution. En proces til at kombinere rapporter på modtagerniveau til rapportdistribution er indbygget for at give mulighed for rapportbundling.

Centrale punkter

CrawfordTech-migreringsplatformen var en integreret komponent i migreringsoperationen. Ud over udførelsen af ​​at flytte dokumenter fra kilden til mållageret. Det styrer timingen af ​​eksekveringsworkflow, styring af flertrådede processer og revision og afstemning af operationen. Det sikrer, at hvert dokument er knyttet til et indeks, og hvert indeks er knyttet til et dokument, og at indekser og dokumenter refererer til hinanden korrekt.

Over tidsrammer som for Ameritas' arkiver, kan dokumenter og indeksdatabase blive korrupte, dokumentformater kan være forskellige, og brugssager kan ændre sig. CrawfordTech-migreringsplatformen sikrer migrationens integritet.

Succesfaktorer

CrawfordTechs software og, vigtigst af alt, ekspertise med dataformater, printfiler og dokumentlager, der arbejder skulder-til-skulder med et stærkt, motiveret Ameritas-team garanterede næsten succes.

"CrawfordTech er en værdsat partner, der leverer software, men, hvad der er vigtigere, værdsat som et integreret medlem af Ameritas-teamet. Den øverste ledelse anerkender vanskeligheden ved disse konverteringer og den enestående succes, vi har haft”, Ken Schmidt, IT Lead Architect Ameritas.