Virksomheder har mange grunde til at overveje at installere en Automated Document Factory (ADF). Fordelene ved kontrol, ansvarlighed, analysedata, advarselsmeddelelser, produktivitetsforbedringer og omkostningsbegrænsning er vigtige for næsten alle organisationer, der skaber og distribuerer kundekommunikation. Operationer, der ikke tilbyder denne funktionalitet, hvad enten de outsourcer udbydere eller interne dokumentcentre, vil finde det vanskeligt at understøtte de dokumentapplikationer, der er vigtige for deres kunder.
Virksomheder bliver interesseret i ADF-teknologi på grund af åbenlyse smertepunkter, såsom hændelser med blandede kontodokumenter, manglende opfyldelse af SLA'er eller tab af forretning til konkurrenter, som tilbyder de fordele og sikkerhed, ADF'er giver.
Andre gange ser virksomheder ADF-teknologien som en kritisk vækstmuligator, der giver dem mulighed for at komme ind på nye markeder eller levere et bedre produkt til deres kunder.
Kan en ADF gavne din virksomhed?
Vurdering af risiko
Hvad er konsekvenserne, hvis du ved et uheld afslører personlige oplysninger ved at blande konti? Hvad hvis et job misser en afsendelsesfrist? Hvis en maskine svigter under et produktionsjob, hvordan vil operatøren genstarte på det rigtige sted og undgå dubletter eller mistede dokumenter?
Kontrol af omkostninger
Kan du droppe det tredje skift? Hvilke job tager længst tid at køre? Hvor meget tid bruger du på at jagte henvendelser om job- eller dokumentstatus? Kan du reducere produktions- og portoudgifterne ved at kombinere jobs? Hvornår giver det økonomisk mening at udskifte aldrende udstyr?
Tiltrækning af ny forretning
Ville nye markeder, såsom behandling af HIPAA-kontrollerede dokumenter, være tilgængelige for din organisation, hvis du havde bedre sporing og kontrol? Er der muligheder for at udskrive og indsætte variabel sideantal opgørelser? Kræver alle de seneste RFP'er multi-kanal dokumentlevering og vedligeholdelse af kundepræferencer?
Forbedring af service
Kan svar hurtigere på kundehenvendelser hjælpe med at fastholde kunder? Vil automatiserede genoptryk få dokumenter med posten en dag eller to før? Ville realtidsadvarsler give ledelsen mulighed for at løse produktionsproblemer, før de påvirker kunderne?
Enhver af disse elementer kan retfærdiggøre køb af en ADF-løsning. De fleste virksomheder ser forbedringer på flere områder ved at drage fuld fordel af de muligheder, som nutidens moderne automatiserede dokumentfabrikker tilbyder.
Undersøgelse af en løsning: Identificer alle interessenter
Dokumentudskrivning, indsættelse og forsendelse er indlysende interessenter i de ændringer, der vil komme fra en ADF-implementering. Men ADF-løsningen vil også påvirke flere andre grupper og afdelinger. Andre enheder vil låne ressourcer til design og implementering af ADF-løsningen. Typiske involverede grupper omfatter:
- Informationsteknologi
- Kvalitetskontrol
- Customer Experience
- Lovligt/lovgivningsmæssigt/overholdelse
- Finansiering
- Marketing
- Kundeservice
- Salg
- Forretningslinjer
- Kunder
- Outsource tjenesteudbydere
At træffe beslutningen
Når du identificerer dine behov og undersøger mulige løsninger, skal du overveje følgende punkter:
Projektets omfang
Leder du efter en løsning på et enkelt sted, eller har du brug for en ADF til at håndtere arbejde på flere lokationer? Kører de flere lokationer uafhængigt af hinanden, eller vil du balancere den daglige arbejdsbyrde blandt alle stederne? Hvor mange distributionskanaler understøtter du nu, og hvordan kan det ændre sig? Vil du implementere ADF'en samtidig med andre større projekter, såsom konvertering til inkjet?
Milepæle og deadlines
Pålægger kunder eller regulerende myndigheder deadlines? Hvad er de? Hvordan vil disse mål påvirke projektprioriteterne?
Mål
Er baseline data available? Hvordan vil du måle ADF-effektiviteten? Har du brug for hjælp til at identificere problemer og foretage justeringer?
Identificer aktuelle problemer
Er der eksisterende problemer såsom blandede dokumenter, genoptryk, produktivitet, planlægning eller distributionskanalfejl? Har du blinde vinkler i arbejdsgangen, hvor du ikke kan bestemme status på et dokument eller en opgave?
Strategiske mål
Hæmmer fejl eller ineffektivitet væksten? Falder kundetilfredsheden? Stræber din virksomhed efter at give kunderne en problemfri kommunikationsoplevelse?
Gennemse muligheder
Hvilke ADF-funktioner er vigtigst? Kan du implementere nogle nu og nogle senere? Er investeringer i nyt udstyr nødvendige, eller kan du ændre nuværende hardware? Har du brug for portaler til din kundeserviceafdeling eller til slutkunder?
Vurder risiko
Hvad er effekten på kundekommunikation, hvis du ikke foretager dig noget? Er lovovertrædelser en mulighed? Kan ADF-projektet fortsætte planmæssigt, hvis dine it-ressourcer omfordeles?
Projektomkostninger og besparelsesmuligheder
Overvej anskaffelse, professionel service, uddannelse, ændring eller udskiftning af udstyr, reduktion af mandskab, forbedret cash flow, lavere porto, bedre brug af udstyr, reduktion i outsourcet arbejde osv. Hver organisation, der implementerer en automatiseret dokumentfabrik, kan have forskellige mål for at spare penge eller udnytte nye muligheder.
Dagens marked kræver integritet og kontrol
Dokumentcentre og printserviceudbydere oplever, at kunder forventer, at deres leverandører leverer sporings- og integritetskontrol. Enhver operation, der håndterer dokumenter, der indeholder følsomme data, skal have jernbeklædte processer for at forhindre utilsigtet afsløring af en kundes private oplysninger. Komplekse applikationer forstærker behovet for kontrolelementerne på dokumentniveau availaved hjælp af ADF-teknologi.
Job, der indeholder dokumenter med variabel sideantal, matchende kuvertindhold, adressering på lukkede konvolutter eller dupleksudskrevne variable data er særligt sårbare over for fejl. Programmer som disse er risikable at køre uden et sofistikeret system til identifikation og sporing.
Selv applikationer til direct mail-marketing kræver de dokumentintegritetsforanstaltninger, der leveres af ADF-systemer. Efterhånden som applikationer bliver stærkt personaliserede, øges fejlrisikoen. Uoverensstemmende elementer i en personlig postforsendelse kan forårsage en del vanskeligheder for tjenesteudbyderen eller det interne dokumentcenter, herunder omkostninger til omarbejde eller endda tab af en konto.
Efterhånden som den samlede postmængde falder på grund af mere præcis målretning og migrering til digitale kanaler, stiger værdien af hver postforsendelse. Undladelse af at sende til en del af listen eller begå fejl, der mindsker postforsendelsers evne til at producere det ønskede resultat, styrker kundernes opfattelse af, at post er for dyrt. For mange fejl vil få afsendere til at overveje alternative måder at kommunikere med deres kunder og kundeemner på, hvilket yderligere reducerer postmængden.
Udover de åbenlyse fordele ved forbedret postkvalitet, lavere omkostninger eller mere effektiv drift, kan ADF-løsninger også åbne døren til nye muligheder.
Forbedret sporing og kontrol gør det muligt for dokumentcentre at overveje strategier som f.eks. husholdning og blandede job. Disse strategier, som ofte aktiveres med værktøjer til rekonstruktion af dokumenter som f.eks Crawford Technologies Operations Express, lavere driftsomkostninger og portoudgifter. Re-designede dokumenter kan også forbedre kundeoplevelsen.
Multi-channel distribution er en del af alle nutidige kundekommunikationsstrategier. Dette er et bevægende mål, efterhånden som nye trends og teknologier dukker op. En fleksibel ADF-platform er afgørende for at give den nøjagtighed og reaktionsevne, der kræves af virksomheder, der søger at forbinde med deres kunder på tværs af flere kanaler.
Kompleksiteten i at fange, vedligeholde og reagere på kundens kommunikationspræferencer, kombineret med behovet for at udskrive dokumenter i flere formater for at understøtte fysiske og digitale kanaler, kræver en automatiseret dokumentfabrik. Den forventede vækst i digitale leveringssystemer vil øge denne kompleksitet, så tjenesteudbydere og in-plant dokumentcentre skal være klar.
Højere produktivitet og større kontrol kan muliggøre forretningsmuligheder. Med evnen til at demonstrere højere grader af nøjagtighed, produktivitet og kvalitet på grund af ADF'en, kan organisationer finde ud af, at de kan tiltrække kunder med større mængder eller dem med krav til omstilling, som de ikke tidligere kunne støtte.
Og endelig kan organisationer bruge kundekommunikationsdata akkumuleret af ADF'en til at vurdere hele deres kundekommunikationsstrategi. Disse oplysninger kan hjælpe med at sikre
kundebudskaber er konsekvente, relevante og nødvendige. Virksomheder kan integrere ADF'en med andre forretningsprocesser og bringe kunderelationer til et helt nyt niveau.
ADF Enablers fra Crawford Technologies
Fleksible arbejdsgange med PRO Production Manager
Denne åbne, konfigurerbare løsning muliggør end-to-end procesautomatiseringsstyring. Det bygger bro mellem datakilder, sammensætningssystemer, printere, indsættere og poststrømmen, hvilket resulterer i en problemfri produktionsworkflow.
Dashboard i realtid med Alchem-e™
Alchem-e-systemet, available som et integreret modul til andre CrawfordTech-løsninger, giver et brugervenligt webbaseret dashboard, der giver realtidsoplysninger om jobstatus, med tilpassede rapporter og metrics for at give indsigt i nøglepræstationsindikatorer.
Kundeoplevelse med PRO Preference Manager
Kundeoplevelsesstrategier (CX) afhænger af at give kunderne mere kontrol. Med PRO Preference Manager, kan dokumentmodtagere administrere deres egne præferencer via vores kunders sikre webportaler. PRO Production Manager sætter derefter disse oplysninger i gang og dirigerer dokumenter til de aktuelt valgte leveringskanaler på produktionstidspunktet.
Tilgængelige dokumenter
Det er vigtigere end nogensinde før at levere dokumenter i tilgængelige formater til den voksende befolkning af blinde, svagsynede og kognitivt handicappede personer. Med vores løsninger kan kunder automatisere oprettelse og levering af dokumenter i formater som f.eks
Tilgængelig PDF, Tilgængelig HTML5 og andre formater. Konvertering til tilgængelige formater bliver en integreret komponent i produktionsarbejdsgangen.
Resumé
At vælge den rigtige ADF-leverandør kræver, at man sammenligner dokumentproducentens krav og prioriteter med de individuelle funktioner og styrker ved løsningerne under
betragtning. Nogle gange vil det bedste match være vores PRO Production Manager, muligvis i forbindelse med andre CrawfordTech- og tredjepartsløsninger. I andre situationer kan et andet produkt være en bedre fod. Uanset valget vil en velvalgt automatiseret dokumentfabrik hjælpe enhver operation med at sænke omkostningerne, højne kvaliteten og forbedre produktiviteten.
