Alene i USA anslås det, at 1 ud af 5 personer har en form for handicap. Hvis du er en organisation, der sender forretningskommunikation, bør dette være vigtigt for dig.
Uanset om du sender via print eller digitale kanaler, skal dine dokumenter være tilgængelige. Dette omfatter fakturaer, generel korrespondance, rapporter og meget mere. Dokumenttilgængelighed og brugervenlighed skal være i højsædet.
Hvorfor du bør bekymre dig om tilgængelighed
Der er mange grunde til, at du bør bekymre dig om tilgængelighed og brugervenlighed i dit indhold. Og selvom vi ikke vil nævne dem alle, vil vi dække tre hovedårsager.
1. Inklusivitet og din kundeoplevelse
Hvis din kundekommunikation fremmedgør en del af din brugerbase, er det et problem. Mange transaktionsdokumenter indeholder personlige og fortrolige oplysninger. Og de er mere vidtrækkende, end du måske er klar over. Spørg dig selv, om din virksomhed opretter og distribuerer nogen af følgende:
- Formueerklæringer,
- Investor rapporter,
- Telecom fakturaer,
- Kontoudtog,
- Kreditkortudtog
- Sundhedsforklaring af fordele,
- Medicare/Medicaid korrespondance,
- Regering og agentur korrespondance, eller
- Enhver anden personlig eller identificerbar information
En person, der er blind eller svagtseende - eller som har en kognitiv funktionsnedsættelse - vil som minimum have behov for en bolig. Du skylder disse kunder den samme grad af omsorg og respekt, som du giver andre brugere. Ved at sikre, at din kommunikation er tilgængelig og brugbar, kan du give en god kundeoplevelse for alle.
2. Den store markedsplads for aldrende kunder
Af 1 ud af 5 amerikanere med handicap er mange over 50 år. De kan begynde at miste synet på grund af almindelige sygdomme som diabetes og makuladegeneration. Denne gruppe bliver ofte overset, da virksomheder søger nye markeder og livslange kunder. Men det er en fejl.
Disse personer har ofte en betydelig disponibel indkomst. Og hvis du behandler dem rigtigt, vil de blive hos dig resten af deres liv. Når det er sagt, med nuværende love gør denne demografi det endnu vigtigere at sikre, at din kommunikation nemt kan forbruges og navigeres uafhængigt.
Regler og love at være opmærksom på
- ADA – The Americans with Disabilities Act
- Afsnit II – Stats- og lokalregering
- Afsnit III – Offentlig indkvartering og kommerciel
- Afsnit IV – Telekommunikation
- Afsnit 508 i rehabiliteringsloven af 1973
- Affordable Health Care Act (1557)
- Food and Drug Safety Innovation Act (904)
- Telecom Act Section 255 (nu en del af Section 508 ICT)
- Air Carrier Access Act – Airline Accessibility DOT Rule – Titel 14 CFR Part 32
- Loven om uddannelse af personer med handicap (IDEA)
3. Reducering af juridiske risici for din virksomhed
Hvis en person føler, at de bliver mishandlet, kan de med rette blive retssager. Retssager og strukturerede forlig i henhold til Americans with Disabilities Act (ADA) er steget eksponentielt. ADA er i bund og grund en borgerrettighedslov, der beskytter mennesker med handicap mod diskrimination. ADA kræver, at kommunikation er tilgængelig, uafhængigt navigerbar og leveres rettidigt. Og organisationer, der ikke opfylder dette juridiske krav, har stået over for retssager op til syvcifrede værdier.
Bemærkelsesværdige ADA-retssager (og hvad de koster)
- Winn Dixie – Over $250,000 plus advokatomkostninger
- Verizon – 20 millioner dollars
- Wells Fargo – 16 millioner dollars
- Mål - 6 millioner dollars
- Harvard / MIT (flere afgørelser) - Over $2 millioner
- Florida (Byer, byer og amter) – Gennemsnitlig bosættelse på $20,000
For at forhindre og begrænse retssager eller påkravsskrivelser skal organisationer udvise rettidig omhu i deres bestræbelser på at opfylde anmodninger om indkvartering. For printudbydere betyder det at tage printklare filer og konvertere dem til digitale tilgængelige dokumenter, braille, storskrift, lyd eller andre tilgængelige formater.
Organisationer bør også være opmærksomme på, at websteder og webbaseret indhold skal gøres tilgængelige. Med stigende efterspørgsel efter weblevering og elektronisk præsentation kommer nye udfordringer og muligheder. Personer med handicap ønsker elektroniske erklæringer, der er fuldt tilgængelige. På den måde kan de træffe rettidige beslutninger og betalinger uden at pådrage sig bøder. Selvom alt dette kan virke skræmmende, er der en god vej frem.
Sådan kommer du i gang
For det første bør du ansætte tilgængelighedseksperter til at implementere både en intern og leverandørbaseret løsning. Test og audit skal udføres ofte. Vigtigst af alt bør ethvert tilgængelighedsprogram have executive sponsorering. Følg nedenstående trin for at få flere detaljer:
- Opret en tilgængelighedspolitik. Denne politik bør vejlede enkeltpersoner om dine mål for tilgængelighed og inklusivitet. Derudover bør det give måder at finde organisations- eller klientoplysninger i et tilgængeligt format. Dette kan som minimum være en bolig. Det bør også angive, om du vil levere braille, digitalt tilgængelige formater eller andre formater.
- Implementer løsninger for at gøre ikke-inkluderende indhold tilgængeligt for skærmlæsere. Dette kan omfatte et websted, en erklæring eller et dokument.
- Implementer en arbejdsgang, der viser bevis for due diligence. Sørg for, at det viser måder og midler til at begynde med indkvartering og senere gå videre til tilgængelighed for alle.
- Vælg en leverandør at samarbejde med. Sørg for, at I begge arbejder på mål for at gøre jeres kommunikation inkluderende.
- Vælg værktøjer og løsninger til on-demand afhjælpning og dokumenter i store mængder til tilgængelig dokumentproduktion.
- Implementer løsninger og dokumenter disse løsninger. Opdater dine tilgængelighedspolitikker efter behov.
- Test, audit og test igen. Opsæt en månedlig testkadence.
Leder du efter en partner inden for tilgængelighed?
Crawford Technologies tilbyder en komplet, end-to-end-løsning til dokumenttilgængelighed. Vi kan hjælpe dig med at navigere i workflow og implementering. Derudover vil vi give kritiske råd til at skalere digitale og fysiske formater med høj volumen. Vi tilbyder også rådgivning, vurderingstjenester, løsninger og bevidsthedstræning til organisationer, der har brug for at kommunikere bedre med deres kunder.
