Mangel på it-ressourcer kan i væsentlig grad påvirke en virksomheds evne til at fungere effektivt. IT-personale er nødvendige for, at virksomheder kan styre driften, kommunikere med kunder og partnere og behandle og analysere data. Når virksomheder ikke har adgang til nok it-ressourcer, kan de stå over for en række udfordringer, som gør det vanskeligt for virksomheder at kommunikere og samarbejde. Dette kan føre til forsinkelser, misforståelser og reduceret produktivitet.
Dokumentvedligeholdelse har altid stået lavt på listen over it-prioriteter. Virksomheder kan vente måneder på, at IT-afdelingen laver simple ændringer i eksisterende dokumenter. Pandemien, den store resignation og stille opsigelsestendenser har gjort situationen endnu værre, da det blev sværere at rekruttere og fastholde værdifulde it-medarbejdere.
I stedet for at vente på de tekniske ressourcer, der er nødvendige for at ændre software og ændre dokumenter, kan virksomheder bruge en re-engineering-løsning for post-composition dokument. Denne software kan give brugerafdelinger mulighed for at foretage nødvendige ændringer af dokumenter på én gang uden at røre ved den originale computerkode. Virksomheder skal ikke længere vente på, at deres it-anmodninger bobler til toppen af listen (hvilket måske aldrig bliver).
Hvorfor dokumenthåndtering ofte overses af it-afdelinger
Dokumentvedligeholdelse har altid stået lavt på listen over it-prioriteter. Du vil ikke finde nogen dokumenthåndteringsprojekter inkluderet på listen over top CIO-prioriteter for 2023. CIO'erne har mere presserende sager på deres dagsorden.
Dokumenthåndtering kan være afgørende for Line of Business-brugerafdelinger, men organisationer skubber ofte vedligeholdelsesanmodninger, som de opfatter som værende af lav værdi, til bagsiden. It-afdelinger er typisk fokuseret på mere komplekse og kritiske bestræbelser, såsom netværkssikkerhed, softwareudvikling og dataanalyse. De ser dokumentvedligeholdelse som en rutinemæssig og hverdagsagtig opgave, der ikke bør tage tid fra andre virksomheders it-initiativer.
IT-opfattelserne om at ændre dokumenter er ægte. Ændring af den ældre kode, der opretter dokumenter, kan være tidskrævende og kræver en betydelig mængde ressourcer. IT-afdelinger har ofte ikke båndbredden til at håndtere anmodninger om dokumentvedligeholdelse til tiden, især hvis de beskæftiger sig med andre højt prioriterede opgaver. Som følge heraf kan anmodninger om vedligeholdelse af dokumenter blive nedprioriteret eller forsinket, hvilket fører til frustration og ineffektivitet for virksomheden.
Alderen på noget dokumentgenereringssoftware kan også være et problem. IT-afdelinger har muligvis ikke den nødvendige ekspertise eller værktøjer til at administrere en organisations dokumenter effektivt. Softwaren, der skaber dokumenterne, er ofte gammel og fuld af patches, der er blevet anvendt gennem årene. Ingen vil røre ved koden af frygt for at bryde den. Programmører, der er flydende i ældre computersprog, kan være gået på pension for længe siden, hvilket efterlader it-afdelinger, der mangler de færdigheder og viden, der er nødvendige for at arbejde med ældre dokumentsystemer.
Post Composition Document Re-engineering
Som en nøglekomponent i en organisations Enterprise Communications Processing (ECP)-softwarepakke eliminerer dokumentombygningssoftware mange af de vejspærringer, der forhindrer organisationer i at foretage gavnlige ændringer til kritiske dokumenter, herunder regninger, erklæringer, meddelelser, korrespondance og kravformularer. Ved at ændre dokumenterne, efter de er sammensat (ofte med forældet software), undgår virksomheden risikoen for utilsigtede konsekvenser af at ændre legacy kode.
Medarbejdere i forretningslinjen eller andre i virksomheden kan ofte udføre dokumentre-engineering. IT-specialister er muligvis ikke påkrævet. Den nyeste AI-aktiverede dokumentkortlægningssoftware gør arbejdet endnu nemmere. Denne software lægger kraften i ændringer lige i hænderne på brugerafdelingerne. De kan undgå ventetiden og komme videre i henhold til deres ønskede tidsplaner.
Dokumentombygningssoftware til at ændre ældre dokumenter har mange fordele:
- Øjeblikkelige opdateringer: Med omstrukturering af dokument efter sammensætning er ventetiden på it-ressourcer fortid. Brugerafdelinger kan foretage ændringer med det samme, på egen hånd. Dette gør virksomheden mere agil.
- Øget produktivitet: Mindre tid at vente betyder mere tid til at gøre. Ikke flere flaskehalse, ingen flere forsinkelser.
- Frigør IT-ressourcer: Med brugerafdelinger, der håndterer dokumentændringer, får it-teamet mere pusterum. De kan fokusere på mere komplekse problemstillinger, der kræver deres færdigheder.
- Reducerer fejl: Med ansvarlige brugerafdelinger elimineres misforståelser med IT.
- Bedre samarbejde: Med hurtigere brugervenlig dokumenthåndtering kan teams samarbejde mere effektivt.
Udnyt fordelene ved dokumentre-engineering
Udover at foretage mindre ændringer i dokumenter, kan virksomheder udnytte deres investering i dokumentombygningssoftware. Produkter som Operations Express fra Crawford Technologies muliggør forbedringer på områder som print-/postproduktionsproduktivitet, driftsudgifter, materialeomkostninger og kvalitetskontrol. Virksomheder bruger disse værktøjer til at øge værdien af de dokumenter, de producerer. Her er nogle eksempler:
- Optimer dokumentsideantal
Brug software til omstrukturering af dokumenter til at reducere antallet af sider, der kræves til udskrivning og indsættelse ved hjælp af en række forskellige metoder, herunder reduktion af skriftstørrelse, indsnævring af margener, fjernelse af unødvendig tekst og grafik eller ændring af linjeafstand. Et reduceret antal behandlede sider kan skære timer fra den samlede tid, der er nødvendig for at fuldføre produktionstrin, og reducere både print- og portoomkostninger. - Jobkonsolidering
Ved at omdesigne dokumenter til at udskrive postadresser konsekvent på den samme placering på tværs af forskellige applikationer, kan dokumenthandlinger bruge en ensartet udgående vindueskonvolut. Denne standardisering, uanset om det er et enkelt- eller dobbeltvindue-design, gør det muligt at sende flere applikationer i samme konvolut, hvilket muliggør sammenlægning af flere mindre udskrivnings- og indsættelsesjob. Dokumentombygningssoftware udmærker sig ved at lette sådan dataflytning.Implementering af denne taktik reducerer den ledige tid, der typisk forbruges af papirarbejde, materialeopstilling og maskinopsætning i forbindelse med jobskifte, markant. Som et resultat kan maskinoperatører udskære flere forsendelser i timen, med gennemstrømning øget af færre afbrydelser. Organisationer kan også vinde ved at skære ned på materialeomkostningerne ved at bestille en enkelt kuverttype i løs vægt i stedet for flere små ordrer af tilpassede kuverter. Ringvirkningen af denne standardisering kan ses i reducerede lager- og lagerudgifter. Hovedpinen ved at transportere, opbevare og tage højde for en række forskellige kuverter er betydeligt reduceret.
- Porto besparelser
Kombinerede jobs kan også give en organisation mulighed for at øge forsorteringstætheden, hvilket resulterer i lavere portoudgifter. Udover at skabe forsendelser med højere tæthed ved at kombinere job, kan software til dokumentombygning også håndtere de vanskelige opgaver med at udtrække adressedata til behandling af postsoftware. Dette forenkler operationer som adressestandardisering og forsortering.
- Distribueret behandling
Dokumentombygningssoftware tilbyder bekvemmeligheden ved at udskrive dele af job på geografiske steder tættere på postdestinationen. Virksomheder kan også vælge at distribuere produktionen på tværs af flere stykker udstyr stationeret på et enkelt sted. De kan balancere arbejdet blandt alle availamaskiner og mere konsekvent opfylder deres Service Level Agreements (SLA'er).
- Kvalitetskontrolforanstaltninger og sporing af postforsendelser
Teknologisk avanceret dokument-re-engineering software giver virksomheder mulighed for at tilføje funktioner til siderne, hvilket muliggør en mere robust kvalitetskontrol. Elementer som stregkoder eller sekvensnumre, batchkontrolsider eller indstikskontrolfiler gør det muligt for virksomheder at hæve kvaliteten i print-/mail-operationen og tage højde for hver side, de behandler.
- Personlig meddelelse
Onserts printet direkte på dokumentsiderne giver ubegrænsede muligheder. Virksomheder er ikke længere bundet af indsættelse af maskinbegrænsninger på grund af begrænsede indsatsstationer. Hvert transaktionsdokument kan nu indeholde annoncer, der er skræddersyet specifikt til kontoejeren. Disse indsættelser kan omfatte personlige detaljer som sidste ordredato, fordele på kontoniveau, særlige tilbud osv.
- Farvelægning
Overgangen fra monokrome operationer til fuldfarve inkjet-systemer er almindelig i mange printsektorer. Dette skift efterlader imidlertid en lang række ældre dokumenter, der sygner hen i sort og hvid. For at udnytte det fulde potentiale af deres nye farveegenskaber anvender dokumentproducenter software til omstrukturering af dokumenter. Dette post-composition værktøj kan præge tekst, formularelementer eller marketingmeddelelser med levende farver. Den resulterende farvelægning puster ikke kun nyt liv i gamle dokumenter, men fremhæver også afgørende information, letter kundeforståelsen og reducerer kundeserviceopkald.
Dokumentomlægning for at reducere afhængigheden af IT
IT-afdelinger prioriterer andre komplekse opgaver frem for dokumentvedligeholdelse, hvilket resulterer i forsinkelser, frustrationer og ineffektivitet. Post-composition dokument re-engineering software tilbyder en lovende løsning.
Ved at bruge denne software kan virksomheder give brugerafdelinger mulighed for at ændre dokumenter uden at være afhængige af knappe it-ressourcer. Øjeblikkelige opdateringer, øget produktivitet og forbedret samarbejde er blandt fordelene ved denne tilgang. Desuden giver denne tilgang it-teams mulighed for at fokusere på mere komplekse problemstillinger, der kræver deres færdigheder, samtidig med at fejl reduceres og misforståelser mellem afdelinger elimineres.
Dokumentombygning giver også bredere fordele, såsom konsolidering af job, reduktion af portoomkostninger, muliggør personlig meddelelser og tilføjelse af farve. Ved at udnytte disse muligheder kan virksomheder maksimere værdien af deres dokumenter og strømline deres print/post-operationer.
Post-composition dokument re-engineering software tilbyder en praktisk og effektiv løsning til at overvinde it-ressourcegabet i dokumenthåndtering. Det styrker brugerafdelinger, forbedrer produktiviteten og forbedrer samarbejdet, samtidig med at det gør det muligt for virksomheder at optimere deres dokumentprocesser og opnå omkostningsbesparelser. Ved at omfavne denne teknologi kan organisationer bygge bro over it-ressourcegabet og frigøre deres dokumenters fulde potentiale.
