Indholdstjenester — Hvad er det for mig?
Problemet med ECM
En af de største udfordringer med traditionelle, ældre ECM-definitioner (Enterprise Content Management) er, at idealet om en perfekt løsning længe har været defineret som en enkelt, centraliseret platform til at administrere al information i hele virksomheden. Dette har vist sig at være et mål, der er umuligt at nå. Den centrale platform har aldrig været særlig succesfuld eller realistisk og har efterladt huller i forhold til at opfylde alle organisationens informationsstyringsbehov. I en nylig undersøgelse anså 22 procent af AIIM-fællesskabet, at deres overordnede ECM-initiativer var gået i stå, og ofte er virksomheder fyldt med forladte datasiloer.* Disse siloer er ofte resterne efter kostbare migrationer fra et underpræsterende ECM-system til et ny (halvtreds procent af de adspurgte har tre eller flere ECM-systemer, og XNUMX % har fem eller flere).
Hvor passer indholdstjenester ind?
Indholdstjenester er en alternativ strategi til at levere en mere praktisk løsning for at opnå de fordele, der er lovet af den oprindelige vision om ECM: intelligent indfange information og levere den til de rigtige mennesker på det rigtige tidspunkt i det rigtige format; og samtidig sikre overholdelse og skabe proces- og omkostningseffektivitet.
Det handler ikke nødvendigvis om ny software, nye platforme eller nye systemer. En Content Services-strategi er baseret på integrationer og samler arkitektonisk support af flere lokale og potentielt cloud-baserede dokument- og informationslagre. Det er en multi-repository tilgang til at administrere indhold uanset dets kildelager og levere fødererede funktioner som virksomhedssøgning for at skabe agile, omkostningseffektive løsninger.
Bevæger sig fremad?
Hvad er en ældre ECM-applikation?
Ældre ECM-applikationer er dem, der generelt har været på plads i mange år; ofte et årti eller to. Disse applikationer blev oprindeligt udviklet til brug på mainframe-computerplatforme (selvom de måske er blevet overført til distribuerede systemer) og er stive og ufleksible i deres processer. Som følge heraf kræver de typisk betydelige mængder hardware, kompliceret softwareorganisation, en masse administrative overhead, en ufleksibel brugergrænseflade og betydelige vedligeholdelses- og supportomkostninger.
Hvis det ikke er i stykker - hvorfor rette det?
Selvom det gamle system kan tjene det oprindelige designformål godt - ændrer kravene sig. Det stive design af ældre ECM-systemer er muligvis ikke fleksibelt nok til at understøtte nye forretningsprocesser og -mål, og det er for dyrt at ændre disse systemer for at imødekomme kravene til levering af flere indholdstyper til de rigtige personer ved hjælp af en række forskellige leveringsmetoder.
Hvorfor skal min organisation ændre sig?
Med indhold, der ligger i flere siloer (depoter) og kunder, der kræver levering af information gennem en kombination af print, e-mail, webbrowser, tekstbeskeder og andre nye kanaler - skal indholdet udvindes fra mange kilder, konsolideres og transformeres til det rigtige format til distribution.
I denne mobile, forbundne verden, hvor alt er elektronisk, og forretningshastigheden konstant accelererer, gør indholdstjenester det muligt for organisationer at holde trit.
Hvilke applikationer?
Alt indhold, der skal gemmes, administreres og distribueres, er skabt af applikationer. De oprindelige applikationer og den indvirkning, de har på brugerfællesskabet, er de vigtigste overvejelser, når du flytter fra ECM til indholdstjenester. Kan der skabes en bedre brugeroplevelse? Applikationer og processer, der passer godt til brugen af indholdstjenester, har et eller flere af følgende træk:
- Programmer, der fortsætter med at indlæse nyt indhold i depoter. Det primære formål er at give aktuelle transaktionsoplysninger til både interne og eksterne brugere.
- Applikationer, der skaber data og dokumenter, der har lovpligtige opbevaringskrav, der skal opbevares og gøres availatil juridiske og statslige myndigheder.
- Ethvert program eller system, der opretter lagerbundne dokumenter, der bør være availaved kundens ønske.
- For statslige enheder, ethvert arkiv, der opbevarer dokumenter, der kan rekvireres gennem Freedom of Information Act (FOIA).
- Ethvert lager, der indeholder private, personlige kundeoplysninger, der skal "saneres" og omdannes til en tilstand, hvor de kan distribueres lovligt. Dette kan involvere fjernelse eller redaktion af visse personlige, private oplysninger, såsom konto- eller cpr-numre.
Kom godt i gang
En detaljeret analyse af, hvor den mest positive effekt kan opnås, er en absolut nødvendighed.
Bestem den forretningsmæssige effekt og den forventede værdi
Hver gang der sker ændringer i en eksisterende proces, er der en indvirkning på den daglige forretningsdrift. Det skal sikres, at den forventede værdi af ændringen retfærdiggør påvirkningen for virksomheden. Derfor er det fordelagtigt at arbejde med dokument- og specifikke applikations-SMV'er for at bestemme, hvordan brugere interagerer med dokumenter og de applikationer, der opretter og bruger dem. Målet er at identificere de dokumentlagre, der er mest brugt, og som med introduktionen af Content Services kan have den mest positive indvirkning på virksomheden.
Spørgsmål at overveje
- Kræves dokumenter og data i dem af både interne og eksterne brugere?
- Er der behov for mere end én applikations data til en eller flere use cases?
- Skal dokumentbaseret information distribueres til en 3. part?
- Kan informationsdistributionsprocessen gøres til selvbetjening med den passende teknologi?
- Er der nu, eller vil der være fremtidige sikkerheds-, privatlivs- og styringskrav?
- Er der flere repositories (siloer), der ville drage fordel af en fødereret søgning?
Implementering
Implementering af en Content Services-metodologi til levering af information og dokumenter til en varieret gruppe af både interne og eksterne brugere, kræver en anden tilgang end det traditionelle IT-projekt. Det er muligvis ikke nødvendigt at klargøre og implementere nye servere og systemer. Faktisk er en af de vigtigste fordele ved Content Services-tilgangen at udvide eksisterende systemer og "puste nyt liv" ind i de eksisterende gamle systemer, der i virkeligheden gør et meget godt stykke arbejde med opbevaring og bevarelse, men som ikke leverer information i nutidens multi-kanal distributionskrav. Nogle punkter at overveje, når du går i gang, omfatter:
- Bestem sammensætningen af brugerfællesskabet. Er det primært internt eller eksternt? Hvor meget af det eksterne brugerfællesskab er kunder, forretningspartnere eller leverandører, da hyppigheden og typen af adgang vil være anderledes?
- Bestem, hvilke use cases der kunne drage fordel af en fødereret, multi-repository søgning.
- Bestem, hvilke arbejdskrævende brugssager der kunne migreres til en kunde-selvbetjeningstilgang.
- Overvej de applikationer og dokumenter, der har kendte indvirkninger på overholdelse, såsom HIPAA, CFR Part II, SEC 17a-f, GDPR
- Find ud af, hvilke applikationer og depoter, der vil kræve tilgængelighed for blinde og synshæmmede på grund af regulering og lovkrav.
- Vurder de ressourcer, der er involveret i ledelse, support og administration af de nuværende systemer.
- Undersøg den nuværende teknologiske infrastruktur for at etablere potentielle hardware- og softwarekrav.
Målet er fuldstændigt at forstå sammensætningen af det varierede dokumentoprettelse, -styring, -lagring og -distributionslandskab og bruge denne viden til at designe konsoliderings- og distributionsstrategier, der bruger indholdstjenestersmetoder til at udnytte eksisterende arkiver.
Hvorfor skal jeg bryde mig?
Indførelse af en Content Services-tilgang til levering af dokumenter og dokumentbaseret information fra eksisterende lagre har potentiale til at øge kunde- og forretningspartnernes tilfredshed, strømline intern behandling og reducere administrations- og vedligeholdelsesomkostninger. Derudover giver det organisationer mulighed for at etablere en vej til fremtiden ved at eliminere afhængighed af ældre systemer og implementere en moderne teknologisk tilgang.
Det store spørgsmål – er det det værd?
CrawfordTech tilbyder en GRATIS, halvdags porteføljeanalyse designet til at identificere potentielle fordele, som din organisation kan opnå ved at anvende en indholdsservicetilgang til dokumentbaseret informationsdistribution og levering.
CrawfordTechs samlinger af produkter, værktøjer og tjenester giver dig mulighed for at udnytte din investering i ældre applikationer til at levere information til de rigtige mennesker på det rigtige tidspunkt i det rigtige format, samtidig med at du sikrer overholdelse og skaber proces- og omkostningseffektivitet.
- Saml og lever sikkert forskelligt indhold fra forskellige repositories i én pakke til både interne og eksterne anmodninger
- Forenet søgning og hentning fra flere indholdslagre
- Transformer lagret indhold til multi-kanal levering uden programmering eller re-sammensætning af indhold
- Vælg automatisk det rigtige leveringsformat baseret på brugerpræferencer
