e-leveringNu®

eDeliveryNow® Platform er en åben og modulær ramme, der anvender REST API'er og webtjenester til at gøre den udvidelsesbar og tilpasningsdygtig for at imødekomme nuværende og fremtidige kundekommunikationsbehov.

TilgængelighedNu®

AccessibilityNow tilbyder høje niveauer af automatisering og integration i ethvert miljø, platformen inkluderer softwareløsninger og en bred vifte af skræddersyede tjenester for at imødekomme behovene for dokumenttilgængelighed i alle organisationer, store og små, den private sektor og regeringer på alle niveauer.

Vil dine printjob ved udgangen af ​​året blive behandlet?

Udskriftsjob én gang om året kan være en smerte. Hvis du er i dokumentdrift, er det ikke usædvanligt at finde ud af (på produktionsdagen), at noget har ændret sig siden sidste år, og at ingen fortalte dig det. Du opdager muligvis, at datastrukturen ikke er som forventet, eller dokumenter er ikke formateret korrekt til efterbehandling af udstyr, du har opgraderet, siden du sidst kørte opgaverne. Årlige printjob kan være et problem for både in-plant printcentre og outsource printserviceudbydere, og problemer ser altid ud til at dukke op på det værst tænkelige tidspunkt.

Den gode nyhed er, at du kan overvinde mange af de almindelige udfordringer ved årets udgang med software som Operations Express fra Crawford Technologies. Operations Express giver printtjenesteudbydere mulighed for at udtrække data fra printfiler, omarrangere dokumentlayouts eller konvertere stregkoder uden at få adgang til den originale kildekode, der skabte dokumenterne. Tjenesteudbydere finder mange anvendelsesmuligheder for sådan software, men de har måske ikke brug for det hver dag. Indtil nu, virksomheder, der har krævet dokument re-engineering kapaciteter af værktøjer som Operations Express skulle opretholde en licens til on-premise software - selvom de kun havde brug for det en gang imellem.

Crawford Technologies tilbyder nu adgang til den samme fantastiske software, der bruges af on-premise softwarekunder til organisationer, der ønsker at få adgang til cloud-baserede, pay-as-you-go-løsninger. Virksomheder kan nu få problemjobfiler rettet og optimeret gennem Crawfords cloud-tjenester. Udbydere af udskrivningstjenester eller printcentre på fabrikken kan kun betale for det arbejde, de skal udføre, ikke for licenseret software, der er inaktiv det meste af tiden.

Hvad kan gå galt?

Årlige printjob forårsager kaos i dokumentcentret, fordi de ofte bliver glemt. Når klienten eller print-/mailtjenesteudbyderne ændrer måden, de udfører job på, koncentrerer de sig om at implementere ændringerne via det gentagne arbejde, de udfører hver måned. Det er de job, de bruger til at teste virkningerne på dokumenter, når de migrerer til nye dokumentsammensætningssystemer, reagerer på re-branding-initiativer, reagerer på ændrede regler eller støder på snesevis af andre forhold, der kan dukke op i løbet af året. En gang om året job er de sidste, der testes og kan springes helt over.

En anden faktor, der gør årlige printjobs udfordrende, er medarbejderomsætning. De erfarne folk, der kørte jobbet sidste gang, kan være gået på pension eller forladt virksomheden. Den nye besætning ved ikke, hvad de kan forvente, især hvis dokumentationen ikke er komplet og opdateret (en hyppig hændelse).

Årlige printjob, der kommer i slutningen af ​​kalenderåret, ankommer på særligt travle tidspunkter for print-/mailtjenesteudbydere. Ved årets udgang arbejder folk længere timer under pres for at få arbejdet udført til tiden. Detaljer kan blive overset, og der kan begås fejl.

Kilden til problemer for årlige arbejdspladser kan ligge på mange områder. Her er et par eksempler:

Datafilstrukturændringer
Virksomhedens dynamiske karakter fører til ændringer i datafilstrukturer. Afdelinger justerer, fusionerer, opdeler eller vedtager nye informationssystemer, hvilket fører til nuancerede ændringer i filstrukturer. Nogle gange tvinger eksterne enheder som offentlige myndigheder virksomheder til at ændre datafiler fra år til år. Ved udgangen af ​​året kan kunderne muligvis ikke huske de ændringer, de foretog for måneder siden, og undlade at advare dokumentcentret på forhånd. Forældede filer kan føre til behandlingsfejl, unøjagtige dokumenter og uklar kommunikation.

Som print- og postbehandler opdager du muligvis ikke ændringerne, før det årlige job ikke kører, eller endnu værre, kører, men giver unøjagtige resultater. Nogle ændrede dataelementer vil være nemme at opdage. Andre vil ikke. Hvis placeringen af ​​postadressen er anderledes end forventet, vil postadressekorrektionssoftwaren udsende en række fejl, der fremhæver problemet og beder om korrigerende handling. En manglende dato eller kontonummer kan derimod ikke udløse advarselsklokker. Medmindre du bliver fanget af automatiserede eller manuelle kvalitetskontrolprocesser, kan du udskrive og sende store mængder dokumenter, som i sidste ende skal køres igen under nødsituationer.

Kompatibilitet med ny software eller nyt udstyr
Nogle gange er vanskeligheder med årlige printjobs selvforskyldt. Har du opgraderet dine skæremaskiner eller andet efterbehandlingsudstyr på det seneste? Ændret printplatforme? Tilføjet farve? Migreret til et nyt produktionskontrolsystem? Hardware- eller softwareopgraderinger kan have ændret designet eller placeringen af ​​postmaskinekontrolmærker, som skal være til stede på dokumenterne. MRDF-indsætterkontrolfilformater kan have ændret sig siden sidste år. Du kan have farvelagte logoer eller andre elementer på de sider, du udskriver.

Du har sikkert opdateret alle de gentagne job, men det ville ikke være usædvanligt at have forsømt at ændre karakteristikaene for en opgave en gang om året. Nyt efterbehandlingsudstyr med forbedrede muligheder kan skabe kompatibilitetsproblemer med allerede eksisterende dokumenter. Dokumenterne kører muligvis ikke som de er på det nye udstyr, hvilket forårsager nedetid og forsinkelser.

Fejljusterede sideelementer
Mange printtjenesteudbydere accepterer sammensatte sider som input. Dette betyder, at klientens dokumentkompositionssoftware specificerede placeringen og formatet af sideelementer, såsom tekst, diagrammer eller grafik. Der opstår problemer, når klienten omdesigner dokumenterne, eller de migrerer til en ny version af deres dokumentkompositionssoftware. Hvis en vare, som f.eks. postadressen, flytter sig, kan den muligvis ikke længere placeres i henhold til postbestemmelserne, når den ses gennem et kuvertvindue. Omvendt kan privatlivets fred kompromitteres, når følsomme oplysninger, som tidligere var skjult for øje, ved et uheld placeres, så de er synlige gennem vinduet.

I andre tilfælde kan en ændret skrifttype påvirke justeringen med en formularoverlejring eller forårsage problemer med sideoverløb. En klient kan omdesigne et dokument til visning via PDF og ikke overveje indvirkningen på udskrevne dokumenter. Når dokumentlayoutet ændres, kan tidskritiske krav til dokumentgenerering og distribution tvinge printtjenesteudbyderen til at foretage ændringer i sidste øjeblik. Disse forhastede ændringer øger risikoen for fejl og bringer postfrister i fare.

Øget sideantal
Uventet høje sideantal kan forårsage mange problemer for print- og posttjenesteudbydere. Selvom arbejdsbyrden stiger, udvides den tid, der er afsat til at udføre arbejdet, ikke nødvendigvis, især for årlige job drevet af lovbestemte deadlines.

Hvis du forventede 100,000 dokumenter på én side og fandt ud af, at de alle var udvidet til to sider hver, ville den nødvendige tid til at udskrive, folde og indsætte dokumenterne være blevet fordoblet. Du skal muligvis aktivere flere dokumentkontroller for at sikre, at du indsætter sidesættene i den korrekte konvolut, og at du håndterer eventuelle manglende sider korrekt. Du skal muligvis opdatere dine genudskrivningsprocedurer.

Ekstra sider kan tvinge dig til at bestille mere papir, køre ekstra skift eller opdele jobbet mellem flere print- og isætningsenheder. Du skal sørge for, at jobsegmenter ikke går glip af eller dubleres.

Fordele ved cloud-baseret software til lejlighedsvise printjob

Cloud-baseret software fra Crawford Technologies kan lette presset fra ultimo året. Når behovet opstår, og du ikke selv har tid eller ressourcer til at angribe udfordringerne ved årlige printjobs, kan teamet hos Crawford komme til undsætning. Denne tilgang har flere fordele.

Cost-Effectiveness
Valg af cloud-baseret software sparer virksomheder fra den dyre forudgående investering, der er nødvendig for on-premise alternativer. Da cloud-løsninger fungerer på en pay-as-you-go-model, betaler du kun for de tjenester, der udnyttes, hvilket gør den ideel til lejlighedsvise printjob. Derudover er afholdte udgifter operationelle snarere end kapital, hvilket giver en vis økonomisk lettelse, når det kommer til budgetstramninger.

Skalerbarhed
Stigningen i sideantal er en af ​​de største udfordringer, som udskrivningsjob giver ved årets udgang. Heldigvis skalerer cloud-baseret software med dine behov. Uanset om du har at gøre med snesevis af sider eller tusindvis, kan denne software tilpasse sig hurtigt, hvilket sikrer jævn og effektiv behandling af dine udskriftsjob, uanset deres størrelse.

Smertefri konvertering
Med Crawfords cloud-baserede løsninger behøver du ikke længere bekymre dig om kompatibilitet med nyt udstyr eller ændrede datastrukturer. Softwaren kan ændre printfiler, så de opfylder kravene til din arbejdsgang og dit udstyr. Udskiftning af efterbehandlingsudstyrs stregkoder er en almindelig opgave, der nemt kan håndteres Operations Express.

Vær forberedt

Nicheopgaver som årlige printjob kræver ofte specialiseret software. Imidlertid kan mange virksomheder vælge ikke at opretholde en licens til on-premise software, der kun bruges sporadisk, og fraværet af passende software kan hindre en problemfri behandling af årlige printjob. Er din softwarelicens afstemt med dine krav til printjob ved udgangen af ​​året? Synes du det er uoverkommeligt?

De almindelige forhindringer ved udførelse af printjob ved udgangen af ​​året er vidtgående og uforudsigelige. Hvordan er din organisation forberedt til at imødegå disse udfordringer? Er det ikke værd at overveje en løsning, der nemt kan navigere i disse problemer? Crawford Technologies' cloud-baserede softwareløsninger kan være svaret på disse overraskende produktionsproblemer ved årets udgang.

Rediger blogindlæg
November 15, 2023

Forfatter

  • Ernie Crawford
    CEO & præsident

    Ernie Crawford er grundlægger og administrerende direktør for Crawford Technologies, en global leder inden for print- og elektroniske dokumentindustrier. Med over fire årtiers erfaring er Ernie en respekteret tankeleder og innovator inden for dokumenthåndtering og er blevet anerkendt for sine bidrag til branchen med adskillige priser og anerkendelser. Han er forpligtet til at levere innovative løsninger til sine kunder og har ført an Crawford Technologies gennem markant vækst og ekspansion samtidig med, at der er fokus på exceptionel kundeservice. Ernie er en efterspurgt foredragsholder og har præsenteret ved adskillige branchearrangementer og konferencer.

Hvis du har brug for at registrere en konto, venligst Klik her.