Introduktion
Forsikringsbranchen er en af de mest indholdsintensive brancher i dag. Forsikringsudbydere opretter og distribuerer millioner af policedokumenter, fornyelsesmeddelelser og fordelserklæringer sammen med et væld af regulerings-, kunde- og kontokorrespondance hver eneste dag. Alene mængden af information, der skal håndteres, sammen med den voksende kompleksitet af virksomhedsinformationssystemer gør håndtering af alt dette indhold til en uendelig udfordring.
Samtidig er de regulatoriske begrænsninger blevet stadigt strengere og udvikler sig konstant. Usikkerheden med hensyn til lovgivningens særlige forhold sammen med ofte kaotiske geopolitiske forhold gør det til en stadig sværere opgave at sikre overholdelse, især hvis organisationen driver forretning på tværs af regionale eller nationale grænser.
Forsikringsudbydere er også udfordret til at holde trit med "digital transformation." Mens mange andre industrier som finansielle tjenesteydelser og fremstilling er blevet mere og mere digitale, stikker arven fra papir dybt i forsikringsbranchen. Politikdokumenter og afsløringer forbliver for det meste trykt på papir; mens en stigende mængde transaktionsaktivitet som fakturering, planlægning og rykkere er blevet digital. Håndtering af denne blanding af papir og digitalt indhold er derfor en enestående udfordring for forsikringsselskaber.
Hvordan kan forsikringsselskaber klare udfordringen? Crawford Technologies har en række løsninger og tjenester, der kan hjælpe dig med at forbedre driften på disse vigtige måder.
Overholdelse
Det er ingen hemmelighed, at overholdelse af lovgivning er et stort problem for enhver forsikringsorganisation. De risici, der er forbundet med stadigt skiftende regler, påvirker forsikringsselskaber over hele verden. Affordable Care Act kommer til at tænke på, ligesom HIPAA Privacy Rule og Dodd-Frank Consumer Protection Act, som vigtige dele af amerikansk lovgivning, der driver industrien. Uden for USA former standarder som GDPR, den britiske finansmyndigheds forsikringsadfærdsregler og retningslinjerne fra The Canadian Life and Health Insurance Association forventninger til branchen.
Når det kommer til compliance, er der stor opmærksomhed på arkivering og arkivhåndtering. Hvilke dokumenter og optegnelser der gemmes, og hvor længe, er et almindeligt aspekt af indholdsstyring og overholdelse af lovgivning. Generelt skal forsikringspolicedokumenter i USA arkiveres i tre år efter, at policen er udløbet. Tilbageholdelse af livsforsikringer vokser til syv år efter, at forsikringstagerens levetid er afsluttet. Multiplicer dette med antallet af dokumenter, der er knyttet til hver police, og den årlige cyklus af dokumenter, der udstedes på tværs af flere brancher, og resultatet er, at forsikringsselskaber har nogle meget lange og komplicerede krav til registrering og opbevaring af dokumenter, som skal administreres effektivt eller risikerer manglende overholdelse.
Use Case
Vores arbejde med IF Insurance er et eksempel på, hvordan Crawford Tech hjælper forsikringsselskaber med at sikre overholdelse. IF Insurance er en ejendoms- og skadesforsikring beliggende i Finland med cirka 3.8 millioner kunder i hele Norden, inklusive Sverige, Norge, Finland og Rusland. Deres eksisterende systemer indeholdt over 150 millioner dokumenter, der skal opbevares i mindst 11 år for at overholde relevante lokale love for forsikringsdokumenter. Som et resultat var det afgørende for dem at finde en effektiv metode til at konvertere og migrere disse dokumenter til PDF/A. Vores PRO Archiver løsning blev brugt til at konsolidere en række forskellige arkiver, og alle 150 millioner dokumenter blev migreret og konverteret fra AFP til PDF/A til langtidslagring og genfinding. Læs mere om IF Forsikring her.
Tilgængelighed
Dokumenttilgængelighed er et voksende problem for forsikringsselskaber. Op mod 285 millioner mennesker verden over er synshandicappede. Over 30 millioner mennesker i Nordamerika lever med et synshandicap, og ifølge National Eye Institute forventes det antal at fordobles i 2020 på grund af ældningen af babyboomer-generationen. For synshandicappede betyder muligheden for at få adgang til regninger, kontoudtog og andre transaktionsdokumenter større uafhængighed og kundetilfredshed. For virksomheder er det ikke kun en god forretning at imødekomme kunder, der er svagtseende, det er påkrævet af føderal lovgivning.
US Disability Discrimination Act Section 508 kræver, at virksomheder foretager justeringer af den måde, de leverer deres tjenester på, så handicappede kan bruge dem. Andre eksempler på international lovgivning omfatter UK Equality Act og Accessibility for Ontarians with Disabilities Act (AODA) og Accessibility for Manitobans Act (AMA) i Canada. Og strammere lovgivning, der pålægger organisationer at gøre dokumenter mere tilgængelige, er også undervejs i mange andre lande.
Use Case
Vi arbejdede for nylig med et stort nationalt anerkendt forsikringsselskab, der skulle levere tilgængelige dokumenter for at kunne overholde amerikanske tilgængelighedskrav til informations- og kommunikationsteknologi (almindeligvis kendt som "Section 508 refresh" af Rehabilitation Act), som forbyder føderale entreprenører og underleverandører fra at diskriminere personer med handicap. Stort set al deres kundeinteraktion og kommunikation var webbaseret og blev gemt i et enterprise content management system. Firmaet havde brug for en løsning, der kunne integreres med deres arkivsystem og automatisk konvertere AFP til både Accessible PDF og Accessible HTML5-formater. De bruger CrawfordTech MasterONE-arkitekturen til tilgængelighed, som konverterer til begge formater fra en enkelt opsætning. Når kunder anmoder om et tilgængeligt PDF- eller Accessible HTML5-dokument, konverterer systemet det med det samme – hvilket giver kunden det, de har brug for, samtidig med at den originale fil bevares i systemarkivet.
Digitalisering
Det ser ud til, at enhver branche har det presserende mål at slippe af med papir, automatisere processer og digitalisere kommunikation. Men digital transformation er ikke så let for forsikringsorganisationer, som skal håndtere en uigennemtrængelig blanding af trykt og digitalt indhold.
Faktisk kan kunder være meget krævende med hensyn til, hvordan de ønsker deres kommunikation leveret; og nogle gange betyder det digitalt indhold, mens andre gange foretrækkes almindeligt gammelt papir. For eksempel vil du måske have, at dine månedlige regninger kommer elektronisk og betales elektronisk ... men du vil stadig have, at dine policedokumenter skal udskrives og sendes. At modtage aftalerester i en e-mail eller sms er en fantastisk service, men meget få kunder ønsker at læse deres politikdokumenter på en smartphone.
Resultatet er en blanding af trykt og digitalt indhold, der skal administreres effektivt og efter brugerens præferencer. Dette betyder meget mere udskæring og opdeling af forskellige typer kommunikation, og det kræver en øget grad af fleksibilitet og smidighed indbygget i indholdsstyringssystemer.
Use Case
The Economical Insurance Group bruger CrawfordTech Riptide at forbedre servicerespons og organisatorisk ydeevne ved at konvertere Metacode-dokumenter gemt i deres indholdslager til PDF til online præsentation. Dette inkluderer en selvbetjening
online repository for mæglere. Idéen var at gøre det muligt for mæglere at gå over til et papirløst miljø og samtidig kontrollere print- og forsendelsesomkostninger. Mange mæglere scannede dokumenter og makulerede efterfølgende disse sider bare for at få dem ind i en papirløs arbejdsgang. Dette resulterede i unødvendige omkostninger til at printe og poste dokumenterne til at begynde med, samt for mægleren med hensyn til hardware, systemer og indsats, der skulle scannes og digitaliseres papiret, når de modtager det.
Moving Forward
Crawford Technologies er unikt kvalificeret til at hjælpe forsikringsorganisationer med at håndtere de kritiske aspekter af lovoverholdelse, dokumenttilgængelighed og digital transformation. Vores prisvindende portefølje af indholdsstyringsløsninger gælder på tværs af udskrivning, arkivering, reengineering og præsentation med en høj grad af fleksibilitet. Ingen anden virksomhed har så meget dybde og bredde af erfaring inden for content management.
Men som du kan se, behøver du ikke bare tage vores ord for det. Disse og andre use cases er blot nogle få af de historier, der demonstrerer, hvordan vi har hjulpet over 1,800 organisationer rundt om i verden med at opfylde stadigt strengere krav til overholdelse af lovgivningen, imødekomme det voksende behov for tilgængelige dokumenter og udnytte avancerede teknikker og procesforbedringer.ilaved digital transformation.
Vil du vide mere? Bare klik her for at planlægge en gratis og uforpligtende konsultation eller besøg CrawfordTech.com.
