e-leveringNu®

eDeliveryNow® Platform er en åben og modulær ramme, der anvender REST API'er og webtjenester til at gøre den udvidelsesbar og tilpasningsdygtig for at imødekomme nuværende og fremtidige kundekommunikationsbehov.

TilgængelighedNu®

AccessibilityNow tilbyder høje niveauer af automatisering og integration i ethvert miljø, platformen inkluderer softwareløsninger og en bred vifte af skræddersyede tjenester for at imødekomme behovene for dokumenttilgængelighed i alle organisationer, store og små, den private sektor og regeringer på alle niveauer.

Dokumentoptimering, normalisering af arbejdsgange og hurtig onboarding: Fremtiden for print- og postarbejdsgange

Resumé

Denne hvidbog udforsker et væsentligt skift i transaktionsmæssige og gentagne direct mail-arbejdsgange. Traditionel teknologi har historisk set forårsaget forsinkelser og fejl for organisationer og tjenesteudbydere. Men med fremkomsten af ​​avanceret teknologi kan datafiler nu drive produktionsprocessen og automatisere opgaver, hvilket reducerer behovet for manuel indgriben eller stoler på medarbejdernes viden. Dette papir beskriver, hvordan dataoptimering, normalisering af arbejdsgange, automatisering, cloud og hurtig onboarding revolutionerer print- og postbranchen.

Introduktion

Print- og postbranchen kæmper med stigende omkostninger og personaleudfordringer. Forældede arbejdsgange og ineffektive processer gør det vanskeligt for organisationer at levere afgørende kommunikation og opfylde Service Level Agreements (SLA'er). Dette papir understreger, hvordan teknologiske fremskridt inden for dokumentoptimering, normalisering og hurtig onboarding kan transformere denne industri, hvilket gør den til en strømlinet og tiltalende kommunikationskanal for virksomheder.

Problemformulering

Overgang til nye workflowsystemer, software eller værktøjer i produktionspost- og kommunikationslevering involverer ofte den udfordrende proces med onboarding eller migrering af workflows. Dette inkluderer implementering af nye stregkoder og optimering af postbehandlingen for omkostningseffektivitet. Traditionel onboarding kan være en langvarig proces, der tager uger eller endda år at implementere på tværs af en stor organisation, hvilket skaber en betydelig forhindring. Dette papir hævder, at det er afgørende at anvende normalisering af arbejdsgange og hurtig AI-baseret onboarding for at fortætte års arbejde til få uger.

På grund af væksten i, at folk får deres dokumenter med eDelivery-metoder, kæmper industrien i øjeblikket med en stigning i mindre printjob i modsætning til store produktionsserier. Dette skift påvirker produktionseffektiviteten betydeligt og kræver, at transaktionsprintere administrerer og sporer mange små daglige printfiler. Dette medfører typisk faldende rentabilitet.

Omfavnelse af normalisering i Enterprise Communication Processing og CCM

I den dynamiske verden af ​​Customer Communications Management (CCM) og Enterprise Communications Processing (ECP) finder et monumentalt skift sted - Workflow Normalization. Denne transformative tendens indebærer en betydelig reduktion i antallet af arbejdsgange, der konsoliderer dem til en mere håndfuld håndfuld, der er fuldt automatiseret.

Den ældre arbejdsgangudfordring

Ældre arbejdsprocesværktøjer, karakteriseret ved hårdkodede inputmapper og filnavne, udgør en betydelig udfordring. De kræver unik håndtering for hvert dokument eller dokumenttype, hver behandlet i forhold til forskellige regler og særskilte processer. Dette fører til en udbredelse af input og midlertidige workflow-mapper, der tæller i hundreder eller tusinder. Konsekvenserne er omfattende – filer forsvinder, midlertidige mapper forbliver uden opsyn, og fortrolige data efterlades blotlagt, når der opstår problemer. At administrere denne labyrint af mapper og arbejdsgange bliver en besværlig opgave, der belaster ressourcer til opgraderinger og support. Det er tydeligt, at dagene med enkeltfiltypebaserede arbejdsgange er talte.

Omfavnelse af normalisering af arbejdsgange

Enter Workflow Normalization, en moderne tilgang, der indvarsler en æra med effektivitet og enkelhed. Denne proces involverer konsolidering af breve, regninger, erklæringer og marketingkommunikation til en samlet arbejdsgang. Stort set enhver form for korrespondance kan problemfrit navigere gennem denne normaliserede arbejdsgang. Virkningen er betydelig, hvor organisationer oplever en svimlende reduktion i mappestyring og it-opgaver, ofte med over 50 %. Fordelene rækker ud over ren effektivitet; de omfatter et grundlæggende skift i den måde, arbejdsgange styres og udføres på i produktionsprint- og postkommunikation.

"Workflow Normalization skaber et fuldt automatiseret workflow, hvor datafilen driver output- og postproduktionsenhederne."

Udnyttelse af industriens bedste praksis

Centralt for normalisering af arbejdsgange er inkorporeringen af ​​industriens bedste praksis og metadata. Dette sker på fil-, dokument- og sideniveau, hvilket giver selve datafilen mulighed for at administrere routing-efter-komposition, stregkodning og postprocesser. Afhængigheden af ​​legacy-style jobadskillelse og et væld af diskrete arbejdsgange er blevet forældet. Denne udvikling strømliner ikke kun driften, men sikrer også et niveau af præcision og konsistens, som tidligere var uopnåeligt.

En samlet produktionsarbejdsgang: En løsning, der ændrer spil

Workflow-eksperter går enstemmigt ind for et enestående back-end-produktionsworkflow, der er i stand til at behandle enhver filtype, uanset Print Description Language (PDL) eller format. Uanset om det er PostScript, PDF, AFPDS, Line Data, Xerox LCDS, Xerox Metacode eller endda PCL, står denne tilgang som den mest robuste og ligetil metode. Det etablerer en standardiseret produktionsproces, hvor definerede back-end-standarder problemfrit imødekommer enhver filtype eller dataformat. Organisationer behøver ikke længere at gennemgå den besværlige proces med at skabe en helt ny arbejdsgang, hver gang en anden filtype eller dataformat kommer ind i systemet.

Workflow-normalisering markerer et afgørende skift i CCM/ECP-industrien. Den omdefinerer, hvordan arbejdsgange styres, eliminerer kompleksiteten af ​​ældre systemer og indvarsler en æra med hidtil uset effektivitet og enkelhed. Ved at konsolidere og strømline processer øger organisationer ikke kun deres produktivitet, men etablerer også en ny standard for præcision og konsistens. At omfavne Workflow-normalisering er ikke kun en mulighed; det er en nødvendighed for organisationer, der ønsker at trives i det dynamiske landskab med fuldautomatisk print- og mailkommunikation.

"Workflow Normalization skaber et fuldt automatiseret workflow, hvor datafilen driver output- og postproduktionsenhederne."
John Slaney, CCS

Rapid Application Onboarding – Kraften i AI

Migrering af applikationer til moderne arbejdsgange eller integration med nye udskrivningsteknologier kan være en skræmmende opgave. AI-baserede værktøjer har demonstreret overlegne færdigheder i at analysere og behandle dokumenter, hvilket muliggør hurtig og præcis onboarding. Det SmartSetup løsning ved Crawford Technologies eksemplificerer dette ved at indeksere dokumenter på få minutter og automatisk konfigurere applikationer til en normaliseret produktionsarbejdsgang. Denne revolutionerende tilgang overgår markant traditionelle metoder, hvilket muliggør onboarding af flere applikationer på et enkelt skift.

Ved at udnytte AI-teknologi kan forretningsanalytikere eller applikationsspecialister nu lede onboarding-processen, hvilket eliminerer afhængigheden af ​​udviklere og tekniske ressourcer. Denne transformative tilgang sikrer, at organisationer ikke længere står over for forsinkelser i applikationsopsætningen på grund af planlægningsbegrænsninger.

"SmartSetup kan fuldføre jobopsætning eller applikationsintroduktion med over 90 % sammenlignet med ældre PDF Plug-In stilindekseringsværktøjer."

Mindre jobs Creating a Management Nightmare

Skiftet fra større produktionsserier til talrige, mindre, mere specifikke printjob har haft en betydelig indvirkning på produktionseffektiviteten gennem årene. Selvom det kun tager et par minutter at skifte papir eller frigive en ny printfil til en digitalpresse med et stykke ark, bremser det produktionen. Denne afmatning er endnu mere udtalt på Continuous Feed- eller Roll Feed-printere, hvor papirskift kan tage 15 minutter eller mere, hvilket potentielt kan resultere i spild af 10-30 lineære fod papir. Og denne påvirkning er væsentligt dyrere, hvis der også er behov for yderligere opsætninger på indsættere.

Ud over de fremherskende personale- og udviklingsudfordringer, som mange organisationer står over for i dag, opstår der et bemærkelsesværdigt problem fra udbredelsen af ​​mindre printjob i modsætning til traditionelle produktioner i stor skala. Dette skift udøver et betydeligt pres på produktionseffektiviteten og introducerer en væsentlig revisionsproblemer. I scenarier, hvor udskriftskøen omfatter snesevis eller i nogle tilfælde over hundrede printfiler, øges sandsynligheden for, at en fil utilsigtet bliver overset, overset eller mishandlet eksponentielt. Denne eskalering i volumen og kompleksitet forstærker marginen for menneskelige fejl og nødvendiggør et øget niveau af tilsyn og kontrol i printstyringsprocesser. Som følge heraf oplever organisationer, at de kæmper med nødvendigheden af ​​at implementere mere robuste systemer og procedurer for at sikre nøjagtigheden og integriteten af ​​deres printoperationer i lyset af dette skiftende landskab.

Workflow-sammenkædningsløsningen.

Udskriv filsammenkædning løser kritiske udfordringer ved at kombinere similar-filer effektivt. Mens tidligere forsøg på at flette PDF-, Metacode- og AFP-filer kan have givet anledning til bekymring, giver moderne teknologi en robust løsning. Intelligent sammenkædning grupperer små produktionsfiler i en enkelt, passende størrelse printfil, skræddersyet til enten rullelængde eller specifikke krav til udskrivningstid.

Denne avancerede teknik overgår grundlæggende filsammenlægning, der tilbydes af freeware eller billig software. Det strømliner filen ved at fjerne duplikerede skrifttyper, billeder og ressourcer for optimal udskrivning. Derudover omstrukturerer den udskriftsfilen, hvilket sikrer, at alle væsentlige ressourcer er let tilgængeligeilable i headeren for problemfri behandling og Ripping. Dette reducerer RIP-tiden og eliminerer problemer med printerens kobling og ripping, såsom ydeevneforringelse fra et for stort antal skrifttyper eller gengivelsesproblemer på grund af dårlig filstruktur eller komplekse ressourcestier.
Ved at reducere antallet af printfiler og mindske menneskelige fejl giver intelligent sammenkædning af printfiler mulighed for at gruppere job baseret på rullelængder eller specifikke tidsallokeringer, hvilket moderniserer arbejdsgange. Implementering af disse strategier øger effektiviteten og nøjagtigheden i printoperationer betydeligt, og positionerer din organisation til at trives i nutidens dynamiske udskrivningslandskab.

Dokumentoptimering: De 5 trin til produktionssucces

I løbet af de sidste 15 år har landskabet af erklæringer, regninger og kommunikation udviklet sig dramatisk. Moderne inkjet- og højhastighedsfarvelaserprintere har givet organisationer mulighed for at skabe engagerende, personligt indhold fyldt med levende billeder, indviklede kort og overbevisende beskeder. Denne transformation udgør imidlertid en væsentlig udfordring for mange forankrede workflow-systemer, der har været i drift i over et årti.

Det største PDF-udskrivningsproblem nogensinde

Ældre workflow-software og freeware-værktøjer resulterer ofte i oppustede og ineffektive datastrømme eller dårlige PDF- og AFP-printfiler. Disse filer, genereret af applikationssystemer eller hjælpeprogrammer i stedet for specialiseret Customer Communications Management (CCM)-software, samler vilkårligt hver skrifttype og billede på hver side. Selvom den er velegnet til onlinepræsentation, viser den sig næsten ubrugelig til højhastighedsudskrivning på moderne inkjet-printere, især når man forsøger at opnå hastigheder på op mod 1000 sider i minuttet. Dette forårsager ressourceintensitetsproblemer, idet de fleste produktionsprintere ikke kan håndtere hver side, der indeholder duplikerede kopier af hver skrifttype, billede eller ressource.

Trin 1: Skrifttypeoptimering

I løbet af det seneste årti har skrifttyper, især dublerede eller ubrugte, givet betydelige udfordringer i trykkeribranchen. For produktionsprintpersonale medfører det ofte timers forberedende arbejde at modtage en PDF-fil, der er beregnet til at være printklar, før selv en testfil eller et bevis kan genereres. Nøglen til at sikre, at produktionsfiler kører med deres optimale hastighed ligger i at have en robust løsning. Denne løsning bør hurtigt identificere og fjerne ubrugte skrifttyper, eliminere dubletter og omhyggeligt organisere alle nødvendige skrifttyper i filens header. Dette garanterer effektive produktionsprocesser.

Trin 2: Billedkorrektion

Processen med dataoptimering starter med fjernelse af ubrugte eller duplikerede ressourcer, et gennemgående problem for mange produktionsprintere. Efter dette afgørende trin skifter opmærksomheden til at forstå og optimere billederne. Duplikerede eller redundante billeder renses systematisk, mens de resterende billeder finjusteres, så de passer til den specifikke outputenhed.

Trin 3: Farvekorrektion

I en tid med dynamisk fuldfarvekommunikation er præcis farvekalibrering afgørende. dataoptimering imødekommer dette behov ved at sikre, at farverne er nøjagtigt repræsenteret, og tilpasser dem til printerens muligheder. Dette trin garanterer, at den endelige udskrift trofast afspejler den tilsigtede visuelle effekt. Dette kræver, at der er oprettet en ordentlig farveprofil til printeren med det papir, der bruges. Dette er et engangstrin, der bør tages, når en ny printer/presse installeres, eller når papirbeholdningen først anskaffes.

"Bare fordi farven ser korrekt ud på en skærm, betyder det ikke, at den udskrives korrekt."

Trin 4: Strukturjustering

En balanceret printfil er afgørende for effektiv behandling. Dette trin involverer at organisere filens struktur for at lette samtidig Ripping (Raster Image Processing) eller behandling på flere kerner eller CPU'er på en printer. I modsætning hertil gennemgår en uoptimeret printstrøm, der er rodet med spredte ressourcer og objekter, traditionelt behandling én side ad gangen. Ved at orkestrere strukturen kan RIP eller printere hurtigt finde billeder og skrifttyper, hvilket giver mulighed for uafhængig sidebehandling. Dette reducerer RIP-tiden og eliminerer ineffektivitet for produktionsprintere.

Trin 5: Kompression

Den sidste fase af dokumentoptimering involverer komprimering. Mens nye komprimeringsalgoritmer og formater, såsom HEIC, er dukket op til visning af filer på computere, understøtter ældre software, der kører på controllere eller RIP'er, muligvis ikke disse innovationer. At tilpasse komprimeringsalgoritmerne til den specifikke printenhed er altafgørende. Dette sikrer, at filen kan behandles effektivt, samtidig med at den nominelle udskrivningshastighed bevares og problemfrit integreres med post-produktionsenheder som postindlæg, skæremaskiner og indbindingsudstyr.

Dokumentoptimering er en omhyggelig fem-trins proces, der forvandler uhåndterlige, ineffektive printfiler til strømlinede dokumenter i høj kvalitet, klar til moderne printteknologi. Ved systematisk at adressere skrifttyper, billeder, farver, struktur og komprimering kan organisationer frigøre det fulde potentiale af deres print- og mail-workflows, hvilket sikrer optimal effektivitet, kvalitet og kompatibilitet med nutidens avancerede udskrivningsenheder.

Anskaffelse & Bemanding til CCM & ECM Projekter

Anskaffelse og bemanding af ressourcer til CCM- og ECM-projekter inden for virksomhedssoftware kan give betydelige økonomiske udfordringer. Implementering af disse systemer kræver specialiseret ekspertise, som ofte kræver betydelige investeringer i udvikling, test, infrastruktur til gendannelse af katastrofer og løbende support.

Desuden udgør uddannelse og allokering af ressourcer kontinuerlige forhindringer. I modsætning til mere fremtrædende områder inden for teknologi, såsom webudvikling, er der mangel på let available pædagogiske ressourcer til at skabe strømlinede mailing-arbejdsgange i produktionsudskrivning. Dette efterlader organisationer og tjenesteudbydere, der kæmper for at sikre teknisk personale, der er dygtige til at konfigurere og programmere opgaver i en branche, der ofte vender sig mod erfarne fagfolk.

Gå ind i skyen

Fremkomsten af ​​cloud-baseret databehandling giver et pusterum fra disse udfordringer. En Software-as-a-Service-model (SaaS) letter ikke kun byrden af ​​omkostninger til softwareanskaffelse, og den introducerer også en fleksibel betalingsmodel, baseret på forbrug eller årligt abonnement. Ved hjælp af AI-drevne værktøjer som SmartSetup, kan onboarding af job til cloud-software opnås i løbet af få minutter eller højst et par timer, en stor forbedring sammenlignet med de uger eller måneder, der typisk kræves til outsourcing af projekter.

Hvad der yderligere adskiller cloud-baserede løsninger er deres 24/7 tilgængelighed, hostet sikkert på velrenommerede platforme som AWS. Sammen med dygtigheden hos brancheførende workflow-eksperter, der er i stand til hurtigt at implementere arbejdsgange, bliver det tydeligt, hvorfor cloud-datatransformation og re-engineering er dukket op som et af de hurtigst voksende domæner, især for virksomheder, der kæmper med gentagne arbejdsgange og indviklet dataformatering og rekonstruktion. -tekniske bestræbelser.

Konklusion

I dette afgørende øjeblik står print- og postindustrien på tærsklen til en transformativ revolution, drevet frem af konvergensen af ​​dokumentoptimering, normalisering af arbejdsgange og hurtig onboarding. Normalisering af arbejdsgange fungerer som omdrejningspunktet, der forenkler indviklede ældre processer og fører til bemærkelsesværdige effektivitetsgevinster. AI-aktiveret onboarding, intelligent sammenkædning af printfiler og styrken af ​​cloud-baserede løsninger og AI-drevne værktøjer forstærker disse fremskridt yderligere. Tiden for transformation er nu, og organisationer, der helhjertet tager disse innovationer til sig, vil ikke kun overleve, men trives i det dynamiske landskab af print- og mailkommunikation.

Hvis du har brug for at registrere en konto, venligst Klik her.