Arkiver af ældre indholdsstyring kan holde dig og din virksomhed tilbage. Du kender sikkert dette. Hvad du måske ikke ved, er dog, hvordan du løser problemet. Heldigvis er der en løsning. Vi kalder det STEP Migration Methodology.
Arkiver af ældre indholdsstyring kan holde dig og din virksomhed tilbage. Du kender sikkert dette. Hvad du måske ikke ved, er dog, hvordan du løser problemet. Heldigvis er der en løsning. Vi kalder det STEP Migration Methodology.
Denne proces består af 4 primære trin. Hver af disse er derefter opdelt i tre sektioner. Tillad os at forklare:
1. Anvendelsesområde
For at starte skal du uddybe dit overordnede ECM-migreringsprojekt. Ideelt set vil du gøre dette med en betroet partner, som CrawfordTech. Målet her er at bygge et stærkt fundament. Du gør dette i tre trin:
A) Vurder: Se på alle variablerne. Dokumentér slutbrugermiljøet. Identificer dine vigtigste interessenter. Få status over alle aktuelle applikationer og arbejdsgange. Bestem alle dine systemer og forretningsapplikationsintegrationspunkter; både i brug og availablid men ubrugt.
B) Identificer: Nul på nøglemålinger. Se efter eventuelle svagheder eller forbedringsmuligheder. Foreslå en tidslinje og afgør, hvem der skal være i projektgruppen. Angiv dit ønskede resultat, så du ved præcis, hvad du arbejder hen imod.
C) Plan: Lav et udkast til din designløsning på højt niveau. Det er her, du planlægger dit projekt og formulerer erklæringen om arbejdet. Disse planer fungerer som din pilot eller proof of concept, som fører dig ind i trin 2.
2. Prøve
Dette trin handler om at sikre, at planen fungerer. Ligesom trin et er dette opdelt i tre underafsnit.
En pilot: Her sluttede vi trin et. Nu skal du teste dit proof of concept og validere dine antagelser.
B) Analyser: Spor alt, mens du tester. Mål din nøjagtighed, auditabilitet og dataoutput. Jo flere oplysninger du får her, jo bedre kan du optimere din plan.
C) Juster: Anvend det, du har lært i testen, for at nå dine fastsatte mål. Det er her, du kan ændre din arbejdsopgørelse, hvis det er nødvendigt. Dette omfatter projektplaner, milepæle mv.
3. Uddrag
Du er halvvejs igennem metoden! I dette tredje trin begynder du at gøre fremskridt i retning af at transformere dit digitale arkiv. Som du måske har gættet, opdeler vi dette i tre opgaver.
A) Uddrag: Du skal have informationen klar. Det betyder at få metadata ud af kildefiler og hente dokumentfiler fra dit kildesystem.
B) Transformer: Det er her, vi normaliserer dine data og transformerer dokumentfiltyper efter behov. Derudover sikrer vi, at dine metadata er i det rigtige format til dit destinationssystem.
C) Revision: Hold dig selv organiseret. Opret et register over alle dokumenter hentet fra kildesystemet og deres tilknyttede metadata. Dette kan derefter sammenlignes og revideres mod de data, der er indlæst i det nye system.
4. Producer
I dette sidste trin sætter du alt sammen for at fuldføre din indholdsstyringsmigrering. Og bare for at forblive konsekvent, vil du gøre det i tre faser.
A) Indeks: Anvend de metadata, du har udtrukket fra dit kildesystem, på dit destinationssystem.
B) Belastning: Flyt de udtrukne - og muligvis transformerede - dokumenter fra kildesystemet til destinationssystemet.
C) Bekræft: Revider/sammenlign din belastningsstatistik med det revisionsregister, du oprettede i trin tre.
Og det er det! Når det er sagt, ved vi, at det hele lyder lidt teknisk. Heldigvis er det nemmere med den rigtige partner. Hvis du gerne vil se denne metode i aktion, vær med til vores kommende webinar – "Overvind udfordringerne ved at migrere ældre indholdssystemer, der indeholder Petabytes af data."
Vi vil udforske fælles udfordringer, der holder virksomhedens indsats for konsolidering af indhold tilbage. Derudover vil vi gennemgå denne metode og dele nogle kundecasestudieudtalelser. Lad være med at lade dit forældede indholdssystem holde dig tilbage.
Du kan tilmelde dig vores webinar, der finder sted den 1. marts 2023 kl. 1 EST her.
